Не всегда руководитель организации успевает замечать, что кто-то из работников бездельничает или работает плохо. В этом случае начальник отдела или любой другой сотрудник может пожаловаться на лентяя. Но чтобы работника привлекли к ответственности, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как пишется докладная, и какие нюансы надо помнить при ее подаче.
Ø Кто и когда может пожаловаться.
o Докладная записка это внутренний документ, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем определенного внимания и реакции.
o Написать ее вправе любой сотрудник, независимо от занимаемой должности. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решения, как реагировать на поступившую информацию.
o Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например, об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.
o Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом.
|
|
Ø Как пишется докладная записка на сотрудника.
o Главное правило служебки – четко описать, что произошло и кто в этом виноват.
o Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести.
o Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других «личных» моментов в обращении быть не должно.
o Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, представить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Но поскольку служебная записка – это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:
ü по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
ü справа в углу указывается должность и ФИО руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
ü в середине название документа;
ü информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
ü в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Ø Докладная записка (образец).
o Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями.
o Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение.
o Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.
