Лабораторная работа 5
СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ И ОТЧЕТОВ
Цель работы:
Научиться формировать простые запросы на выборку баз данных
Освоить технологию создания отчетов с группированием данных.
Содержание работы
1. Изучить справочную информацию.
2. Выполнить задание 1 (разработать сложную форму), используя технологию выполнения операций задания.
3. Выполнить задание 2 (создание сложных отчетов), используя технологию выполнения операций задания.
4. Выполнить задание 3 (разработать кнопочную форму-меню для работы с базами данных), используя технологию выполнения операций задания.
5. Оформить в тетради отчёт о лабораторной работе.
КРАТКАЯ СПРАВКА
Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления- кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню- это очень удобный инструмент работы с базами данных. И он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий и фирм.
Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.
ЗАДАНИЕ 1
Создание сложных форм.
1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов
2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис. 5.1
3. Вставьте в форму диаграмму. Графически отражающую оценки студентов.
4. Отредактируйте вид осей диаграммы.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Для создания сложной формы:
§ на вкладе Формы щелкните по кнопке <Создать>;
§ выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке < ОК>;
§ в таблице Дисциплины выберите поле << Название дисциплины >>;
§ в таблице Студенты выберите поля << Код студента>>, <<Фамилия>>, <<Имя>>, <<Отчество>>, <<Номер группы>>;
§ в таблице О ценки выберите поле << Оценки >> и щелкните по кнопке <Далее>;
§ в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке < Далее>;
§ оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее>;
§ выберете нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;
§ введите название формы Дисциплины и оценки;
§ щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.
2. Нас не удовлетворяет расположение полей на экране. Измените их в соответствии с рис. 5.1, оставив место для диаграммы.
Рисунок 5.1 – Форма Дисциплина и оценки
Для этого:
§ перейдите в режим конструктора;
§ стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме формы.
3. Для того, чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:
§ переключиться в режим конструктора;
§ выполнить команду Вид, Панель элементов;
§ на этой панели щелкнуть по кнопке < Аа>;
§ создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;
§ ввести надпись Диаграмма оценок;
§ выполнить команду Вставка, Диаграмма;
§ на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);
§ выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;
§ выбрать поля <<Код студента>> и << Оценки>>;
§ щелкнуть по кнопке <Далее>;
§ выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;
§ дважды щелкнуть по надписи Сумма_ оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке< ОК>;
§ щелкнуть по кнопке <Далее>;
§ вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится К од дисциплины (что нам и нужно);
§ стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) щелкнуть по кнопке <Далее>.
4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:
§ дважды щелкните по диаграмме;
§ дважды щелкните по значениям вертикальной оси;
§ выберите вкладку Шкала;
§ уберите «галочку» у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1;
§ уберите «галочку» у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5;
§ уберите «галочку» у надписи Цена основных делений, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;
§ расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);
§ закройте окно <<Microsoft graph>>, выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма
§ перейдите в режим формы (она представлена на рис. 5.2) и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинами изменение диаграмм, отображающих эти оценки;
§ закройте форму.
Рисунок 5.2 – Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой
ЗАДАНИЕ 2
Создание сложных отчетов.
1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты – поля <<Фамилия>>, <<Имя>>, <<Отчество>> и << Номер группы >>, из таблицы Дисциплины - поле <<Название дисциплины>>, из таблицы Оценки – поле <<Оценки>>.
2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы – среднее значение оценок по всем предметам.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Для создания запроса:
§ на вкладке Запросы щелкните по кнопке < Создать>;
§ выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
§ из таблицы Студенты выберите поля <<Фамилия>>, <<Имя>>, <<Отчество>> и <<Номер группы>>, из таблицы Дисциплины – поле <<Название дисциплины>>, из таблицы Оценки – поле <<Оценки>>, и щелкните по кнопке <Далее>;
§ щелкните еще раз по кнопке <Далее>;
§ введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке <Готово>;
§ закройте запрос.
2. Для создания итогового отчета выполните следующее:
§ на вкладке Отчеты щелкните по кнопке < Создать>;
§ выберите Мастер отчетов, из раскрывшегося списка _ запрос Сессия и щелкните по кнопке <ОК>;
§ выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;
§ тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Делее>;
§ 
добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке;
§ щелкните по кнопке <Далее>;
§ щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
§ поставьте “галочку” в ячейке поля <<AVG>> (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;
§ щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
§ выберете макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>;
§ выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;
§ введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>.
§ На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.
ЗАДАНИЕ 3
Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:
§ выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;
§ подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
§ Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
§ введите имя Меню и щедкните по кнопке <ОК>;
§ в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;
§ создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
§ в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке- Преподаватели;
§ в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;
Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере
§ в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке <ОК>;
§ введите в меню все созданные формы и отчет. Повторяя п.6-9
§ закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Закрыть>;
§ щелкните по кнопке <По умолчанию>;
§ закройте диспетчер кнопочных формы, щелкнув по кнопке <Закрыть>;
§ на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши. Выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма-меню, затем нажмите клавишу <Enter>;
§ откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.
Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.
Контрольные вопросы
1. Что такое кнопочное меню?
2. Как можно создать кнопочное меню?
Отчет по лабораторной работе должен содержать
1. Название работы.
2. Цель и содержание работы.
3. Краткое описание всех операций, необходимых для выполнения задания и сравнительный анализ с ранее изученным материалом по технологии выполнения операций.
4. Ответы по приведенным вопросам.