Лекция «Документация хозяйственных операций» для группы Бух 9-9
Методические рекомендации
При изучении темы необходимо выяснить понятие документации как элемента метода бухгалтерского учета; классификацию документов.
Вопросы:
1. Бухгалтерские документы и их значение.
2. Требования, предъявляемые к документам.
3. Классификация документов.
4. Документооборот и организация составления документов. Хранение документов.
Литература:
1. ФЗ РФ от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 06.07.2019 г.).
2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105.
Вопрос 1. Бухгалтерские документы и их значения.
Термин, документ, происходит от латинского DOCUMENTUM, что значит – доказательство, свидетельство
Бухгалтерский документ – это письменное доказательство, соответствующей формы и содержания, факта осуществления хозяйственной операции, или письменное распоряжение на право ее выполнения. Запись, не засвидетельствованная соответствующим бухгалтерским документом, является не действительной и не может быть зафиксирована в учете. Документация – важный источник информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая служит средством контроля за работой отдельных материально-ответственных, служебных лиц предприятия в целом.
Документация – это совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции, а также выполнение записей в системе счетов бухгалтерского учета. Кроме того, она является элементом метода бухгалтерского учета. Отображение объектов учета (операций и процессов) в первичных бухгалтерских документах называется первичным учетом. Первичный учет – это первый этап учетного процесса, который охватывает первичное наблюдение за производственно-финансовой деятельностью предприятия, измерение объектов учета и их регистрацию.
Вопрос 2. Требования, предъявляемые к документам.
Основа бухгалтерского учета – это документирование. Именно поэтому к оформлению и содержанию документов предъявляются строгие требования. В нашей стране определены единые государственные правила и требования относительно составления документов. Эти правила определены «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 и ФЗ № 402-ФЗ от 06.12. 2011 г. «О бухгалтерском учете».
Документы должны иметь все необходимые показатели, которые характеризуют оформленные ими хозяйственные операции. Эти показатели называются реквизитами. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и содержать такие обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дата и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции;
- правильность ее оформления;
- личная подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Все документы, которые составлены на отпуск денежных, материальных и расчетно-кредитных операций должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером хозяйственного субъекта. В документах на выдачу и прием денежных средств и других активов должны быть подписи лиц, которые удостоверяют факт их получения или отпуска. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в документах могут быть дополнительные реквизиты, которые определяются характером отображенной в документе хозяйственной операции, Например, в необходимых случаях в документах указывают адреса сторон, которые принимали участие в осуществлении операции, номера счетов в коммерческих банках и др.
В соответствии с требованиями к документам, они должны быть составлены во время осуществление хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Записи в документах необходимо делать чернилами, шариковой ручкой, химическим карандашом, а также на печатных машинках и принтерах. Не допускается заполнение документов красным цветом. Допущенные в документах ошибки можно исправлять только с соблюдением соответствующих правил. Все неправильные записи должны быть аккуратно зачеркнуты. Рядом необходимо осуществить нужную запись, сопровождая его надписью «исправленному верить», указав дату исправления и подтвердив подписи тех лиц, которые сделали исправление.
В первичных документах, которые предназначены для учета денежных средств (кассовые ордера, платежные поручения и др.) исправления не допускаются. Такие документы аннулируются. Сумма в таких документах указывается не только цифрами, но и прописью. Во всех документах цифры и текст должны быть написаны четко и разборчиво, понятными и четкими должны быть подписи лиц.
Ответственность за правильность составления документа несет лицо, которое составило и подписало документ.
В настоящее время в бухгалтерском учете все шире используются средства компьютеризации. В этих условиях в документах должны быть реквизиты, которые определены требованиями к документам. Кроме того, предприятие обязано за свой счет изготовить копии документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, правоохранительных органов.
Вопрос 3. Классификация документов.
Для оформления различных хозяйственных операций используются разнообразные по форме и содержанию документы. Для лучшего понимания их назначения и порядка заполнения, а также обеспечения правильного их использования, все документы классифицируют по однородным признакам. Классификация бухгалтерских документов проводится по таким признакам: назначение, содержание, порядок составления, количество учетных записей, способ оформления, место составления.
1. По назначению бухгалтерские документы разделяют на:
– Распорядительные – содержат распоряжение, задание руководителя или других лиц на право осуществления операций (наряд на подрядную работу, поручение на получение ценностей, платежное поручение, чек на получение наличности и др.).
– Исполнительные – оформляются после выполнения операций, они подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (накладная, квитанция, прибыльный кассовый ордер, счет-фактура). Для материально ответственных лиц такие документы являются оправдывающими о расходовании денежных средств и хозяйственных активов.
– Бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии на основании данных распорядительных и исполнительных документов (расчеты оплаты труда, налогов, распределения общепроизводственных расходов, амортизации, справки и расчеты, составленные в бухгалтерии). Эти документы не имеют самостоятельного смысла, а используются для упрощения и сокращения учетных записей.
– Комбинированные – сочетают признаки распорядительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. В таких документах дается распоряжение на выполнение операции и подтверждается факт ее осуществления. Иногда в таких документах указывается корреспонденция счетов (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно-заборная карта). При условии их использования сокращается количество учетных записей, это облегчает бухгалтерскую обработку документов, сокращает расходы труда и бумаги.
2. По содержанию или характеру отображения хозяйственных операции документы разделяют на:
- Материальные
- Денежные
- Банковские
- Расчетные.
3. По порядку составления документы разделяют на:
– Первичные – составляются в момент осуществления хозяйственной операции или после ее окончания (накладная, акт, чек, кассовый ордер).
– Сводные – составляют на основании данных, сгруппированных по определенным однородным признакам первичных документов (отчет кассира и материально ответственных лиц, авансовые отчеты, реестры).
4. По количеству учетных записей документы делятся на:
– Однострочные, которыми оформляют операции оприходования или расходования одного вида ценностей
– Многострочные – содержат несколько позиций, видов ценностей.
5. По способу оформления операции бухгалтерские документы разделяют на:
– Одноразовые, заполненные на одну операцию.
– Накопительные, учитывают хозяйственные операции за промежуток времени.
6. По месту составления документы разделяют на:
– Внутренние
– Внешние
– Служебного использования.
Вопрос 4. Документооборот и организация составления документов.
Хранение документов.
Важная роль в правильности принятия управленческих решений принадлежит документам в том случае, если они правильно составлены и своевременно предъявлены в бухгалтерию для проработки. Работники бухгалтерии проводят проверку поступивших документов в соответствии с реестрами или сводными документами по учету данных объектов (отчет кассира).
Период от составления документа (его выписки) до сдачи в архив, называется документооборотом. Чем более коротким и рационально организованным будет этот период – наиболее объемный и трудоемкий процесс в учете – тем эффективнее он будет содействовать организации учетной работы в целом.
Основные этапы движения документов:
- составление и регистрация первичных документов хозяйствующего субъекта и поступление от сторонних организаций;
- выполнение и проработка первичных документов ответственными лицами в структурных подразделениях;
- передача документов в бухгалтерию;
- организация хранения документов в архивах (текущем и постоянном).
Документооборот на предприятиях определяется главным бухгалтером, который должен определить персональную ответственность работников за документы, с которыми они работают, и сроки их проработки.
Утвержденный порядок обработки информации первичных документов, в котором указаны сроки составления, передачи в бухгалтерию и проработки называется графиком документооборота. Его назначение – предусмотреть рациональные сроки прохождения бухгалтерского документа, минимизировать сроки пребывания его на каждом рабочем месте. Распределение обязанностей по приему документов от ответственных лиц и их проработке закрепляется в должностных инструкциях учетных работников и графиках документооборота. График документооборота разрабатывается в бухгалтерии под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем.
Составленные в структурных подразделениях документы и принятые от других предприятий, поступают в бухгалтерию, где они проверяются и обрабатываются.
Проверка документов осуществляется по:
- форме (заполнение реквизитов, правильность их заполнения);
- существу (правильность отображения операций, ответственность документа);
- законности;
- арифметической правильности (правильность подсчетов).
В случае выявления незаконности осуществления операции, подделки подписей, документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия необходимых мер. После проверки документов проводится: их группировка, расценка, сводка и контировка.
Группировку документов проводят по каждому объекту в зависимости от содержания хозяйственных операций. Например, документы по расходованию кормов группируют по складам, фермам. Таксировка документов осуществляется в тех случаях, когда в них проставлен только натуральный измеритель, что определяет необходимость проставления цены и оценки хозяйственных операций в денежном измерителе.
Для сводки групповых данных составляют накопительные и группировочные ведомости или иные документы, которые служат основой для записей в регистры аналитического и синтетического учета.
Контировка документов - это указание корреспондирующих счетов, на которых предстоит отобразить хозяйственную операцию, которая оформленная первичным документом. Она может проводиться по каждому первичному документу или их группе.
Обработанные документы подлежат оперативному бухгалтерскому погашению, чтобы исключить возможность их повторного использования. Документы, которые прошли первичную обработку должны иметь отметку об их записи в особый регистр.
Последним этапом документооборота является формирование дел для организации их текущего и долгосрочного хранения в архивах. В бухгалтерии предприятия организуется текущий архив, предназначенный для хранения документов, реестров бухгалтерского учета до передачи их в специальные архивные учреждения.
До передачи в общей архив бухгалтерские документы субъекта хозяйствования хранятся в специальных помещениях или закрытых шкафах в строго определенном порядке (месяцах, годах, видах товаропроизводителей, материально-технических ресурсов и т. д.). За надлежащее хранение документов на протяжении установленного срока ответственность возложена на руководителя.
Дела из бухгалтерского архива выдаются специалистам хозяйства, руководителям подразделений лишь по письменному разрешению руководителя и главного бухгалтера. Обязанности архивариуса выполняет работник бухгалтерии соответственно приказу руководителя.
В случае потери или уничтожения документов из архива проверку оснований проводит комиссия, назначенная руководителем предприятия. Результаты ее работы оформляются актом, о чем информируются соответствующие органы.
Документы бухгалтерского учета и отчетности можно разделить на документы, необходимые для использования в практической работе сроком до 3-х лет, которые после этого подлежат уничтожению; и документы, которые имеют научно-историческую ценность, которые хранятся в районных архивах. Так, годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно, первичные бухгалтерские документы – не менее 5 лет после завершения отчётного года.
По истечении срока сохранения документы уничтожаются. Изъятие документов из архива проводится комиссией с участием представителя районного архива. Изъятые документы из архива сдаются предприятиям, которые занимаются заготовкой вторсырья. Квитанция таких организаций является оправдательным документом. Акты на изъятие дел и квитанции на утилизацию документов находятся у главного бухгалтера.
Вопросы для самопроверки:
Выполнить тестовые задания:
1. Для чего предназначены учетные документы (регистры):
а) для учета запасов;
б) для контроля и упорядочением обработки данных на основании первичных документов;
в) для ревизии деятельности предприятия.
2 .Ответственность за несвоевременное составление первичных документов несет:
а) бухгалтер;
б) директор;
в) лицо, которое обязано составлять и подписывать документы.
3. Расчетно-платежная ведомость относится к категории документов:
исполнительным;
а) бухгалтерского оформления;
б) комбинированным;
в) распорядительным.
4.Когда должны составляться первичные документы?
а) в момент совершения хозяйственной операции или после ее совершения;
б) в конце рабочего дня;
в) лишь после совершения хозяйственной операции.
5.Что такое документооборот?
а) указания по заполнению документов, применяющихся на донном предприятии;
б) таблица, в которой приводится описание документов;
в) путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.
6. Как классифицируются документы по назначению?
а) простые и комбинированные;
б) распорядительные и оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные;
в) внутренние и внешние.
7. Укажите группу, в которой приведен внешний документ:
а) выписка с текущего счета;
б) банковский чек;
в) накладная на отпуск продукции в торговую сеть.
8. Вам необходимо создать бланк накладной для оформления операций по передаче из цеха на склад готовой продукции. Сформируйте из предложенных реквизитов минимальный набор, который бы отвечал требованиям законодательства: а. Накладная на внутренне перемещение, b. №, с. Дата d. Наименование организации, e. ИНН
а) a, c
б) а, b, c, d
в) a, c, d
г) Все
д) a, c, d, e
9. При заполнении первичного документа свободные (незаполненные) строки:
а) не заполняются;
б) обязательно прочеркиваются;
в) проставляются нули;
г) заполняются на усмотрение бухгалтера.
10. Термин «контировка» означает:
а) подсчет итоговых алгебраических сумм;
б) указание корреспонденции счетов;
в) контроль за правильностью заполнения обязательных реквизитов;
г) выражение натуральных показателей в денежной оценке.