Разогрев.
При входе в аудиторию всем участникам раздаются части порезанных 4 открыток\картинок (только по 1 части 1 из картинок!!!). Их первым заданием будет собрать «пазлы» на 4 приготовленных столах. Таким образом мы сразу поделим их на команды.
Также это может быть хорошей подводкой: здесь можно сказать о команде (обычно над проектами работают именно временные команды), у них была цель и они предпринимали определенные действия по ее достижению.
Актуальность УП
Итак, зачем вообще нужно думать о проекте? Управлять?.. Зачем?
Осмелюсь предположить, что нам всем одинаково не хочется сидеть всю жизнь и ждать у моря погоды, надеясь, что однажды произойдет нечто волшебное и мы получим всё, что захотим. Не хочу расстраивать – не дождемся J Наверняка, мы все полны идей и мечтаний о своем светлом будущем: обеспеченные, с мужем/женой, тремя детьми и собачкой, или: постоянные путешествия в разные города мира, работа с известнейшими компаниями, уолл стрит и квартира в Нью-Йорке – как бы там ни было – мы все хотим чего-то добиться в этой жизни – каждый своего – но каждому из нас предстоит хорошенько постараться, чтобы всё получилось.
Или вспомним, к примеру, что учимся мы в Финансовом университете, а это значит, не далек тот день, когда вы начнете работать, допустим, в McKinsey, или MorganStanley, или Газпроме. И от вас будут ждать, что вы не просто будете складывать цифры в итоги баланса. От вас будут ждать, что вы сможете ставить четкие задачи, предлагать решение и эффективно реализовывать их на практике.
В обоих случаях, именно проект позволяет сдвинуться с мертвой точки и начать двигаться к желаемому результату. В Студсовете мы все свои идеи реализуем через проект. Да что уж там, многие взяли этот навык для себя в жизнь и сумели добиться своего!
|
|
Определение проекта даем?
|
|
|
|
|
|
Как правильно определить проблему, на решение которой будет направлен проект?
Нам поможет так называемое «Дерево проблем» – это структурированная, распределенная по уровням совокупность проблем, на решение которых может быть направлен разрабатываемый проект.
В такой схеме должны быть выделены причина («почва»), подчиненные ей проблемы (ствол дерева) и симптомы («листья дерева проблем»).
см. Слайды к этому блоку
Решение проблем, лежащих в почве, займет недоступное нам количество времени (10-15 лет), в таком формате проект не будет иметь успеха.
Лечение симптомов, расположенных на листьях, ни к чему не приведет. От этого проблема не исчезнет, она лишь потеряет один из внешних признаков.
Наша цель – проблемы в основании дерева.
Быстрая проверка SMART
S pecific – цельконкретна
M easurable - измерима
A chievable - достижима
R ealistic – реальна и актуальна
T imeframed- ограничена во времени
|
Давайте рассмотрим факторы, которые оказывают ограничивающее влияние на реализуемый проект. Представленные на этой картинке относятся непосредственно к проектам внутри университета, но, проявив фантазию, вы сможете спроецировать их и в остальной мир.
|
|
Основными ограничителями проекта выступают три немаловажных фактора, представленные в схеме выше. Давайте рассмотрим эту схему и попробуем отследить взаимосвязь элементов.
Итак, у нас есть проект. С одной стороны на него давят ресурсы, которые, как известно, всегда ограничены. Обратите внимание, что все виды ресурсов, такие как время, люди, деньги и материалы, так же взаимосвязаны между собой. Например, увеличивая продолжительность подготовки к проекту, т.е. время, мы можем уменьшить необходимое количество денег и людей.
Второй фактор – администрация. Без ее согласия и одобрения проект хотя и возможен, но не нужен. Каждый раз, реализовывая проект и общаясь с администрацией, вы должны помнить, что сидите в этом кабинете не последний раз. Поддерживая дружеские отношения, показывая себя с хорошей стороны, вы отодвигаете границу этого ограничителя, как для данного проекта, так и для всех последующих.
Третий фактор является одним из проблемных направлений всей нашей деятельности в университете. Основная ошибка на первом этапе реализации проекта, т.е. на стадии зарождения идеи, - это востребованность и реализуемость. Часто к нам приходит великолепная, по нашему мнению, идея проекта, и мы не задумываемся, нужно ли это окружающим. Да, вы очень любите вязать крючком и устроить курсы вязания в данном случае весьма заманчиво, но вряд ли вы наберете группу в 80 человек с факультета. Здесь вступает проблема реализуемости, которая рука об руку идет с востребованностью. Ведь, в нашем случае, главное, собрать аудиторию студентов и желательно, чтобы это были не только студсоветчики:). Если со всеми остальными проблемами университет готов оказать нам помощь, то аудиторию собрать можем только мы сами.
|
|
Теперь о взаимосвязи. Перед вами треугольник. Расширяя одну из его сторон, мы автоматически расширяем остальные. Уменьшая одну из них, уменьшаем остальные. Получив одобрение администрации, мы увеличиваем количество своих ресурсов, повышаем качество проекта и тем самым набираем большую аудиторию. Не имея популярности и не набрав желающих участвовать, мы тратим лишние ресурсы и огорчаем администрацию.
Помните, в управлении проектами нет маловажных вещей. Каждый элемент влияет на другой, и в этом его важность.
Структура WBS
Когда нам стало ясно, что именно мы хотим получить, появляется вопрос: «а как же мне этого добиться?»
В большинстве случаев у нас есть некое представление, что нужно пойти туда, переговорить с тем, подписать то-то, закупить то-то…
Самое важное на данном этапе – охватить весь объем работ над проектом. Для этого есть масса инструментов.
Например, международный стандарт управления – иерархическая структура проекта или декомпозиция проектных работ (WorkflowBreakdownStructure). Мы ее используем в Студсовете.
(см Слайды) Начинаем с того, что обозначаем наш проект как цель. Далее выделяем в проекте определенные логические этапы, так чтобы на этом уровне мы охватили 100% масштаба проекта. (Пр. Информирование, Администрация, Техническое обеспечение, Программа…)[1]
Каждый этап включает в себя набор ожидаемых результатов. Результат должен быть конкретный, измеримый (докладная записка, канцелярия по списку, видео-ролик, приглашенная звезда, программа мероприятия)
Чтобы было легче управлять, выделяем не более 4 результатов в каждом этапе. Если результатов больше, разбиваем этап на 2 и более.
Действия – шаги, которыми мы достигаем результатов.
Форма может быть заполнена как в виде упорядоченного списка, так и в виде блок-схемы
«Нечеловеческие», материальные ресурсы=)
После того, как вы определились с главным ресурсом вашего проекта – вашей командой, настало время определиться с «нечеловеческими» ресурсами, то есть материальными.
При планировании проекта важно прописать необходимые ресурсы до мельчайших подробностей: даже из-за нехватки одного маркера или пачки бумаги проект может пойти наперекосяк.
Последовательность действий при планировании ресурсов:
1) Что нам нужно для проведения проекта? Запишите все, что вам необходимо (развернитесь по максимуму, лучше больше, чем меньше) – канцелярия, еда для участников, микрофоны для ведущих, мультимедийный проектор, лекционная аудитория, призы для победителей, вода для спикера на конференции и проч.
2) Разделите все ресурсы на 3 секции:
1. На что мы можем не тратить деньги? Имеется в наличии у Студсовета/у университета/лично у членов команды
| Материальные ресурсы | |
| Ресурсы, которые имеются в распоряжении Студенческого совета или Финуниверситета, например, бумага, аудитории, мультимедийные ресурсы и т.д. | |
| Наименование | Количество |
2. Могут предоставить спонсоры
3. Необходимо покупать (важно также прикинуть, что покупается по безналу, а что только наличным расчетом).
3) Составьте смету проекта исходя из ресурсов, которые необходимо покупать. Сверьте ваши желания с имеющимися в вашем распоряжении денежными ресурсами – при необходимости исключите из сметы не самые необходимые предметы, чтобы уложиться в бюджет. Не забудьте включить в смету и в материальные ресурсы ресурсы, которые необходимы для рекламы\информирования. Это могут быть как материальные (флаеры, плакаты и т.д), так и нематериальные ресурсы
| Смета | |||
| Ресурсы, которых у нас нет в наличии и которые нам необходимо приобрести | |||
| Наименование, например шоколадные медали, гирлянды, ватманы и т.д. | Кол-во, шт. | Цена, руб. | Стоимость, количество*цена |
| Эта строка составляет бюджет проекта: |
4) Подтверждайте смету у администрации и бегите закупаться всем необходимым!
Таймлайн
Время – еще один важный ресурс, которым вы обладаете. К сожалению, с ограничением времени, сталкиваются все (здесь можно упомянуть, что они уже прослушали курс тайм-менеджмента и мы надеемся, что они научились лучше управлять своим временем)
Если вы хорошо составили структуру проекта, то вам не составит труда составить последовательны план действий. Составление, а главное – СЛЕДОВАНИЕ таймлайну является одним из главных залогов успеха реализации хорошей идеи.
Вы должны распределить ваши этапы и действия в порядке их выполнения так, чтобы они выполнялись максимально эффективно и были завершены вовремя: у человека есть свойство откладывать все на последний момент, следование таймлайну позволяет дисциплинировать себя, свою команду, а также всегда быть в курсе хода подготовки проекта (за большой командой сложно уследить).
Форма для таймлайна:
| План подготовки проекта | ||||||||||||||||||
| Эта форма позволяет распределить необходимые действия во времени. План помогает нам контролировать ход проекта и планировать необходимые ресурсы. | ||||||||||||||||||
| Действия | Ответственный ФИО | Числа месяца по порядку | ||||||||||||||||
Пример реального таймлайна – просто чтобы они видели, что это реально используется и действует: (взяла из ША 2012)
Отчет
А теперь, прежде чем говорить о завершении проекта, вернемся к началу. Представьте: перед вами груз необъятно проекта, вы не знаете с чего начать, делаете его первый раз…к кому вы обратитесь? Конечно к тому, кто делал этот проект до вас (если делается не впервые). И он вам дает отчет о проекте. Какой отчет вы хотели бы получить?
(показываем хороший и плохой отчеты)
Вот. А чтобы получать хорошие отчеты по проектам от других людей, надо самим делать такие отчеты!
Помните: ЕСЛИ НЕТ ОТЧЕТА О ПРОЕКТЕ,
ЕГО ПРОСТО НЕ БЫЛО!!!
Workshop
Общая вводная:
Пришло время попробовать на практике все то, чему вы сейчас научились. В начале тренинга вы разбились на 4. Сейчас каждой группе я дам индивидуальное задание, на решение которого у вас будет всего 3 минуты. Пожалуйста, потратьте это время с пользой! Если у вас будут вопросы, поднимайте руку, я подойду и отвечу вам.
Дополнительно:
Задание выдается одно на команду, а списков несколько по усмотрению, но желательно 3 шт.
Задание 1.
Перед вами список, в котором в хаотичном порядке расположены этапы, действия и результаты из схемы структуры проекта. Ваша задача восстановить структуру проекта, используя абсолютно все, что есть в списке, и представить итоговый вариант в следующем виде на ватмане:
Важно понимать, что ваша схема может иметь другое количество этапов, действий и результатов. На картинке – всего лишь пример.
Удачи!
· Написать меню
· Наличие работающей аппаратуры
· Группа в ВК
· Плакаты
· Написать докладную записку
· Программа проекта
· Техническая поддержка
· Подписать у Т.Н.Семеновой
· Найти аппаратуру
· Администрация и утверждение проекта
· Проверить работу аппаратуры
· Информирование
· Подписанная докладная записка
· Создать дизайн плакатов
· Согласовать с деканом
· Написанная программа проекта
· Создать группу в ВК
· Собрать творческую группу
· Провести собрания по написанию программы проекта
· Повесить плакаты
· Согласовать меню с Т.Н.Семеновой
· Напечатать плакаты
· Составленное и подписанное меню для гостей
· Утвердить программу
Задание 2.
Перед вами список людей и их характеристик, желающих работать над развлекательным проектом, главным организатором которого являетесь вы. Ваша задача сформировать идеальную команду и аргументировать свой выбор.
Помните, что в этом проекте вам обязательно будут нужны ведущие(ий), и кто-то должен будет написать программу мероприятия J Вам не обязательно брать всех желающих в команду.
Результаты представь на ватмане в такой форме:
Человеческие ресурсы
| ФИ | Функция |
| … | |
Удачи!
· Петров Иван (занимается PR в ОКСО, очень любит сидеть в интернете, часы проводит в ВК, Twitter и др.)
· Петрова Маша (в этом году составляла коллаж вашего ССт, и вам очень понравилось, любит фотографировать и работать в Photoshop)
· Виноградова Наташа (профессиональный фотограф, занимается студийной съемкой)
· Концевич Алексей (повар, очень любит активные игры, готов помочь на любой позиции)
· Оз Игорь (в прошлом году занимался информированием аналогичного мероприятия, посещаемость мероприятия составила 125% от предполагаемого количества, у него не очень хорошо складываются отношения с Алексеевым Кириллом и Петровым Иваном)
· Пчелкина Марина (веселая, озорная девчонка, хорошо подвешен язык)
· Гускина Оля (профессиональный пользовать ПК, у нее уходит минута на то, чтобы внести поправку в документ, любит «ковыряться» с оформлением)
· Ярыгин Алексей (снимает promo-ролики для проектов вашего актива, любит работать с видеокамерой)
· Алексеев Кирилл (артистичный парень, вел «Дебют первокурсника» в прошлом году, любит писать тесты к выступлениям, отношения с Виноградовой Наташей оставляют желать лучшего)
· Серкова Ольга (умница, отличница, готова помочь на любой позиции)
· Мельников Андрей (креативный парень, играет в КВН)
МОЖЕТ СТОИТ ДАТЬ ИМ СПИСОК ТЕХ, КТО ИМ НУЖЕН???
Задание 3.
Перед вами в хаотичном порядке написаны дела, которые должны быть сделаны для реализации вашего проекта, который назначен на 30 апреля. Ваша задача составить Time-line для этого проекта, и оформить его на ватмане в следующем формате:
| Задача\действие | 1.04 | 2.04 | … | … | … | … | … | 30.04 | … | Ответственный |
| … | ||||||||||
| Проведение мероприятия | ||||||||||
| Написать отчет |
Помни, что иногда вы не можете начинать приступать к реализации следующих задач, пока не решены предыдущие точно так, же как иногда некоторые действия могут выполняться параллельно, если они имеют разных ответственных и не связаны между собой.
Пожалуйста, будьте реалистами!
Удачи!
· Найти и проверить работу аппаратуры
· Информирование (в интернете)
· Получить разрешение на проведение проекта
· Написать докладную записку
· Написать программу проекта
· Подписать докладную записку у Т.Н.Семеновой
· Итоговой собрание по написанию программы проекта, утверждение программы
· Создать дизайн и напечатать информационные плакаты
· Повесить информационные плакаты
· Согласовать меню на мероприятие с Т.Н.Семеновой
· Напечатать плакаты
Задание 4.
Перед вами список материальных ресурсов, которые необходимы для реализации проекта. Ваша задача распределить их по источникам получения этих ресурсов:
- ресурсы, получаемые от Финуниверситета
- ресурсы, которые необходимо будет приобрести дополнительно
- ресурсы, которые вы сможете получить от спонсоров
Результаты представьте в следующей форме на ватмане:
1. Смета затрат на проведение проекта
| Наименование | Количество | Комментарии |
| … | .. | .. |
2. Список материальных ресурсов, предоставляемых Финуниверситетом
| Наименование | Количество | Комментарии |
| … | .. | .. |
3. Список материальных ресурсов, предоставляемых спонсорами
| Наименование | Количество | Комментарии |
| … | .. | .. |
Старайтесь как можно реальнее смотреть на вещи.
Удачи!
-продукты для кофе-брейка (меню из столовой)
-проектор 1шт.
-флипчарт 3шт.
-колонки 2 шт.
-кубок 1шт.
-3 сертификата на бесплатную 3-месячную подписку журнала «Эксперт»
-грамота 10шт.
-значки Финуниверситета 30шт.
-микрофон 1шт.
-вода для спикеров 5бут*0,3л
-аудитория 1шт.
[1] Наиболее частые варианты от участников: Подготовка – Реализация – Отчет. Что ж, логично. Но совершенно не удобно с точки зрения управления. Слишком много результатов в одном этапе, а действия и ответственные сильно пересекаются (удобнее когда один человек отвечает, и за подготовку инвентаря, и за его наличие на самом проекте и за сбор инвентаря после проекта)