Карта консультации от 10.07.2019
Татьяна, добрый день.
Проанализировав итоги консультации, мы выделили следующие ключевые моменты, на которые вам следует обратить внимание.
Мы постарались их привести в систему, чтобы вам было проще выбрать приоритеты и понять с чего лучше начать действовать.
Направление 1. Внутренняя среда организации:
Важно, в первую очередь, навести порядок в деятельности сотрудников. В этом помогает документальное оформление процессов, регламентов и алгоритмом (можно в бумажном варианте, можно в электронном виде (в зависимости от того, как проще будет пользоваться этими документами)
N.B.
- Цель написания любого документа – сделать его руководством к действию для сотрудников, то есть постоянным рабочим документом, и обязательно четко контролировать выполнение принятых норм, пока это не дойдет до автоматизма.
Польза:
1. Систематизируете свои процессы, генерируете новые мысли, так как сразу видите, где и чего не хватает.
2. Вовлекаете свой персонал в процесс создания, описания, улучшения процессов (сами сформулировали - сами выполняют – повышаем мотивацию и снимает сопротивление)
3. Можно «прибираться» постепенно:
- составить перечень необходимых документов
- расставить приоритеты в проработке (приоритеты расставляем по критериям: быстро решит проблему, не требует много времени на проработку, быстро приведет к нужному результату)
4. В конечном итоге получаете пакет документов, который можно использовать:
А) быстрая адаптация персонала
Б) оценка работающего персонала
В) построение системы обучения.
Г) масштабирование бизнес
После написания и принятия коллективом регламентирующих документов -
этап внедрения:
- совместное обсуждение что и как нужно делать (на разных уровнях: с исполнителями и линейным руководителем, которым по праву может называться ваш старший воспитатель)
Особое внимание стоит уделить правилам корпоративной культуры и ценностей в вашей компании (правила работы в компании, нормы поведения, что поощряется, что не допускается, структура компании, соподчиненность и т.д.)
Отдельны блоком: документы, регламентирующие работу учреждения:
стандарты чистоты, безопасности, алгоритмы действий при проверках, работа с контролирующими органами и т.д.
Направление 2. Финансовая дисциплина в компании.
Финансы и бюджетирование. Точка безубыточности. Формы финансовой отчетности сотрудников.
Здесь же мне кажется важным
А) создание системы планирования: у каждого сотрудника должен быть рабочий план, где вы ставите задачи (с том числе и постановка задач на финансовый результат работы каждого сотрудника, который влияет на продажи, работает с клиентами, оказывает сервис)
Б) необходимо построить и систему контроля за выполнением поставленных задач, и обязательное подведение итогов работы компании, как на индивидуальном уровне с каждым сотрудником, так и на общих собраниях.
N.B. Очень рекомендуем вам создавать - продумать, сделать пилотный запуск, а потом откорректировать эти системы вместе с вашим старшим воспитателем. В будущем оперативные работы по планированию и контролю должна организовывать именно она.
Направление 3. Внешняя среда организации:
Система работы с клиентами:
Лучше всего начать с диагностики существующей системы продаж, чтобы понять, какие элементы больше всего сейчас проседают (это не сложно!)
После этого нужно браться за те места, изменения в которых принесут вам быстрый результат (то есть увеличение количества клиентов, расширение среднего чека, повышение прибыли в итоге)
Из регламентов нужно прописать и обучить сотрудников простым вещам:
- правила работы с клиентами
- правила сервисного обслуживания клиентов
- продажи (что делают, как делают, что говорят)
- инструменты продвижения ваших услуг
- работа с жалобами и рекламациями клиентов
Направление 4. Работа над повышением компетенции руководителя
- Собственные правила работы и ведения бизнеса (для собственника бизнеса). Обязательно к исполнению, важно не нарушать собственные правила!
- Определение проблемных зон в управлении и исправление их (делегировать процессное управление после подготовки помощника – старшего воспитателя. Подумать над системой "Добрый и злой полицейский")
- Воспитание своего помощника (должен быть предан вам, для этого нужно определить его мотиваторы и ценности!) Обучить управленческим компетенциям старшего воспитателя.
Дополнительные рекомендации (стоит обратить на эти вопросы внимание)
1. Контролировать корпоративную культуру в компании (нельзя допускать появления правил и ценностей, которые противоречат вашим!)
2. Если собрались что-то менять, сразу же продумайте и заложите время на контроль: что и как будите контролировать, как оценивать, как давать обратную связь. Иначе усилия будут напрасными.
3. Подумать о собственном стиле управления: пока больше похож на либеральный (попустительский), но к этому стилю не готов ваш коллектив, используют скорее во благо себе, чем компании!
4. До открытия второго этажа необходимо составить финансовый план и просчитать финансовую отдачу, планируемые сроки, риски. Продумать вопросы о количестве и качестве персонала, привлечении и удержании клиентов и т.д.
5. Сделать взаимовыгодной систему перерасчетов для клиентов.
6. Отдельный вопрос по специалисту, который сейчас арендует у вас помещение, работает на вашей клиентской базе, пользуется вашей репутацией, вашим административным персоналом, а вы реально теряете прибыль. Такие отношения вам точно не выгодны.
7. Мы не зря задали вам вопрос, какое направление бизнеса для вас приоритетно. Если все-таки услуги детского сада, тогда надо пересмотреть концепцию вашей подачи в соц. сетях, так как там больше информации и акцент на детский центр.
8. Вам лучше всего оставить за собой роль стратега, вы видите пути развития, новые горизонты, вам это интересно и зажигает – возможно, поэтому нет большой «любви» к рутинным оперативным процессам. Делайте то, что вы любите, вы можете себе это позволить при одном условии – у вас в оперативном управлении есть надежный и проверенный человек, которому вы доверяете. Он все сделает за вас своими руками – ваша ключевая задача – воспитать, знать мотиваторы к работе и контролировать вашего «наместника»
Варианты взаимодействия:
1. Вместе составить перечень регламентирующих документов по выше перечисленным направлениям, выбрать приоритету и последовательность создания
Поделиться образцами документов (стандартов, правил, регламентов, алгоритмов) – прописываете сами
2. 1+ проверить и откорректировать, созданные вами документы, дать рекомендации по содержанию и внедрению
3. После дополнительных консультаций с вами, мы можем взять на себя составление всех документов, вы только утверждаете.
4. Есть еще один вариант, мы прописываем все документы (либо по выбору) вместе с вашим старшим воспитателем, вы оставляете за собой контролирующую функцию и окончательное утверждение (это одна из возможностей воспитать и вырастить надежного помощника).