I. Microsoft Excel
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называют электронными таблицами.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получить результаты без проведения расчетов вручную или программирования. (Основы информатики и вычислительной техники, А.В. Андреев, Б.И. Бикерман, В.И. Гриндеев, Ростов-на-Дону, "Феникс", 2002)
Работа с табличным процессором Excel позволяет:
использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, переименовывать, переставлять местами, копировать и скрывать;
применять средства корректировки данных в таблице, используя широкий спектр возможностей работы с фрагментами;
оформлять таблицы с применением разнообразных шрифтов;
применять разнообразные форматы отображения числовых данных;
для графического представления данных рабочего листа применять различные диаграммы; оформлять их и печатать;
выполнять свод данные из нескольких таблиц путем их консолидации;
сортировать данные в таблице;
вводить и корректировать информацию;
автоматически рассчитывать предварительные итоги;
решать задачи по оптимизации данных;
осуществлять обмен данными.
1. Как переименовать, удалить, скопировать и переместить рабочий лист в Microsoft Excel.
Переименование листа
Чтобы переименовать активный лист, укажите в меню Формат на пункт Лист, а затем выберите команду Переименовать.
Введите новое имя поверх старого.
Для присвоения нового имени рабочему листу следует выполнить щелчок правой кнопкой мыши по ярлыку нужного рабочего листа, задать команду Переименовать и ввести новое имя.
Удаление листов
Для удаления рабочего листа выполнить щелчок правой кнопкой мыши по его ярлыку, задать команду Удалить и нажатием кнопки ОК подтвердить согласие на удаление.
Копирование/ перемещение листов
В меню Правка выберите команду Переместить/скопировать лист.
Выберите соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу.
Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите пункт (новая книга).
В поле Перед листом выберите лист, перед которым нужно вставить перемещаемые или копируемые листы.
Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию.
2. Создание рамки вокруг ячейки в Microsoft Excel.
Выделите на странице диапазон ячеек (или нужную ячейку), вокруг которых требуется создать границу.
Выполните одно из следующих действий.
Создайте границу вокруг этих ячеек
Чтобы применить последний выбранный тип границы, нажмите кнопку Границы на панели инструментов Форматирование.
Чтобы применить другой тип границы, нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите требуемый тип границы.
Фильтрация записей в Microsoft Excel.
Фильтр - это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков:
Автофильтр, включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора;
Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.
В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.
Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.
II. Microsoft Access
Под базой данных (БД) будем понимать совокупность связанных данных конкретной предметной области, в которой определения данных и отношений между ними отделены от процедур.
Основное отличие баз данных от систем на основе файлов состоит в том, что эти системы имеют несколько назначений и несколько представлений о данных, а базы данных - несколько назначений и одно представление о данных.
Система управления данными (СУБД) - комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих доступ к БД и управление данными.
Требования к СУБД
Эффективное выполнение функций ПО.
Минимизация избыточности.
Предоставление непротиворечивой информации.
Безопасность.
Простота в эксплуатации.
Простота физической реорганизации.
Возможность централизованного управления.
Упрощение приложений.
Базы данных призваны ликвидировать неприятности, присущие системам на основе файлов, и они это успешно делают, но по сравнению с ними они тоже имеют некоторые недостатки. Объективно - это довольно высокая стоимость и необходимость специальной подготовки, что в простейших случаях хранения данных представляется излишним. Субъективно - пользователь нередко хочет видеть данные в своих файлах без посредников в виде СУБД. Кроме того, при переходе к использованию БД наблюдается снижение ответственности исполнителя, что влияет на достоверность данных. В свою очередь, достоверность трудно контролировать из-за отсутствия избыточности. Возникают проблемы и с защитой данных, для этого требуются специальные мероприятия.
Поиск и замена данных в таблице Microsoft Access
В Microsoft Access существует множество способов поиска или замены нужных данных при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.
Для поиска записи можно прокрутить форму или объект в режиме таблицы либо ввести номер нужной записи в поле номера записи.
С помощью диалогового окна Поиск можно найти конкретные записи или определенные значения в полях. Имеется возможность перехода по записям по мере обнаружении каждого вхождения нужного элемента. Если требуется заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.
С помощью фильтра можно временно изолировать и просмотреть конкретный набор записей для работы с ним при отображении на экране открытой формы или таблицы.
С помощью запроса можно работать с конкретным набором удовлетворяющих заданным условиям записей из одной или нескольких таблиц базы данных. Выполнение запроса дает возможность работать с набором записей независимо от конкретной формы или таблицы.
Быстрее выполнить замену большого количества данных в базе данных Microsoft Access или произвести вычисления с данными (например, повысить все оклады в таблице "Сотрудники" на 5 процентов) позволяет использование запроса на обновление вместо диалогового окна Замена. В проекте Microsoft Access для обновления большого количества данных можно использовать сохраненную процедуру. Однако с помощью запроса на обновление или сохраненной процедуры невозможно выполнять замену отдельных вхождений с подтверждением. Кроме того, запрос на обновление или сохраненная процедура становятся достаточно громоздкими при выполнении поиска и замены данных в нескольких полях.