Унификация – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления и оформления.
Работа по унификации заключается в стандартизации документов, в сокращении числа видов и разновидностей документов, при помощи которых осуществляются функции управления, в установлении круга документов, необходимых для документирования конкретной управленческой функции, в упорядочении элементов оформления документов.
Например, в настоящее время в РФ насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения окон для указания адреса и другим признака, не позволяющим автоматизировать их обработку на почте.
Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандартизация заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р), стандартов предприятий, организаций, учреждений (СТП).
Стандарт – это нормативный документ, устанавливающий обязанности, правила в масштабах всей страны, всей отрасли, всего предприятия и т.п.
Направления унификации:
1. Унификация форматов бумаги. Для подготовки управленческих документов используют стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.» Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841*1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего путем деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Форматы делятся на 3 основных ряда – А, В, С.
|
|
Для изготовления документов используются форматы А4 (210*297 мм), А5 (210*148 мм) в качестве основных, дополнительные А3 (420*297), А6 (105*148).
2. Унификация формы документов. Унификация формы достигается разработкой государственных стандартов. Унификация формы предполагает установление необходимого состава реквизитов документа и их места на стандартном листе бумаги.
Реквизит – это элемент оформления документа.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов.
Стандарты составляются на систему документации.
Система документации – это совокупность взаимоувязанных документов, принимаемых в определенной сфере деятельности.
В результате унификации и стандартизации создаются унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
При создании унифицированных систем документации разрабатываются унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации. Главным принципом разработки унифицированных форм является построение их на основе единой системы, так называемого формуляра-образца.
|
|
Формуляр-образец документа – это модель совокупности унифицированных форм документов. Основой построения формуляра-образца является конструкционная сетка.
Конструкционная сетка – это сетка, образуемая на носителе информации пересечением горизонтальных и вертикальных прямых линий, расстояние между которыми кратно соответственно шагу строки и шагу письма печатных устройств, применяемых для изготовления документов.
Шаг строки – это расстояние между основанием смежных строк документа. Шаг строки составляет 4,25 мм.
Шаг письма – это расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных печатных знаков. Шаг письма составляет 2,6 мм.
Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижение затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку
3. Унификация текстов документов. Унификация текстов заключается в определении необходимого набора информации. Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.