МОЖЕТ СТОИТ ДАТЬ ИМ СПИСОК ТЕХ, КТО ИМ НУЖЕН???




Разогрев.

При входе в аудиторию всем участникам раздаются части порезанных 4 открыток\картинок (только по 1 части 1 из картинок!!!). Их первым заданием будет собрать «пазлы» на 4 приготовленных столах. Таким образом мы сразу поделим их на команды.

Также это может быть хорошей подводкой: здесь можно сказать о команде (обычно над проектами работают именно временные команды), у них была цель и они предпринимали определенные действия по ее достижению.


Актуальность УП

Итак, зачем вообще нужно думать о проекте? Управлять?.. Зачем?

Осмелюсь предположить, что нам всем одинаково не хочется сидеть всю жизнь и ждать у моря погоды, надеясь, что однажды произойдет нечто волшебное и мы получим всё, что захотим. Не хочу расстраивать – не дождемся J Наверняка, мы все полны идей и мечтаний о своем светлом будущем: обеспеченные, с мужем/женой, тремя детьми и собачкой, или: постоянные путешествия в разные города мира, работа с известнейшими компаниями, уолл стрит и квартира в Нью-Йорке – как бы там ни было – мы все хотим чего-то добиться в этой жизни – каждый своего – но каждому из нас предстоит хорошенько постараться, чтобы всё получилось.

Или вспомним, к примеру, что учимся мы в Финансовом университете, а это значит, не далек тот день, когда вы начнете работать, допустим, в McKinsey, или MorganStanley, или Газпроме. И от вас будут ждать, что вы не просто будете складывать цифры в итоги баланса. От вас будут ждать, что вы сможете ставить четкие задачи, предлагать решение и эффективно реализовывать их на практике.

В обоих случаях, именно проект позволяет сдвинуться с мертвой точки и начать двигаться к желаемому результату. В Студсовете мы все свои идеи реализуем через проект. Да что уж там, многие взяли этот навык для себя в жизнь и сумели добиться своего!

Определение проекта даем?

Определение идеи и постановка цели. Что хочу?
Итак, управление проектом включает в себя следующие этапы:

Отчет. То есть оценка проделанной работы.
Реализация Justdo it!
Определение и поиск ресурсов Что мне нужно для этого?
Разработка плана проекта. Что будем делать?
Определение проблемы. Что не так?

 

Как правильно определить проблему, на решение которой будет направлен проект?

Нам поможет так называемое «Дерево проблем» – это структурированная, распределенная по уровням совокупность проблем, на решение которых может быть направлен разрабатываемый проект.

В такой схеме должны быть выделены причина («почва»), подчиненные ей проблемы (ствол дерева) и симптомы («листья дерева проблем»).

см. Слайды к этому блоку

Решение проблем, лежащих в почве, займет недоступное нам количество времени (10-15 лет), в таком формате проект не будет иметь успеха.

Лечение симптомов, расположенных на листьях, ни к чему не приведет. От этого проблема не исчезнет, она лишь потеряет один из внешних признаков.

Наша цель – проблемы в основании дерева.


Быстрая проверка SMART

S pecific цельконкретна

M easurable - измерима

A chievable - достижима

R ealistic реальна и актуальна

T imeframed- ограничена во времени

 

Быстрая проверка SMART Specific–цельконкретна Measurable-измерима Achievable - достижима Realistic–реальна и актуальна Timeframed- ограничена во времени  


Давайте рассмотрим факторы, которые оказывают ограничивающее влияние на реализуемый проект. Представленные на этой картинке относятся непосредственно к проектам внутри университета, но, проявив фантазию, вы сможете спроецировать их и в остальной мир.

Основными ограничителями проекта выступают три немаловажных фактора, представленные в схеме выше. Давайте рассмотрим эту схему и попробуем отследить взаимосвязь элементов.

Итак, у нас есть проект. С одной стороны на него давят ресурсы, которые, как известно, всегда ограничены. Обратите внимание, что все виды ресурсов, такие как время, люди, деньги и материалы, так же взаимосвязаны между собой. Например, увеличивая продолжительность подготовки к проекту, т.е. время, мы можем уменьшить необходимое количество денег и людей.

Второй фактор – администрация. Без ее согласия и одобрения проект хотя и возможен, но не нужен. Каждый раз, реализовывая проект и общаясь с администрацией, вы должны помнить, что сидите в этом кабинете не последний раз. Поддерживая дружеские отношения, показывая себя с хорошей стороны, вы отодвигаете границу этого ограничителя, как для данного проекта, так и для всех последующих.

Третий фактор является одним из проблемных направлений всей нашей деятельности в университете. Основная ошибка на первом этапе реализации проекта, т.е. на стадии зарождения идеи, - это востребованность и реализуемость. Часто к нам приходит великолепная, по нашему мнению, идея проекта, и мы не задумываемся, нужно ли это окружающим. Да, вы очень любите вязать крючком и устроить курсы вязания в данном случае весьма заманчиво, но вряд ли вы наберете группу в 80 человек с факультета. Здесь вступает проблема реализуемости, которая рука об руку идет с востребованностью. Ведь, в нашем случае, главное, собрать аудиторию студентов и желательно, чтобы это были не только студсоветчики:). Если со всеми остальными проблемами университет готов оказать нам помощь, то аудиторию собрать можем только мы сами.

Теперь о взаимосвязи. Перед вами треугольник. Расширяя одну из его сторон, мы автоматически расширяем остальные. Уменьшая одну из них, уменьшаем остальные. Получив одобрение администрации, мы увеличиваем количество своих ресурсов, повышаем качество проекта и тем самым набираем большую аудиторию. Не имея популярности и не набрав желающих участвовать, мы тратим лишние ресурсы и огорчаем администрацию.

Помните, в управлении проектами нет маловажных вещей. Каждый элемент влияет на другой, и в этом его важность.

Структура WBS

Когда нам стало ясно, что именно мы хотим получить, появляется вопрос: «а как же мне этого добиться?»

В большинстве случаев у нас есть некое представление, что нужно пойти туда, переговорить с тем, подписать то-то, закупить то-то…

Самое важное на данном этапе – охватить весь объем работ над проектом. Для этого есть масса инструментов.

Например, международный стандарт управления – иерархическая структура проекта или декомпозиция проектных работ (WorkflowBreakdownStructure). Мы ее используем в Студсовете.

(см Слайды) Начинаем с того, что обозначаем наш проект как цель. Далее выделяем в проекте определенные логические этапы, так чтобы на этом уровне мы охватили 100% масштаба проекта. (Пр. Информирование, Администрация, Техническое обеспечение, Программа…)[1]

Каждый этап включает в себя набор ожидаемых результатов. Результат должен быть конкретный, измеримый (докладная записка, канцелярия по списку, видео-ролик, приглашенная звезда, программа мероприятия)

Чтобы было легче управлять, выделяем не более 4 результатов в каждом этапе. Если результатов больше, разбиваем этап на 2 и более.

Действия – шаги, которыми мы достигаем результатов.
Форма может быть заполнена как в виде упорядоченного списка, так и в виде блок-схемы


«Нечеловеческие», материальные ресурсы=)

После того, как вы определились с главным ресурсом вашего проекта – вашей командой, настало время определиться с «нечеловеческими» ресурсами, то есть материальными.

При планировании проекта важно прописать необходимые ресурсы до мельчайших подробностей: даже из-за нехватки одного маркера или пачки бумаги проект может пойти наперекосяк.

Последовательность действий при планировании ресурсов:

1) Что нам нужно для проведения проекта? Запишите все, что вам необходимо (развернитесь по максимуму, лучше больше, чем меньше) – канцелярия, еда для участников, микрофоны для ведущих, мультимедийный проектор, лекционная аудитория, призы для победителей, вода для спикера на конференции и проч.

2) Разделите все ресурсы на 3 секции:

1. На что мы можем не тратить деньги? Имеется в наличии у Студсовета/у университета/лично у членов команды

Материальные ресурсы
Ресурсы, которые имеются в распоряжении Студенческого совета или Финуниверситета, например, бумага, аудитории, мультимедийные ресурсы и т.д.
Наименование Количество
   
   
   
   

 

2. Могут предоставить спонсоры

3. Необходимо покупать (важно также прикинуть, что покупается по безналу, а что только наличным расчетом).

 

3) Составьте смету проекта исходя из ресурсов, которые необходимо покупать. Сверьте ваши желания с имеющимися в вашем распоряжении денежными ресурсами – при необходимости исключите из сметы не самые необходимые предметы, чтобы уложиться в бюджет. Не забудьте включить в смету и в материальные ресурсы ресурсы, которые необходимы для рекламы\информирования. Это могут быть как материальные (флаеры, плакаты и т.д), так и нематериальные ресурсы

Смета
Ресурсы, которых у нас нет в наличии и которые нам необходимо приобрести
Наименование, например шоколадные медали, гирлянды, ватманы и т.д. Кол-во, шт. Цена, руб. Стоимость, количество*цена
       
       
       
       
       
       
Эта строка составляет бюджет проекта:  

 

4) Подтверждайте смету у администрации и бегите закупаться всем необходимым!

 


Таймлайн

Время – еще один важный ресурс, которым вы обладаете. К сожалению, с ограничением времени, сталкиваются все (здесь можно упомянуть, что они уже прослушали курс тайм-менеджмента и мы надеемся, что они научились лучше управлять своим временем)

Если вы хорошо составили структуру проекта, то вам не составит труда составить последовательны план действий. Составление, а главное – СЛЕДОВАНИЕ таймлайну является одним из главных залогов успеха реализации хорошей идеи.

Вы должны распределить ваши этапы и действия в порядке их выполнения так, чтобы они выполнялись максимально эффективно и были завершены вовремя: у человека есть свойство откладывать все на последний момент, следование таймлайну позволяет дисциплинировать себя, свою команду, а также всегда быть в курсе хода подготовки проекта (за большой командой сложно уследить).

Форма для таймлайна:

План подготовки проекта  
Эта форма позволяет распределить необходимые действия во времени. План помогает нам контролировать ход проекта и планировать необходимые ресурсы.  
Действия Ответственный ФИО Числа месяца по порядку                              
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                                     

 

Пример реального таймлайна – просто чтобы они видели, что это реально используется и действует: (взяла из ША 2012)

 


Отчет

А теперь, прежде чем говорить о завершении проекта, вернемся к началу. Представьте: перед вами груз необъятно проекта, вы не знаете с чего начать, делаете его первый раз…к кому вы обратитесь? Конечно к тому, кто делал этот проект до вас (если делается не впервые). И он вам дает отчет о проекте. Какой отчет вы хотели бы получить?

(показываем хороший и плохой отчеты)

Вот. А чтобы получать хорошие отчеты по проектам от других людей, надо самим делать такие отчеты!

Помните: ЕСЛИ НЕТ ОТЧЕТА О ПРОЕКТЕ,

ЕГО ПРОСТО НЕ БЫЛО!!!

 


Workshop

Общая вводная:

Пришло время попробовать на практике все то, чему вы сейчас научились. В начале тренинга вы разбились на 4. Сейчас каждой группе я дам индивидуальное задание, на решение которого у вас будет всего 3 минуты. Пожалуйста, потратьте это время с пользой! Если у вас будут вопросы, поднимайте руку, я подойду и отвечу вам.

Дополнительно:

Задание выдается одно на команду, а списков несколько по усмотрению, но желательно 3 шт.

 

Задание 1.

Перед вами список, в котором в хаотичном порядке расположены этапы, действия и результаты из схемы структуры проекта. Ваша задача восстановить структуру проекта, используя абсолютно все, что есть в списке, и представить итоговый вариант в следующем виде на ватмане:

Важно понимать, что ваша схема может иметь другое количество этапов, действий и результатов. На картинке – всего лишь пример.

Удачи!

· Написать меню

· Наличие работающей аппаратуры

· Группа в ВК

· Плакаты

· Написать докладную записку

· Программа проекта

· Техническая поддержка

· Подписать у Т.Н.Семеновой

· Найти аппаратуру

· Администрация и утверждение проекта

· Проверить работу аппаратуры

· Информирование

· Подписанная докладная записка

· Создать дизайн плакатов

· Согласовать с деканом

· Написанная программа проекта

· Создать группу в ВК

· Собрать творческую группу

· Провести собрания по написанию программы проекта

· Повесить плакаты

· Согласовать меню с Т.Н.Семеновой

· Напечатать плакаты

· Составленное и подписанное меню для гостей

· Утвердить программу

 

Задание 2.

Перед вами список людей и их характеристик, желающих работать над развлекательным проектом, главным организатором которого являетесь вы. Ваша задача сформировать идеальную команду и аргументировать свой выбор.

Помните, что в этом проекте вам обязательно будут нужны ведущие(ий), и кто-то должен будет написать программу мероприятия J Вам не обязательно брать всех желающих в команду.

Результаты представь на ватмане в такой форме:

Человеческие ресурсы

ФИ Функция
 
   
   

 

Удачи!

 

· Петров Иван (занимается PR в ОКСО, очень любит сидеть в интернете, часы проводит в ВК, Twitter и др.)

· Петрова Маша (в этом году составляла коллаж вашего ССт, и вам очень понравилось, любит фотографировать и работать в Photoshop)

· Виноградова Наташа (профессиональный фотограф, занимается студийной съемкой)

· Концевич Алексей (повар, очень любит активные игры, готов помочь на любой позиции)

· Оз Игорь (в прошлом году занимался информированием аналогичного мероприятия, посещаемость мероприятия составила 125% от предполагаемого количества, у него не очень хорошо складываются отношения с Алексеевым Кириллом и Петровым Иваном)

· Пчелкина Марина (веселая, озорная девчонка, хорошо подвешен язык)

· Гускина Оля (профессиональный пользовать ПК, у нее уходит минута на то, чтобы внести поправку в документ, любит «ковыряться» с оформлением)

· Ярыгин Алексей (снимает promo-ролики для проектов вашего актива, любит работать с видеокамерой)

· Алексеев Кирилл (артистичный парень, вел «Дебют первокурсника» в прошлом году, любит писать тесты к выступлениям, отношения с Виноградовой Наташей оставляют желать лучшего)

· Серкова Ольга (умница, отличница, готова помочь на любой позиции)

· Мельников Андрей (креативный парень, играет в КВН)

МОЖЕТ СТОИТ ДАТЬ ИМ СПИСОК ТЕХ, КТО ИМ НУЖЕН???

Задание 3.

 

Перед вами в хаотичном порядке написаны дела, которые должны быть сделаны для реализации вашего проекта, который назначен на 30 апреля. Ваша задача составить Time-line для этого проекта, и оформить его на ватмане в следующем формате:

 

Задача\действие 1.04 2.04 30.04 Ответственный
                   
Проведение мероприятия                    
Написать отчет                    

 

Помни, что иногда вы не можете начинать приступать к реализации следующих задач, пока не решены предыдущие точно так, же как иногда некоторые действия могут выполняться параллельно, если они имеют разных ответственных и не связаны между собой.

Пожалуйста, будьте реалистами!

 

Удачи!

 

· Найти и проверить работу аппаратуры

· Информирование (в интернете)

· Получить разрешение на проведение проекта

· Написать докладную записку

· Написать программу проекта

· Подписать докладную записку у Т.Н.Семеновой

· Итоговой собрание по написанию программы проекта, утверждение программы

· Создать дизайн и напечатать информационные плакаты

· Повесить информационные плакаты

· Согласовать меню на мероприятие с Т.Н.Семеновой

· Напечатать плакаты

 

 

Задание 4.

Перед вами список материальных ресурсов, которые необходимы для реализации проекта. Ваша задача распределить их по источникам получения этих ресурсов:

- ресурсы, получаемые от Финуниверситета

- ресурсы, которые необходимо будет приобрести дополнительно

- ресурсы, которые вы сможете получить от спонсоров

Результаты представьте в следующей форме на ватмане:

1. Смета затрат на проведение проекта

Наименование Количество Комментарии
.. ..
     

 

2. Список материальных ресурсов, предоставляемых Финуниверситетом

Наименование Количество Комментарии
.. ..
     

 

3. Список материальных ресурсов, предоставляемых спонсорами

Наименование Количество Комментарии
.. ..
     

Старайтесь как можно реальнее смотреть на вещи.

Удачи!

-продукты для кофе-брейка (меню из столовой)

-проектор 1шт.

-флипчарт 3шт.

-колонки 2 шт.

-кубок 1шт.

-3 сертификата на бесплатную 3-месячную подписку журнала «Эксперт»

-грамота 10шт.

-значки Финуниверситета 30шт.

-микрофон 1шт.

-вода для спикеров 5бут*0,3л

-аудитория 1шт.

 

 


[1] Наиболее частые варианты от участников: Подготовка – Реализация – Отчет. Что ж, логично. Но совершенно не удобно с точки зрения управления. Слишком много результатов в одном этапе, а действия и ответственные сильно пересекаются (удобнее когда один человек отвечает, и за подготовку инвентаря, и за его наличие на самом проекте и за сбор инвентаря после проекта)



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-05-16 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: