I Какие виды форм создавать.

· В один столбец.

· Ленточная.

· Главная/подчиненная.

· Табличная.

· Диаграмма.

II Выбор типа новой формы и источника данных.

Ø Конструктор. Отображает совершенно пустую форму в окне конструирования формы.

Ø Мастер форм. Создает форму в одном из трех принятых по умолчанию форматов(в столбец, ленточная или табличная) на основание ответов пользователя на заданные мастером вопросы.

Ø Автоформа: в столбец. Автоматически создает форму с полями в один или несколько столбцов.

Ø Автоформа: ленточная. Автоматически создает ленточную форму.

Ø Автоформа: табличная. Автоматически создает табличную форму.

Ø Диаграмма. Создает форму с диаграммой.

Ø Свободная таблица. Создает свободную таблицу для Excel.

III Выбор полей.

После выбора мастера формы появится окно выбора полей. В нем содержатся раскрывающийся список Таблицы/Запросы и списки Доступные поля и Выбранные поля. В списке Таблицы/Запросы Доступные поля можно выбрать любую таблицу или запрос, поскольку формы могут содержать поля из разных таблиц. При выборе таблицы или запроса список Доступные поля будут заполняться соответствующими полями.

В области выбора полей содержится два простых списка и четыре кнопки. В списке Доступные поля представлены все поля из выбранной таблицы или запроса. В списке Выбранные поля содержатся выбранные для данной формы поля. Можно выбрать одно поле, все поля или любую их комбинацию. Порядок заполнения полей в списке справа определяет последовательность этих полей в готовой форме. Для размещения или удаления полей в списке Выбранные поля можно использовать следующие кнопки.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

· Управление транзакциями. Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можно создать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

· Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективного планирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам для определения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

· Администрирование баз данных. Приложения этой категории выпол­няют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования. Приложения для администрирования баз данных тре­буют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм — использова­ние Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

Отчёты.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

· Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

· В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

· Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Список литературы: Библия пользователя Access для Windows 95

Технический лицей

при СГГА

Реферат на тему

Microsoft Access

Выполнил Проверил

Ученик 11 класса Б Селиванов П.В.

Лукин Борис

Новосибирск 2002года.