ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
«Определение приоритетности выполняемых дел»
Цель: приобрести практические навыки в определении приоритетности дел, намеченных руководителем к исполнению, и принятии решений по делегированию полномочий.
Исходные данные: перечень дел, которые намечены менеджером к выполнению на ближайший период:
| № п.п | Перечень дел намечаемых менеджером к выполнению в течении дня | Критерий | Группа | Решения в отношении делегирования дел и персонально | ||
| Срочность (да/нет) | Важность (да/нет) | |||||
| Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции | ||||||
| Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта | ||||||
| Консультация у юриста | ||||||
| Посещение выставочного центра | ||||||
| Работа с текущей корреспонденцией | ||||||
| Подготовка документов для сдачи в архив | ||||||
| Передача документов в архив | ||||||
| Проведение совещания по организации рекламной компании | ||||||
| Подготовка к совещанию по вопросам повышения эффективности сбытовой деятельности | ||||||
| Прием сотрудников по личным вопросам | ||||||
| Изучение нормативных документов | ||||||
| Встреча с представителем фирмы «Smit and Brok» | ||||||
| Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников | ||||||
| Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего инженера |
Задание:
1. Разделите приведенные в таблице дела менеджера-начальника отдела сбыта промышленного предприятия по критериям срочности и важности;
2. Отнесите каждое дело к той или иной группе;
3. Примите решение в отношении порядка выполнения дел (лично, делегированием по возможности, делегированием). В случае делегирования дел укажите их конкретных исполнителей (по должности).
Решить эту проблему помогает так называемое правило Эйзенхауэра, предложенное американским генералом Эйзенхауэром. Оно является простым вспомогательным средством, которое помогает определять приоритеты в выполнении дел.
Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела:
| Срочно выполнять |
| По возможности делегировать |
| К |
| Дела делегировать |
Срочность
В соответствии с этим правилом дела в зависимости от степени срочности и важности подразделяются на 4 группы:
1. Срочные / важные;
2. Срочные / менее важные;
3. Менее срочные / важные;
4. Менее срочные / менее важные.
Дела группы 1 руководитель должен выполнять сам, причем в первую очередь.
Дела группы 2 должны быть делегированы менеджером другим исполнителям. Основная опасность дел данной группы состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель подпадает под «тиранию» требований срочности их выполнения и в результате полностью отдается выполнению их. Возможность делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их выполнения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков выполнения этих дел.
Дела группы 3. По данной группе несрочных дел менеджеру рекомендуется сначала перепроверить степень важности дел, далее определить возможность их делегирования (полностью или частично) другим исполнителем. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых дел. Если дело не может быть делегировано, то менеджер взяться за его выполнение сам.
Основная опасность задач данной группы состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кротчайшие сроки.
Дела группы 4. Данная группа дел включает несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя, от них следует воздерживаться. Чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «К» на рис. выше).
Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствием с принципом Эйзенхауэра, то значительно повысите свою производительность (продуктивность, результативность), сможете:
1. Начинать работу с важнейших дел и концентрированно заниматься исключительно ими;
2. Исключить задачи, которые могут быть выполнены другими исполнителями;
3. Разгрузить себя для действительно важных дел;
4. Втянуть своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исключения не только менее важные (рутинные) дела;
5. Увеличить требовательность к подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями;
6. Решать задачи в соответствии с их неотложностью;
7. Достигать наилучшим образом поставленных целей в условиях сложившихся обстоятельств.
Используя принцип Эйзенхауэра, следует выполнить следующее практическое задание.
Задача «структура рабочего времени менеджера»
1
1 – Работа над планами развития фирмы, 3%;
2 – Незапланированные встречи, 12%;
3 – Поездки, осмотры, 6%;
4 – Работа с корреспонденцией, 20%;
5 – Разговоры по телефону, 6%;
6 – Запланированные встречи, заседания, 53%.
На рисунке приведено распределение рабочего времени менеджера руководителя фирмы при 60 – 70-часовой рабочей неделе.
Оцените эффективность использования менеджером рабочего времени.
Предложите рекомендации по повышению эффективности использования данным менеджером рабочего времени.
«Делегирование задач (деятельности) менеджера»
Цель: получить навыки использования эффективного средства менеджмента – делегирования дел (задач).
Делегирование – это передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с задачей (деятельностью) для ее выполнения должны также делегироваться необходимая компетенция и ответственность в специальной сфере (функциональная ответственность). При этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство.
Существуют мнения, что делегирование имеет несколько весьма важных положительных характеристик. Вам следует отметить те из них, с которыми вы лично согласны. Делегирование:
1. Помогает руководителю разгрузиться и высвободить время для важных задач (например, собственно управленческих функций);
2. Способствует использованию профессиональных знаний и опыта соответствующих сотрудников;
3. Стимулирует раскрытие способностей, инициативы, самостоятельности и компетенции подчиненных;
4. Способствует повышению мотивации в работе и квалификации сотрудников, удовлетворенности их работой, особенно если им доверяется исполнение ответственных дел;
5. Позволяет специалисту увеличить ресурсы его времени;
6. Облегчает специалисту выполнение его функций.
Далее следует ответить на следующие вопросы по делегированию:
1. Дает ли что-либо делегирование подчиненным? Если дает, то что именно?
2. Кому и какие выгоды дает делегирование?
3. Почему, несмотря на существенные преимущества делегирования, оно редко используется в практической деятельности?
4. Каковы внутренние причины, по которым менеджеры используют возможности делегирования?
5. Каковы внешние причины слабого использования делегирования?
6. Каким образом можно менеджеру преодолеть свое внутреннее сопротивление делегированию?
7. Каким образом можно менеджеру преодолеть внешнее сопротивление делегированию?
8. Какие существуют условия успешного делегирования?
9. На какой период может осуществляться передача менеджером задачи (деятельности) подчиненному?
10. Какое количество задач (дел, поручений) может быть передано подчиненному?
11. Когда, в каких случаях менеджере следует делегировать задачи (деятельность)?