Содержание процедуры составления ОРД
Экономическая система, как было сказано в предыдущем разделе, функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико–статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационно-распорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.
Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса (см. рис. 2.2.): К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам. К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур.
Рис. 2.2 Схема классификации ОРД по содержанию
Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.
Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно-распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) они делятся на два класса:
- формализованные документы,
- неформализованные документы.
К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:
- Наличием типового состава реквизитов. Всего существует 31 реквизит, рассмотрим состав и содержание реквизитов типового документа:
1. Герб РФ.
2. Эмблема организации.
3. Награды (изображения).
4. Код предприятия, учреждения, организации (по общесистемному классификатору предприятий и организаций).
5. Код формы документа (по общесистемному классификатору управленческой документации).
6. Наименование министерства (ведомства).
7. Наименование учреждения.
8. Наименование структурного подразделения (отделы, находящиеся в учреждении).
9. Полный почтовый адрес (номер телефона, факса, счета в банке).
10. Название вида документа (имеют все документы за исключением служебного письма).
11. Дата.
12. Индекс (номер регистрации).
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14. Место составления или издания документа (в каком городе составлен документ.)
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат (кому направлен документ).
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Текст - обязательный реквизит любого документа.
22. Отметка о наличии приложения.
23. Реквизит- подпись.
24. Гриф согласования.
25. Виза.
26. Печать.
27. Отметка о заверении копии документа.
28. Фамилия исполнителя (того, кто работает с документом, с тем, чтобы решить все вопросы с документом и дать ответ).
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении документа.
- Наличие типового расположения реквизитов по колонкам и по иерархии соподчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стандартных положений табулятора (колонок):
0-нулевое положение табулятора или граница левого поля;
1 - это 5-ударов от границы левого поля (красная строка);
2 - 16 ударов от границы левого поля;
3 - 24 удара от границы левого поля;
4 - 32 удара от границы левого поля;
5 - 40 ударов от границы левого поля;
6 - 48 ударов от границы левого поля;
7 - 56 ударов от границы левого поля;
8 - 64 ударов от границы левого поля.
Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) реквизитов и использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87.
В структуре типового документа выделяется три зоны (см. рис. 2.3.):
• 1 - заголовочная часть, включающая с 1 -й по 18-й реквизит;
• 2 - содержательная часть содержит с19 по 22 реквизит;
• 3 - оформительная часть включает 23 – 31 реквизит.
Некоторые реквизиты имеют свои особенности при заполнении. Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов.
Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т. е. отводятся места для значений переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных документов.
Рис. 2.3 Схема структуры типового документа
Бланки для типовых документов создают двух типов: - общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов); - бланки для писем. Шаблоны (бланки) могут иметь два способа расположения заголовочных реквизитов:
- продольное (центрированное) расположение (см. рис. 2.4);
- угловое расположение (см. рис. 2.5).
1) Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру.
Рис. 2.4 Схема центрированного расположения реквизитов
2) Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения):
Рис. 2.5 Схема углового расположения реквизитов
К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие:
1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;
2. разработка проекта документа в структурном подразделении;
3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;
4. выдача на печать;
5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
6. редактирование и корректировка документа;
7. печать и подписание документа;
8. утверждение документа руководством;
9. размножение (копирование) документов;
10. регистрация и рассылка документов.
Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руководству. Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформализованные документы можно выделить следующие особенности: - содержат малое количество типовых реквизитов; - содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц); - страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию; - текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок; - в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски. На рисунке 2.6 приведена схема структуры неформализованного документа.
Рис. 2.6 Схема структуры неформализованного документа
Технология обработки неформализованных документов включает следующие типовые операции:
1. ввод текста с текущей корректировкой;
2. орфографическая проверка текста;
3. компоновка страниц;
2. вставка сносок;
3. вставка предметного указателя;
4. вставка колонтитулов;
5. изменение стиля, шрифтов;
6. составление оглавления;
7. печать;
8. согласование и редактирование;
9. печать, утверждение и рассылка.
Содержание процедуры получения и передачи потоков документов
На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы потоков документов, регламенты документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.
С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:
• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
• Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие входящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»).
• Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие.
В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению.
В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение.
Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и целостностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадресации их по назначению.
Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки (см. рис..2.7):
- экспедиционной обработке;
- первичной регистрации;
- индексированию документов;
- открытию "Регистрационных карточек";
- передаче на рассмотрение руководству.
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ - экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые документы и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1).
На нерегистрируемых документах проставляют только "дату поступления", и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения, они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т.е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, - это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
Рис. 2.7 Блок-схема технологии приема-передачи потока документов
Таблица 2.1
Список регистрируемых и нерегистрируемых документов
На регистрируемых документах проставляется "дата поступления" и "регистрационный номер", т.е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используются следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также "Номенклатура документов".
Другой важной операцией является индексирование документа, т. е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа - это составной реквизит и состоит из трех частей:
Индекс документа= Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер,
где: - код отдела характеризует место исполнения документа,
- индекс дела - место хранения этого документа,
- регистрационный номер - номер документа в порядке его поступления по журналу.
На каждый регистрируемый документ открывается "Регистрационная карточка", если поток документов достаточно велик, или делается запись в "Журналах регистрации входящих и внутренних документов" при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2, 2.3).
Таблица 2.2 Журнал регистрации входящих документов
Таблица 2.3 Журнал регистрации внутренних документов
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение.
В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмотрение согласно регламента прохождения каждого документа.
Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд операций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре:
1. разработка проекта документа в структурном подразделении;
2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
3. утверждение документа руководством;
4. регистрация документа;
5. индексирование документа;
6. экспедиционная обработка документа;
7. отправка документа.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в СДОУ. Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в "Журнале регистрации исходящих документов" (см. табл. 2. 4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу.
Таблица 2.4 Журнал регистрации исходящих документов
Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.
2.4 Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов
Функция контроля над исполнением документов - наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, - эффективность функционирования всей системы. Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы:
• документы государственного значения;
• приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;
• приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).
В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки.
Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (см. рис. 2. 8). Рассмотрим содержание некоторых операций.
Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена "резолюция". "Резолюция" - это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:
- указание руководства, что делать (некоторая команда);
- указывается исполнитель:
• подразделение, где исполняется,
• Ф.И.О. конкретного исполнителя;
- сроки исполнения;
- подпись руководителя;
- дата проставления резолюции.
Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.
Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, - который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д.
В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит из трех разделов: в которые заносят реквизиты:
- в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;
- во второй раздел заносят реквизиты резолюции;
- в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа.
На основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом контроля.
"Справочная картотека", состоит из двух разделов:
I раздел содержит карточки неисполненных документов;
II раздел включает карточки исполненных документов.
Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:
- исполнителям,
- корреспондентам,
- датам исполнения.
Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем порядке:
- с 1 по 31 ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;
- в 32 ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";
- в 33 ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";
- в 34 попадают карточки, для которых был "срок не определен";
- в 35 ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию - "срок перенесен".
Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям" и к определенному "вопросу".
Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний" исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке".
В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке".
Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (см. табл. 2.5) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки".
На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.
Таблица 2.5 Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному
контролю по состоянию на _______________ 200__г.
Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив
Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.8). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры.
Рис. 2.8 Схема организации документов в организации
Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления "Номенклатуры дел".
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. "Номенклатура дел" - это ориентировочный список дел, название которых затем переносят на обложку "Дела" и оно становится его заголовком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те "Дела", которые были предусмотрены номенклатурой.
"Номенклатура дела" должна включать в себя как внешние, так и внутренние документы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в "Дела" согласно действующей "Номенклатуре". При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится "Дело" с новым заголовком, о чем делается пометка в "Номенклатуре". Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения "Дела" с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что "Дело" по данной позиции "Номенклатуры" не заведено. О каждом заведенном "Деле" в "Номенклатуре" делается пометка «заведено».
При выполнении процедуры "Формирования дел и сдачи дел в архив" выполняются следующие группы операций (см. рис. 2.9). Рассмотрим их содержание.
I. Формирование "Номенклатуры дел"
Структура архива организации выстраивается согласно "Номенклатуре дел". Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования "Дел". К числу основных признаков выделения "Дел" относят следующие:
• вид документа;
• тип вопроса;
• географический;
• корреспондентский,
•авторский и т. д.
Далее следует операция редактирования названий "Дел", составление "Номенклатуры дел" и ее утверждение. При составлении НД каждому "Делу" присваивается его индекс, который служит кодом "Дела" и имеет сложную структуру. В него входят два кода: код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак).
Индекс дела имеет следующую структуру:
"Дело" может состоять из нескольких томов. Каждое "Дело" должно иметь не более 250 страниц, в случае наличия большего числа страниц, в этом "Деле" открывают новый том.
В "Номенклатуре дел" для каждого "Дела" могут быть указаны примечания. К основным типам примечаний относятся следующие: о не заведении "Дел"; о переходящих "Делах"; об уничтожении "Дел";о месте хранения подлинников.
"Номенклатура дел" пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект "Номенклатуры" подлежит утверждению руководителем организации.
Рис. 2.9 Блок-схема реализации процедуры "Формирование дел и сдачи их в архив"
II. Составление и хранение "Дел"
Организация хранения документов в "Делах" должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения.
При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в "Дела". К основным принципам отбора относятся:
• исполнение документа;
• правильность заполнения;
• определенный период составления.
Отобранные документы объединяются в папки, для каждой из которых составляются предварительно "Обложка дела". В каждую обложку включают следующие реквизиты: Наименование предприятия; Наименование подразделения; Индекс дел по номенклатуре; Порядковый номер тома в деле; Заголовок дела; Дата начала дела; Дата конца дела; Сроки хранения.
Отобранные документы помещают в соответствующую папку с обложкой, после чего осуществляют определение порядка следования документов в "Деле". Существует несколько методов упорядочения документов в "Деле": нумерационный; по вопросам; алфавитный. Для каждого типа документов существует свой порядок расположения.
Ниже на рис. 2.10 приведены примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела":
Рис. 2.10 Примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела"
Далее осуществляется хранение документов в "Делах" в течение одного года. Поскольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ отыскивается по реквизитам "Обложки дела" и выдается пользователю. Вместо выданного документа в дело вкладывается "Акт о выдаче документа", в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его подпись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ.
III. Сдача в архив
После этапа хранения документов в "Делах" в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка "дел" по срокам их хранения:
• кратковременного хранения;
• долговременного хранения;
• постоянного хранения.
Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.
Отобранные "Дела" подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов внутри "Дел" по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление "Внутренней описи дел" (см. табл..2.6).
Таблица 2.6
Внутренняя опись документов, находящихся в деле № ___
Далее осуществляется нумерация страниц в каждом "Деле" и скрепление страниц. Затем "Дела" по типу документов, содержащихся в них, группируются на три класса:
- "Дела" с документами от вышестоящих организаций;
- "Дела" с документами по личному составу;
- "Дела" с документами организации.
Составляется "опись дел" за определенный год (см. табл. 2.7).
Таблица 2.7
Опись дел за ___ год
После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача "Дел" в Архив предприятия по "Описи". При этом сдаются на хранение не только "Дела" с документами, но и "Регистрационные карточки" для поиска документов в Архиве предприятия.
На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление "Описи дел", направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним "Регистрационными карточками".
Тема 3. Организация Электронной Системы Управления Документооборотом