МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по выполнению контрольной работы
дисциплина «Документационное обеспечение управления»
(для студентов заочной формы обучения)
Специальность 40.02.01 Право и организация социального обеспечения
Разработал:
преподаватель
Е.В. Ваниева
Волгоград
АННОТАЦИЯ
Данное методическое пособие предназначено для студентов заочной формы обучающихся по специальности Право и организация социального обеспечения, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления».
Рабочая программа учебной дисциплины является частью примерной основной профессиональной образовательной программы в соответствии с ФГОС по специальности 40.02.01 «Право и организация социального обеспечения»
Место дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы: общепрофессиональная дисциплина в профессиональном цикле
Цели и задачи дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:
В результате освоения дисциплины обучающийся
должен уметь:
- оформлять организационно – распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом;
- осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением;
- оформлять документы для передачи их в архив
- оформлять справочно – информационные документы
должен знать:
- понятие документа, его свойства, способы документирования;
- правила составления и оформления организационно – распорядительных документов (ОРД);
- систему и типовую технологию документационного обеспечения управления (ДОУ);
- особенности делопроизводства по обращениям граждан и конфиденциального делопроизводства
- правила составления и оформления справочно – информационной документации
- кадровую документацию;
- экспертизу ценности документов.
Содержание дисциплины ориентированно на подготовку студентов к освоению профессиональных модулей ОПОП по специальности 40.02.01 Право и организация социального обеспечения и овладению профессиональных компетенций (ПК):
ВПД 1 Обеспечение прав граждан в сфере пенсионного обеспечения и социальной защиты.
СОДЕРЖАНИЕ
Пояснительная записка-------------------------------------------------------------------4
Указания по выполнению контрольной работы -------------------------------------5
Задания для выполнения контрольной работы---------------------------------------6
Экзаменационные вопросы--------------------------------------------------------------14
Список рекомендованной литературы--------------------------------------------------15
Пояснительная записка
Контрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» выполняется в сроки, установленные учебным планом.
Работа выполняется одним из следующих способов:
- рукописным в обычных тетрадях;
- на печатных или графических устройствах вывода ЭВМ на листах белой писчей бумаги формата А 4.
Номер варианта контрольной работы должен соответствовать последней цифре зачетной книжки (студенческого билета).
В контрольной работе должны быть представлены: номер варианта, текст задания, подробное решение со ссылкой на формулы и их расшифровка, выводы, таблицы и графики, предусмотренные конкретным заданием.
В конце работы должен быть представлен перечень использованной литературы.
Указания по выполнению контрольной работы
Перед выполнением работы необходимо тщательно изучить и осмыслить материал разделов дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Контрольная работа включает теоретический вопрос и три тестовых задания.
Номер варианта соответствует последней цифре зачетной книжки.
| Номер варианта | Номер теоретического вопроса | Номер вопроса (задание 1) | Номер теста (задание 2) | Номер вопроса (задание 3) |
| 1,10,20,30,40 | 1,2 | |||
| 2,11,21,31,41 | 3,4 | |||
| 3,12,22,32,42 | 5,6 | |||
| 4,13,23,33,43 | 7,8 | |||
| 5,14,24,34.44 | 9,10 | |||
| 6,15,25,35,45 | 11,12 | |||
| 7,16,26,36,46 | 13,14 | |||
| 8,17,27,37,47 | 15,16 | |||
| 9,18,28,38,48 | 17,18 | |||
| 19,29,39,49,50 | 19,20 |
Задание для выполнения контрольной работы
Теоретические вопросы
1. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления (ДОУ)
2. Нормативно – правовая база ДОУ
3. Унификация и стандартизация управленческих документов
4. Значение, состав и характеристика организационных документов
5. Значение, состав и характеристика распорядительных документов
6. Значение, состав и характеристика справочно – информационных документов
7. Организация работы с входящей и исходящей документацией
8. Систематизация и техника контроля документов
9. Организация работы с обращениями граждан
10. Организация работы с конфиденциальными документами
Задание 1
Являются ли верными данные утверждения (да или нет)
1. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием «документирование»
2. Объектом ДОУ могут являться как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
3. Если все операции по обработке документов сосредотачиваются в канцелярии, общем отделе или у секретаря, то данная форма организации делопроизводства называется централизованной
4. Приведение чего – либо к единой системе, форме, единообразию, называется стандартизация
5. Если в документе фиксируются факты, события, явления, то выполняемая им функция называется организационной
6. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований при обработке документов
7. ГОСТы, ОСТы, СТП являются результатом стандартизации документов
8. Актуальность, достоверность, доступность информации - относится к эксплуатационным свойствам документов
9. Обеспечение внешних связей предприятия отражает информационная функция документа
10. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием
11.Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
Задание 2
Выберите правильный вариант ответа
1.Документ, регулирующий деятельность организаций, их взаимоотношение с другими организациями и гражданами, называется:
А) Положение
Б) Устав
В) Правила внутреннего распорядка
2.Гриф утверждения не указывается на следующем документе:
А) Положение
Б) Устав
В) Правила внутреннего распорядка
3.В целях установления правил, регулирующих организационные, научно – технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций и должностных лиц, издается:
А) Положение
Б) Правила внутреннего распорядка
В) Инструкция
4.В Гражданском кодексе РФ содержатся требования к составлению:
А) Положения
Б) Устава
В) Штатного расписания
5.Трудовой контракт с работником составляется на основании:
А) Правил внутреннего распорядка
Б) Должностной инструкции
В) Устава
6.Распорядительные слова ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО содержатся в:
А) Положении
Б) Уставе
В) Инструкции
7.При разрешении конфликтной ситуации между работодателем и работником используется
А) Должностная инструкция
Б) Правила внутреннего распорядка
В) Штатное расписание
8.Документом постоянного действия является:
А) Инструкция
Б) Устав
В) Положение
9. Документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указание фонда заработной платы:
А) Правила внутреннего распорядка
Б) Должностная инструкция
В) Штатное расписание
10.Документ, в котором отражаются предоставление отпусков и командирование сотрудников, называется:
А) Правила внутреннего распорядка
Б) Должностная инструкция
В) Штатное расписание
11.Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
А) Ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
Б) В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа
В) На первом листе оборотной стороны документа
12.Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:
А) В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;
Б) В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящийся в организации;
В) На первом листе оборотной стороны документа.
13.«Делопроизводство»- это:
А) Система хранения документов;
Б) Составление документов;
В) Документирование и организация работы с документами.
14. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:
А) Визы согласования;
Б) Грифа согласования.
15. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:
А) На бланке первой организации;
Б) На бланке второй организации;
В) На листе бумаги формата А4.
16..Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?
А) Да;
Б) Нет.
17.Реквизит документа — это:
А) Его отдельный элемент;
Б) Часть служебного письма;
В) Фирменный бланк.
18.При адресовании инициалы ставят:
А) Перед фамилией адресата;
Б) После фамилии адресата.
19.С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:
А) Для оперативной связи с исполнителем;
Б) Для придания документу юридической силы.
20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:
А) Ректор академии В.А.Петрова
Б) Ректор академии Петрова В.А.
В) Ректор Сибирской академии государственной службы В.А.Петрова
21.Какие организационные документы утверждаются руководи гелем организации?
А) Должностные инструкции;
Б) Положения о структурных подразделениях;
В) Штатное расписание;
Г) Правила внутреннего распорядка;
Д) Все перечисляемые выше документы.
22.В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?
А) В уставе организации;
Б) В положении о структурном подразделении;
В) В должностной инструкции.
23.При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со
следующими документами:
А) Устав организации;
Б) Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;
В) Должностная инструкция;
Г) Со всеми перечисленными выше документами.
24.Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
А) Решения
Б) Приказы.
25. Кто несет ответственность за издание приказа?
А) Должностное лицо, подготовившее проект приказа;
Б) Руководитель организации;
В) Должностное лицо, подписавшее приказ.
26. Какой реквизит не входит в состав формуляра—образца приказа?
А) Вид документа;
Б) Дата документа;
В) Адресат;
Г) Наименование организации;
Д) Подпись;
27.Какая часть текста приказа является обязательной?
А) Констатирующая;
Б) Распорядительная.
28. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?
А) Да;
Б) Нет.
29. Что означает виза юриста на приказе:
А) Внутренне согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
Б) Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
29. Что является датой протокола?
А) Дата подписания протокола;
Б) Дата заседания;
В) Дата регистрации протокола.
30.Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в
организации с момента их создания до:
А) Передачи на исполнение;
Б) Подшивки в дело;
В) Завершения исполнения или отправки.
31.Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию
всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации?
А) Да;
Б) Нет.
32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?
А) Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;
Б) Канцелярией;
В) Руководителем организации.
33.При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным
номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?
А) Приказы;
Б) Протоколы;
В) Акты;
Г). Письма.
34. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный
номер и дату документа»:
А) Просьба
Б) Сопроводительных;
В) Информационных;
Г) Ответах.
35.В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или
«К»?
А) Акты;
Б) Докладные записки;
В) Приказы по основной деятельности;
Г) Приказы по личному составу;
Д) Справки.
36.При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его
подписания?
А) Приказ;
Б) Протокол;
В) Решение;
Г) Постановление.
37.Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить
экземпляров этого документа?
А) Четыре;
Б) Два;
В) Три.
38.Какие могут быть номенклатуры дел?
А) Конкретная;
Б) Примерная;
В) Типовая;
Г) Все вышеперечисленные.
39.В номенклатуре дел документы систематизируются:
А) По видам документов;
Б) По содержанию;
В) По срокам хранения;
Г) Все вышеперечисленные.
40.Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну?
А)Только руководитель;
Б) Все работники организации;
В) Руководители структурных подразделений, организаций;
Г) Количество работников, определяемых руководителем.
41.Ставится ли на подписи в протоколе печать?
А) Да;
Б) Нет.
42. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?
А) Руководителем организации;
Б) Председателем;
В) Председателем и членами комиссии;
Г) Председателем и секретарем.
43.Протокол должен быть изготовлен после проведенного заседания коллегиального органа не позднее, чем через:
А) 1 день;
Б) 3 дня;
В) 4 дня
'Г) 5 дней.
44Нумерация страниц документа производится:
А) по центру нижнего поля;
Б) по центру верхнего поля;
В) в правом верхнем углу документа;
Г) в правом нижнем углу документа
45. Какая дата проставляется на протоколе:
А) дата подписания;
Б) дата заседания;
В) Дата окончательного оформления;
Г) Дата визирования.
46. С какого момента распорядительные документы вступают в силу:
А) С момента оформления;
Б) С момента визирования и проставления грифа согласования;
В) С момента подписания или доведения до сведения исполнителя:
47. Какой из перечисленных документов относится к группе информационно-
справочных:
А) Протокол;
Б) Указание;
В) Акт;
Г) Распоряжение;
48 Какое из утверждений является верным? Гриф утверждения - это
А) реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
Б) реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
В) реквизит официального документа, придающий нормативный или характер его содержанию;
Г) реквизит официального документа, представляющий собой собственноручную
подпись полномочного должностного лица.
49 Правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов, это:
А) приказ;
Б) распоряжение;
В) указание;
Г) инструкция.
50 Какой из перечисленных документов подлежит утверждению:
А) приказ;
Б) акт;
В) письмо;
Г) распоряжение
51.При подготовки дела к передаче в архив может составляться внутренняя опись документов, содержащихся в деле. Она помещается:
А) в конце дела;
'Б) в начале дела;
В) на лицевой стороне обложки дела;
Г) в самостоятельное дело.
Задание 3
Определите, к какой группе документов относятся представленные документы (организационные (О), распорядительные (Р) или информационно справочные(С)
1.Телефонограмма
2.Приказ о предоставлении отпуска
3.Личная карточка
4.Протокол
5.Гарантийное письмо
6.Докладная записка
7.Справка о заработной плате
8.Устав
9.Инструкция
10.Решение
11.Указание
12.Письмо – приглашение
13.Распоряжение
14.Акт ревизии кассы
15.Объяснительная записка
16.Штатное расписание
17.Правила внутреннего распорядка
18.Положение
19.Телефонограмма
20.Постановление
Экзаменационные вопросы
1. Предмет и задачи дисциплины "Документационное обеспечение управления»
2. Понятие терминов "документ", "документоведение". Признаки и структура документа.
3. Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.
4. Унификация и стандартизация управленческих документов, принципы унификации и стандартизации документов.
5. Понятие и виды организационных документов - устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка.
6. Распорядительные документы: понятие, схема подготовки, состав. Виды распорядительных документов
7. Справочно-информационные документы: акт; докладная (служебная) записка; справка. Основы деловой корреспонденции
8. Структура и функции служб документационного обеспечения управления.
9. Организация работы с поступающей документацией
10. Отправка исходящих документов.
11. Контроль исполнения документов.
12. Понятие и виды обращений граждан: предложение, заявление, жалоба, ходатайство, петиция.
13. Порядок рассмотрения обращения граждан. Контроль исполнения.
14. Сущность и задачи конфиденциального делопроизводства. Порядок работы с конфиденциальными документами.
15. Ответственность за учет и сохранность документов
Список рекомендованной литературы
1. Румынина Л.А.Делопроизводство: учебное пособие для студентов средних специальных заведений, 2009
2. Замыцкова О.И. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие Издательство: Феникс, 2007
3. А. В. Некраха, Г. А. Шевцова Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации, учебное пособие Издательство: Академический Проект, 2007-224 с
4. Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления: учебное пособие. Издательство: АкадемияГод:2009
5. В. С. Соколов Документационное обеспечение управления Издательство: Форум, Инфра-М, 2007-176 с
И. В. Гваева, С. В. Собалевский Делопроизводство. Учебный справочник Издательство: Тетра Системс, 2011-224 с
6. Гринберг А. С. и др.CD Документационное обеспечение управления. Электронный учебник Издательство:ЮНИТИ, 2011
7. Конституция Российской Федерации.- М.: Проспект,2000.
8. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
9. "Об электронной цифровой подписи". Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ.
10. "О техническом регулировании" Федеральный закон Российской Федерацииот 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ
11. Гражданский кодекс РФ (части 1,2,3)- М.: Проспект, 2002.
12. "О коммерческой тайне". Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ.
ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28).
Курс лекций
Введение
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Раздел 1 Документирование управленческой деятельности
Тема 1.1 Понятие о документе и его свойствах
1Понятие, признаки и структура документа.
2.Бланки документов и требования к ним.
1.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
· информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
· организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
· коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
· юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
· воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
· учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Классификация документов
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
· документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы.
по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые;
научно-технические; отчетно-статистические.
по содержанию простые; сложные.
по месту составления внутренние; внешние.
по степени гласности открытые; с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
· по юридической силе
o оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
o копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
o отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
o заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
o выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
o дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
· по форме изложения (степени унификации)
o индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
o трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
o типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
o примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
o унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные.
по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.
2.
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%. Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: Левое - 20 мм; Правое - 10мм; Верхнее - 20 мм; Нижнее - 20мм.
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:
Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма); Бланк для письма; Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов. Реквизит - обязательный элемент любого официального документа. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).
05. ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации..
09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000) В письме наименование вида документа не указывают.
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
17. резолюция - реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.
18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.
19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
20. Текст документа
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом — Приложение: на 5 л. в 2 экз.
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор Личная подпись Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например;
Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.А.Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель Министра | Заместитель Министра |
| юстиции Российской Федерации | финансов Российской Федерации |
| Личная подпись | Личная подпись |
| В.М. Степанов | А.П. Миронов |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | Н.В. Куликов | ||
| Члены комиссии | Личная подпись
Личная подпись
Поиск по сайту©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование. Дата создания страницы: 2019-03-27 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных |
Поиск по сайту: Читайте также: Деталирование сборочного чертежа Когда производственнику особенно важно наличие гибких производственных мощностей? Собственные движения и пространственные скорости звезд |