Советы по подготовке презентаций от ДЕЙЛА КАРНЕГИ

Правила оформления презентаций

1. Общие требования к смыслу и оформлению:

• Всегда необходимо отталкиваться от целей презентации и от условий прочтения. Презентации должны быть разными — своя на каждую ситуацию. Презентация для выступления, презентация для отправки по почте или презентация для личной встречи значительно отличаются;
• Представьте себя на месте просматривающего.

2. Общий порядок слайдов:

1) ТИТУЛЬНЫЙ, указываются:

ü тема доклада;

ü фамилия, имя и отчество докладчика;

ü фамилия, имя и отчество содокладчика (если он есть));

2) ПЛАН ПРЕЗЕНТАЦИИ(практика показывает, что 5-6 пунктов — это максимум, к которому не следует стремиться);

3) ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ, информационные слайды;

4) ЗАКЛЮЧЕНИЕ (выводы);

5) СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ (подпись).

3. Общие требования к оформлению:

• Дизайн должен быть простым и лаконичным;
• Старайтесь использовать стандартное оформление, соответствующее теме презентации, или создайте свой стиль;
• Если Вы используете фирменный дизайн - не меняйте ничего в нем;
• Основная цель — читаемость, а не субъективная красота. При этом не надо впадать в другую крайность и писать на белых листах черными буквами — не у всех это получается стильно;
• Всегда должно быть два типа слайдов: для титульных, планов и т. п. и для основного текста;
• Каждый слайд должен иметь заголовок;
• Слайды должны быть пронумерованы с указанием общего количества слайдов;
• Дата, если и должна быть, то только на титульном слайде, а не на всех;
• На слайдах должны быть тезисы — они сопровождают подробное изложение мыслей докладчика, но не наоборот;
• Использовать встроенные эффекты анимации можно только, когда без этого не обойтись (например, последовательное появление элементов диаграммы).

4. Требования к оформлению заголовков:

• Точку в конце не ставить. А между предложениями ставить;
• Не писать длинные заголовки;
• Слайды не могут иметь одинаковые заголовки. Если хочется назвать одинаково надо писать в конце (1), (2), (3). Или продолжение. Продолжение 1, Продолжение 2.

5. Требования к оформлению диаграмм:

• У диаграммы должно быть название или таким названием может служить заголовок слайда;
• Диаграмма должна занимать все место на слайде;
• Линии и подписи должны быть хорошо видны.

6. Требования к оформлению таблиц:

• Название для таблицы;
• Читаемость при невчитываемости;
• Отличие шапки от основных данных.

7. Последний слайд (любое из перечисленного):

• Спасибо за внимание;
• Вопросы;
• Подпись;
• Контакты.

8. СЛЕДИТЕ ЗА ПРАВОПИСАНИЕМ!!!(грамматические ошибки на экране чрезвычайно заметны)

Если вам самим не нравится презентация, не миритесь с этим, переделайте, чтобы нравилось.

Оформление слайдов

Стиль	Соблюдайте единый стиль оформления Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации. Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).
Фон	Для фона предпочтительны холодные светлые тона
Использование цвета	На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста. Достигайте «цветового равновесия». Пестрые и разноплановые картинки не будут выбиваться из общего стиля, если вы оформите их в одинаковые. По цвету, рамочки или создадите коллажи. Для фона и текста используйте контрастные цвета. Обратите внимание на цвет гиперссылок (до и после использования).
Анимационные эффекты	В титульном и завершающем слайдах использование анимации объектов не допускается. В информационных слайдах допускается использование анимации объектов только в случае, если это необходимо дляотражение изменений, происходящих во временном интервале, и если очередность появления анимированных объектов соответствует структуре доклада. В остальных случаях использование анимации не допускается. Анимация объектов должна происходить автоматически по истечении необходимого времени. Анимация объектов «по щелчку» не допускается. Для смены слайдов используется режим «вручную». Переход слайдов в режиме «по времени» не допускается. Разрешается использование стандартных эффектов перехода, кроме эффектов «жалюзи», «шашки», «растворение», «горизонтальные полосы». Для всех слайдов применяется однотипный эффект их перехода. Звуковое сопровождение анимации объектов и перехода слайдов не используется. Включение макросов в материалы не допускается. Не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.

Оформление информации

Содержание и объем информации	Один слайд, в среднем, должен содержать 7-13 строк. На слайде следует располагать список не более чем из 5-6 пунктов, в каждом из которых – не более 5-6 слов Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных. Текст на слайде – это определения, выводы, формулы, перечень объектов и пр. Как правило, один слайд – одна идея. Заголовки должны привлекать внимание аудитории.
Расположение информации на странице	Предпочтительно горизонтальное расположение информации. Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана. Если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней.
Шрифты	Заголовок – 22 – 28. Подзаголовок – 20 - 24. Текст – 18 - 22. Подписи данных в диаграммах – 18 – 22. Шрифт легенды 16 – 22. Информация в таблицах 18 – 22. Шрифты без засечек легче читать с большого расстояния. Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации. Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание. Нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных). Сочетание текста с фоном в порядке ухудшения зрительного восприятия: 1) Синий на белом 2) Черный на желтом 3) Зеленый на белом 4) Черный на белом 5) Зеленый на красном 6) Красный на желтом 7) Красный на белом 8) Оранжевый на черном Желательно использовать четыре первых.
Способы выделения информации	Следует использовать: рамки; границы, заливку; штриховку, стрелки; рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.
Виды слайдов	Для обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов: с текстом; с таблицами; с диаграммами; с рисунками, фотографиями.
Схемы	Как правило, на одном слайде размещается одна схема. Схема располагается в центре слайда, заполняя всю его площадь. Количество элементов на схеме определяется, с одной стороны, ее назначением, а с дугой – элементарным правилом «разумности», с точки зрения зрительного восприятия. Текстовая информация в схеме должна хорошо читаться. Поэтому размер шрифта определяется в соответствии с требованиями к тексту, представленными выше. При выборе цветовой гаммы и конфигурации объектов схемы помните, что схема – это наглядный образ содержания. Внешний вид схемы должен гармонично сочетаться с другими слайдами презентации.
Рисунки, фотографии	Четкость, качество исполнения самих фотографий и рисунков; Соответствие фотографий, рисунков (как зрительного ряда) текстовому содержанию (фото и рисунки необходимо подписывать); Разумное дозирование количества фотографий и рисунков в презентации и на одном слайде (как правило, это 3-5 изображений для иллюстрации одной идеи). Размещение фотографий и рисунков на слайде должно отвечать общим дизайн-эргономическим требованиям экранного представления информации; Для облегчения «веса презентации», т.е уменьшения объема файла фотографии рекомендуется представлять в сжатом виде.
Диаграммы и таблицы	Текстовая информация в таблице должна хорошо читаться. Шрифт таблицы может быть на 1 – 2 пункта меньше, чем основной текст на слайде. Одну таблицу можно разместить на нескольких слайдах (с сохранением заголовков) во избежание мелкого шрифта. Таблица может стать более наглядной, если использовать приемы выделения цветом отдельных областей таблицы. Размер и вид диаграммы на слайде определяется в соответствии с требованиями эффективного восприятия наглядной и текстовой информации. С точки зрения восприятия графических объектов, на одном слайде рекомендуется размещать не более 3-х круговых диаграмм. Тип диаграммы должен соответствовать типу отображаемых данных Данные и подписи не должны накладываться друг на друга и сливаться с графическими элементами диаграммы. Если при форматировании слайда есть необходимость пропорционально уменьшить размер диаграммы, то размер шрифтов должен быть увеличен с таким расчетом, чтобы текстовая информация читалась. Таблицы и диаграммы лучше размещать на светлом или белом фоне При демонстрации таблиц и диаграмм уместно последовательное появление текстовой информации, что достигается с помощью настроек анимационных эффектов. При этом следует придерживаться правил: единство стиля подачи материала; удобство восприятия текстовой и наглядной информации.

Советы по подготовке презентаций от ДЕЙЛА КАРНЕГИ

Эффективная подача презентации достигается за счет выполнения четырех общепринятых этапов — четыре «П»: планирования, подготовки, практики и презентации:

Планирование

Определение основных моментов доклада на основе анализа аудитории.

Опишите отношение вашей аудитории к данной теме - ее знания и искушенность, потребности, желания и цели. Спросите себя: «Насколько аудитория посвящена в эту тему?»

Определите цель презентации, и как она соотносится с ожидаемыми результатами. Вы стремитесь что-то донести до аудитории, убедить ее, научить, мотивировать свое мнение? Когда цель точно сформулирована, ее легче достичь.

Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Используйте общие и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели доклада.

Подготовка

Формулировка доклада, подготовка структуры и времени показа презентации.

Определите важность вашего сообщения. Спросите себя: «Почему это сообщение так важно для меня?»

Сформируйте структуру презентации, поставив ее в центре доклада и выделив ключевые моменты, опирающиеся на факты.

Подготовьте хорошее начало презентации, заслуживающее внимания. Задайтесь каким-либо вопросом, удивите аудиторию или приведите в пример какой-либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5% до 10% презентации.

Определите главные идеи доклада и обоснуйте их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Имейте в виду, что все основные идеи должны быть связаны с темой доклада. Учитывая, что слушатели помнят от 4 до 6 разных позиций, тщательно отбирайте главные идеи. Они должны составить от 80% до 85% презентации.

Подготовьте хорошее завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее запоминающееся впечатление. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Также может быть эффективным возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какую реакцию вы ожидаете от слушателей. Завершение должно занимать от 5% до 10% презентации.

Практика

Просмотр презентации, репетиция и получение отзывов; пробуждение интереса у аудитории и приобретение уверенности в презентации.

Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации.

Презентация

Абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории и донесение до нее важности вашего сообщения.

С точки зрения профессионала проведение презентации следует считать привилегией, которая требует высокой степени ответственности, зато предоставляет дополнительные возможности.

С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.

Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга.

Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней, и учтите их при подготовке следующей презентации.

В ходе сеанса вопросов и ответов возникает много противоречий и сомнений, но они также дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Кроме того, вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию.