2. Ускоряет процесс просмотра и поиска записей.
Средствами Access производятся следующие операции:
1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных;
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных;
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирование таблиц и аппарата логической алгебры для фильтрации данных;
4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:
- оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы)
-соединение данных из различных таблиц; проведение операций под группами записей, объединенных какими-либо признаками, с расчетами и форматированием вычисляемых полей; отбор данных с применение аппарата логической алгебры(запросы)
-составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
MS Access обладает исключительно мощными и удобными средствами визуального проектирования объектов и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС- на уровне таблиц, форм, запросов, выборок и отчетов.
Система очень дружелюбна и устроена так, что пользователь может быстро научиться составлять макросы (т.е. наборы простых инструкций по управлению данными), затем освоить подготовку собственных приложений (программ) наVBA
Работа с MS Access
Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение. accdb. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
После загрузки Access, ПУСК /ПРОГРАММЫ/MS Accessна экране появитсястартовое окно Приступая к работе в Microsoft Access.С помощью его можно выбрать в каком ключе продолжать работу в Access:
- создать новую БД с нуля, т.е. файл с расширением. .accdb.
- открыть существующую БД
- воспользоваться одним из предлагаемых шаблонов и создать новую БД на основе одного из них.
- Создать новую БД с нуля- Щ.М. по значку Новая база данных дать имя и выбрать куда ее поместить.
- По шаблону щелкнуть мышью по шаблону затем Создать. Все шаблон в окне разбиты на категории, переход между ними по левому краю окна в области Категории шаблонов. Принципиальная разница между ними- либо они на диске или скачиваются из интернета.
Существует учебная БД БОРЕЙ, на которой можно познакомиться с методикой работы с БД.
При старте БОРЕЙ появится предупреждение, говорящее о нажатии кнопку Параметры,расположенную в верхней части окна, для задания настроек безопасности. Откроется ДО П араметры безопасности MS OFFICE. В нем переключатель переводится в положение В ключить это содержимое. Далее ОК Далее появляется регистрационное окно через которое можно войти в БД под определенным именем. и ВХОД и откроется окно БД БОРЕЙ..
В ДО База данных представлены все объекты проектируемой базы
Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros) и Модули (Modules)
Таблицы: В таблицах содержаться поля, в которые помещены данные БД и на них ссылаются все объекты БД. Таблицы являются фундаментом БД. Все связи между таблицами создаются на этом этапе.
Запросы – дополнительно соединяют информацию в таблицах и отфильтровывают данные, которые должны отображаться на экране или в отчёте.
Формы – служат экранным или пользовательским интерфейсом БД. Существует кнопочная форма, являющаяся как бы главным меню БД.
Отчёт – выходные данные.
Макросы и модули – предназначены для автоматизации работы элементов управления и объектов БД.
Посмотрим ленту инструментов и составляющих ее вкладок.
Главная – вкладка позволяет выбрать режим представления данных(режим таблицы или констриктора.),в ырезать,скопировать, вставить. Задать шрифты, произвести некоторые основные операции с записями, а также фильтрацию и сортировку данных.
Создание – расположены команды для создания объектов БД (таблиц, форм,отчетов)
Внешние данные команды обеспечивающие преобразование данных из базы данных,например в таблицы Excel и наоборот - импорт данных из источников различного происхождения.
Работа с базами данных – команды производства различного рода работ с объектами БД, Отображение схемы данных, зависимости между объектами, анализ данных.
Возможны появление других возможных контекстных вкладок, в зависимости от работы с объектом.
Доступна Область перехода, в которой список всех существующих объектов.
Таблица является основным элементом базы данных и состоит из столбцов и строк.
Щелкнув на ярлыке левой кнопкой мыши, вы получите в правой части окна список соответствующих объектов. По умолчанию он действительно выглядит как список: для каждого объекта видно его имя и значок слева
Создание новой таблицы
Чтобы создать новую таблицу, прежде всего, откройте БД, для которой она предназначена. Затем щёлкните на вкладке Таблицы, а в ней на кнопке Создать, тогда Access отобразит ДО Новая таблица
В Access существует 3 методов создания таблиц:
1. Режим таблицы – новую таблицу создают путём ввода данных, непосредственно в пустую БД, подобно вводу данных в электронную таблицу. После ввода данных Access автоматически просматривает данные и создаёт поля соответствующих типов и форматов.
2. Конструктор –: в этом режиме таблицу создают с самого начала, выбирая имена, типы и формат полей. Метод гибок и предоставляет возможность полного контроля над созданием таблицы.
3. Создание новой таблицы с помощью использования шаблонов.