Лекция 15. Организация документооборота, порядок и сроки хранения документов
План:
1. Понятие документооборота и виды документирования хозяйственных операций
2. Порядок движения документов
3. Порядок хранения документации
Понятие документооборота и виды документирования хозяйственных операций
Документооборот – это движение документов по организации от момента их создания или получения от других организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на долговременное хранение.
Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью ее учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения.
В первую очередь бухгалтерию организации интересуют документы, которые подтверждают факты хозяйственной деятельности, т. е. свершившиеся хозяйственные события.
Эти хозяйственные события можно разбить на следующие три группы:
1) перемещение материальных ценностей и превращение одних материальных ценностей в другие;
2) приходы и расходы денег;
3) денежные расчеты.
Перемещение материальных ценностей и превращение одних материальных ценностей в другие.
Бухгалтерию организации интересуют только такие достаточно существенные перемещения материальных ценностей, которые означают изменение их владельца или материально ответственного лица, хотя при этом материальные ценности могут не перемещаться.
Такими перемещениями считаются, например, следующие события:
1. регистрация продажи товара покупателю - при этом товар перестает быть собственностью организации, хотя еще некоторое время может оставаться на ее складе;
2. передача внутри организации имущества из одного структурного подразделения в другое - в результате чего у этого имущества меняется материально ответственное лицо.
3. Превращения одних материальных ценностей в другие - происходят, например, на производствах, когда из одних материальных ценностей – материалов создаются совсем другие материальные ценности – готовая продукция.
Приходы и расходы денег.
Сюда относятся поступления денег и денежные выплаты из кассы организации.
Денежные расчеты.
В результате таких событий у организации появляется денежный долг (она кому-то должна) или, наоборот, у организации появляется должник. Причем это происходит без каких-либо перемещений денег или материальных ценностей. На бухгалтерском языке денежный расчет может называться начислением, а долг – обязательством.
К денежным расчетам относится расчет (или начисление) заработной платы, который выполняется за несколько дней до выдачи заработной платы. Никакого имущества никто никому не передает, но в результате денежного расчета организация признает, что у нее появился долг перед собственными работниками.
К денежным расчетам относятся также начисления налогов. В результате такого расчета организация признает, что у нее появился долг перед государством.
Порядок движения документов
Бумажные экземпляры первичных документов сразу передаются в отдел делопроизводителей, сотрудники которого:
1.Сканируют все оригиналы. Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2.Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.
Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:
1.Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2.Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3.При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.
Главные бухгалтеры в свою очередь:
1.Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2.Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3.На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.
Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).