Составление счетов-фактур
Содержание Тома 2 "Первичные документы"
Поисковый регистр Тома 2 "Первичные документы"
Единый поисковый регистр электронных версий бераторов
Фирмы и предприниматели могут заниматься разными видами деятельности: продавать товары или продукцию собственного производства, выполнять работы или оказывать услуги.
Однако каждый раз наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т.п.), необходимо оформлять и счет-фактуру. Таково требование Налогового кодекса.
Счета-фактуры также оформляют:
- при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг);
- при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг);
- при получении от покупателя аванса;
- при выполнении строительно-монтажных работ, если построенные объекты будут использоваться для собственных нужд фирмы;
- при аренде муниципального или федерального имущества;
- при покупке товаров (работ, услуг) у иностранных поставщиков, не зарегистрированных в России в качестве плательщиков НДС.
Кроме того, счета-фактуры должны выписывать и те фирмы и предприниматели, которые используют освобождение от уплаты НДС либо продают товары или услуги, освобожденные от налога. Выставляя в этих случаях покупателям счета-фактуры, бухгалтер делает в них запись "Без налога (НДС)".
Не должны составлять счета-фактуры фирмы:
- продающие товары в розницу за наличный расчет;
- реализующие работы и услуги населению независимо от формы оплаты;
- оформляющие прием денег от покупателей на бланках строгой отчетности;
- не являющиеся плательщиками НДС (фирмы, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности или переведенные на уплату единого налога на вмененный доход);
- банки, страховые фирмы и негосударственные пенсионные фонды (по тем операциям, которые в соответствии с Налоговым кодексом освобождены от НДС).
Кроме того, не нужно выписывать счета-фактуры по операциям купли-продажи ценных бумаг. Исключение - брокерские и посреднические услуги.
Как правило, счета-фактуры подписывает руководитель компании, главный бухгалтер или иные уполномоченные лица.
Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают покупателю (заказчику), второй - в бухгалтерию. Сделать это нужно не позднее пяти дней с момента получения аванса или с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг).
Со 2 сентября 2010 года счета-фактуры можно составлять в электронном виде. Главным условием для этого является взаимное согласие сторон сделки и наличие совместимых технических возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде установлен приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. N 50н.
На основании полученного счета-фактуры покупатель принимает к вычету сумму НДС, предъявленную поставщиком товаров (работ, услуг). Для этого должны быть выполнены условия:
- купленные ценности оприходованы (работы выполнены, услуги оказаны);
- купленные ценности (работы, услуги) приобретены для проведения операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;
- на купленные ценности (работы, услуги) есть счет-фактура, в котором выделена сумма НДС.
Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, сумму НДС к вычету не принимают.
Для того чтобы принять к вычету сумму НДС с перечисленного аванса, необходимо иметь следующие документы:
- счет-фактуру;
- документы, которые подтверждают перечисление аванса;
- договор, которым предусмотрено перечисление предоплаты.
Выписанные счета-фактуры регистрируют в книге продаж, а счета-фактуры, полученные от поставщиков, - в книге покупок. Хранят счета-фактуры в журналах учета выставленных (полученных) счетов-фактур.
Счет-фактура
Для счета-фактуры предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры приведен в статье 169 Налогового кодекса РФ. В типовом бланке все эти реквизиты есть.
Рассмотрим наиболее важные особенности заполнения счета-фактуры.
Все выписываемые фирмой счета-фактуры нужно нумеровать в хронологическом порядке. Если у компании есть обособленные подразделения, то необходимо каждому из них присвоить свой цифровой код. Его нужно указывать через дробь после номера счета-фактуры. Например, обособленному подразделению присвоен код 102 и оно выставляет первый счет-фактуру, значит нумерация будет выглядеть так: "1/102".
Обратите внимание: цифровой код каждого подразделения должен быть закреплен в учетной политике.
В строке 1а указывают порядковый номер исправления и дату его внесения в документ. Если счет-фактура составлен до внесения в него изменений, в этой строке ставят прочерк. Если же позже в документ необходимо будет внести исправления, то нужно будет составить счет-фактуру с правильными данными. Дата и номер у него останутся прежними, а в строку 1а записывают дату исправления и номер счета.
Обратите внимание: если ошибки в счете-фактуре не препятствуют налоговикам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, их наименование, стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, то новые экземпляры счетов-фактур составлять не нужно.
В строке 2 необходимо указать полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами.
В строке 2а "Адрес" нужно указать адрес продавца в соответствии с его учредительными документами (так называемый "юридический адрес"). Налоговые агенты, приобретающие товары (работы, услуги) у иностранных фирм или арендующие (покупающие) госимущество, указывают в этой строке адрес продавца (арендатора), за которого они платят налог.
В строке 2б "ИНН/КПП продавца" указывают ИНН и КПП фирмы-продавца. Налоговые агенты, покупающие товары (работы, услуги) у иностранных компаний, в этой строке ставят прочерк. Налоговые агенты, арендующие (покупающие) госимущество, указывают в этой строке ИНН и КПП продавца (арендодателя), за которого они платят налог.
В строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" и строке 4 "Грузополучатель и его адрес" нужно указать почтовые (фактические) адреса. Однако если грузоотправитель и продавец - это одно и то же лицо, то в строке 3 пишут "он же". Налоговые агенты, приобретающие товары (работы, услуги) у иностранных фирм или арендующие (покупающие) госимущество, в строках 3 и 4 ставят прочерки.
Строку 5 "К платежно-расчетному документу N" заполняют, если фирма получила аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг). В эту строку нужно записать номер и дату платежного поручения, по которому вы получили аванс. Если же оплата произведена наличными, то сюда записывают номер и дату кассового чека. При безденежных формах расчета в этой строке ставят прочерк. Налоговые агенты, приобретающие работы или услуги у иностранных фирм, записывают в эту строку номер и дату платежного поручения на перечисление налога в бюджет. Налоговые агенты, арендующие или покупающие госимущество, указывают в этой строке номер и дату платежного поручения на оплату аренды или купленного имущества.
Налоговые агенты, приобретающие товары у иностранных фирм, записывают в эту строку номер и дату платежного поручения на оплату купленного товара.
В строке 6 указывают полное или сокращенное наименование покупателя, в строке 6а - его юридический адрес, а в строке 6б - его ИНН и КПП.
В строке 7 указывают наименование валюты и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют, в том числе при безденежных формах расчетов.
Обратите внимание: наименование валюты является единой для всех обозначенных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав.
В графе 1 нужно отразить наименование отгруженных товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) или переданных имущественных прав. При получении аванса (в том числе частичного) в этой графе записывают наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг) или имущественных прав. В графах 2 и 2а указывают единицу измерения: код и ее условное обозначение (национальное) при возможности указания. Если эти показатели отсутствуют, ставят прочерк.
Количество отгруженных товаров (работ, услуг) проставляют в графе 3.
В графе 4 указывают цену единицы товара без НДС. Если товары продают по государственным регулируемым ценам, то в стоимость единицы товара включают и НДС. Общую стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав без НДС указывают в графе 5.
Если компания не является плательщиком акциза, то в графу 6 нужно вписать "без акциза".
В графе 7 указывают ставку НДС, по которой облагают проданные товары (работы, услуги), - 0%, 10% или 18% либо расчетные ставки - 10%: 110% или 18%: 118%.
В графе 8 указывают сумму НДС, которая должна быть получена от покупателя, а в графе 9 - общую стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС.
Обратите внимание: все денежные показатели в счете-фактуре (графы 4-6, 8 и 9) должны быть указаны в рублях и копейках (долларах и центах, евро и евро центах).
Если фирма освобождена от уплаты НДС или продает товары (работы, услуги), не облагаемые этим налогом, то в графах 7, 8 пишут "без НДС".
При получении аванса (в том числе частичного) в графе 8 указывают сумму НДС, определяемую по расчетным ставкам 18%: 118% или 10%: 110%, а в графе 9 - сумму полученного аванса.
Графы 10, 10а, 11 заполняют в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия. Страну происхождения товара - цифровой код и краткое наименование, которое соответствует ему в соответствии с Общероссийским классификатором, - указывают в графах 10 и 10а. В графу 11 вписывают номер таможенной декларации.
Если фирма продает товары, местом происхождения которых является Россия, то в графах 10, 10а, 11 ставят прочерки.
При получении аванса (в том числе частичного) в строках 3 и 4, а также в графах 2-6 и 10-11 ставят прочерки.
Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер фирмы либо иные уполномоченные лица.
Электронный счет-фактуру подписывают электронной цифровой подписью руководителя либо иных уполномоченных лиц (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Полученные и выданные счета-фактуры хранят в архиве организации четыре года. Образец заполненного счета-фактуры смотрите далее.
Приложение N 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 26.12.2011 N 1137
Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения