Структура управления организацией

Информационные

Системы в

Документационном обеспечении и

Архивном деле

 

Цель занятия:

Освоить основные понятия информационной системы, роль структуры управления в ИС

 

Студент должен:

-знать структуру и виды информационных структур.

-уметь владеть информационными системами на практике

 

 

Понятие информационной системы.

Этапы информационных систем

I. Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предна­значены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханичес­ких бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

II. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информа­ция, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим пара­метрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

III. В 70-х — начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

IV. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя во­время нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достой­ных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность однородных элементов.

 

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых как для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

 

РОЛЬ СТРУКТУРЫУПРАВЛЕНИЯ В

ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач.

1.Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соот­ветствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме -эффективный бизнес; в государственном предприятии — решение социальных и экономи­ческих задач.

2.Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и ис­пользоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3.Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной ин­формации.

ПРИМЕР: Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, зем­леустройство, строительство и др., чтобы появился дом.

 

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня.

Под управлением понимают обеспечение поставленной при условии реализации следующих функций: организационной,

1. плановой,

2. учетной,

3. анализа,

4. контрольной,

5. стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прочих обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории и. должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых фор и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый уче^т управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственны процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнена планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от слож­ности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела — ме­неджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-эконо­мистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером; контроль за вы­полнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

 

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

 

• финансовые стимулы — зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

• психологические стимулы — благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

 

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: опера­ционный, функциональный и стратегический.

 

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются слож­ностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления тре­буется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а зна чит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются ре­шения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

 

 

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократ­но повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной теку­щей информации.

На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уров­не. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда уда­ется выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержке от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от м< мента реализации решений до получения реакции на них.

Пример На основании анализа статистических данных по спросу на продукцик о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуск продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемы) управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или дол­госрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и опреде­ляется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.