Практика по обработке путевых листов и товарнотранспортных документов
3.1 Порядок заполнения путевых листов
Путевой лист — важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ.
Порядок заполнения путевого листа определяется «Правилами оформления путевой документации на автотранспорте».
Путевой лист до того, как будет отдан водителю заполняется диспетчером организации в следующей последовательности:
- дата выдачи путевого листа ставится в заголовочной части;
- государственные и гаражный номера, модель и грузоподъемность автомобиля, прицепа/полуприцепа;
- фамилия и инициалы лиц сопровождающих;
- время выезда и заезда автомобиля в АТП, по графику работы автомобиля;
- задание водителю в соответствии с заявкой и графиком работы автомобиля.
Заполнение листа происходит перед выездом автомобиля на линию, на линии и после возвращения в АТП. Выданная путевка обязательно должна иметь дату выдачи, штамп, и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
3.2 Выдача путевых листов водителям
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или уполномоченным лицом. Остальные данные заполняют работники владельца автотранспорта и заказчики:
- медицинский работник- осуществляет предрейсовый мед.осмотр водителя и подписью подтверждает состояние здоровья водителя, допускаемого к работе;
- механик КПП ставит печать, дату и фактическое время выезда автомобиля на линию, списывает показания спидометра при выходе на линию. Подписью подтверждает передачу технически исправного автомобиля водителю;
- водитель ставит подпись, тем самым подтверждает принятие автомобиля и задания на работу.
Документы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Ответственность за ее правильное заполнение несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами для обеспечения возможности их одновременной проверки.
3.3 Таксировка путевых листов
Таксировка путевых листов в АТП осуществляется бухгалтером. После подсчета диспетчером основных показателей работы автомобиля, путевые листы передаются бухгалтеру, который заполняет их по данным из предыдущих разделов путевого листа.
При обработке сданного водителем путевого листа дежурный диспетчер или таксировщик автотранспортного предприятия подсчитывает результаты работы автомобиля: время нахождения в наряде, в движении и простое, количество ездок, пробег, в том числе с грузом, количество перевезенного груза и выполненных тонно-километров (у автомобилей-такси — платных километров), расход топлива и др. На основании этих расчетов водителю начисляют заработную плату за отработанную смену.
Линейная практика
4.1 Контроль за прибытием подвижного состава на объекты
4.2 Контроль за выполнением маршрутов движения
Контроль за прибытием и выполнением маршрутов движения подвижного состава на объекты обеспечивает система ГЛОНАСС мониторинга. Она является современным инструментом, который позволяет оптимизировать затраты и ведение бизнеса с использованием автомобильного парка. Система ГЛОНАСС выгодна тем, что ее оборудование дешевле системы GPS, и цена на него постоянно снижается. На фоне массового применения систем навигации в автомобилях, это будет лучшим предложением на рынке.
На данное время бизнес проводит мониторинг и контроль перемещения своего автомобильного транспорта с помощью глобальных систем спутников и различного оборудования спецназначения. Для такого мониторинга на каждый автомобиль компании или частного лица следует установить систему спутникового мониторинга с приемником ГЛОНАСС.
К преимуществам системы мониторинга и слежения ГЛОНАСС можно отнести следующее:
- контроль скоростного режима автомобиля с помощью автомобильного трекера;
- контроль за перемещением, обеспечиваемый маячком ГЛОНАСС;
- контроль режима работы и времени на отдых с помощью тахонрафа;
- наличие тревожной кнопки для безопасности водителя и перевозимого груза;
- контроль расхода топлива;
- обеспечение постоянной связи с водителем автомобильного транспорта.
По многим отзывам руководителей различных компаний, благодаря установке системы мониторинга ГЛОНАСС удается снизить расходы на обслуживания автомобильного парка: уменьшить расходы на топливо, сократить затрачиваемое время на работу, отсутствие возможности использования автомобиля в личных целях водителя, повысить дисциплину водителей и экспедиторов.
4.3 Переключение подвижного состава на другую работу
Оперативное руководство работой подвижного состава на линии осуществляет диспетчерская служба и линейные работники службы эксплуатации АО.
Переключение подвижного состава на другую работу невозможно, так как предприятие занимается специфической деятельностью. При отсутствии Транспортного средства на другом маршруте, после окончания работы на своем маршруте по распоряжению может быть отправлен на другой маршрут.
4.4 Составление диспетчерской информации о ходе выполнения работы
Оперативное руководство работой подвижного состава на линии с момента выпуска его на линию до возвращения в автотранспортное предприятие осуществляет диспетчерская группа, которая составляет суточный план перевозок, выдает водителям и принимает от них путевые листы, дает указания об особенностях предстоящей работы и условиях погоды (снег, гололед и т.п.), наблюдает за своевременным выходом автомобилей на линию. Диспетчерская группа в случае необходимости может переключать автомобили с одной работы на другую, изменять маршруты, обеспечивая этим более производительную работу автомобилей. О выполнении суточного плана диспетчерская группа ежедневно отчитывается. Руководит работой службы эксплуатации начальник эксплуатации, являющийся заместителем директора (начальника) автотранспортного предприятия.
4.5 Средства связи с АТП и объектами перевозок
Средства связи с АТП является: телефонная, коммутаторная и система ГЛОНАСС.
Система ГЛОНАСС является средством связи с АТП и объектами перевозок. Работу системы ГЛОНАСС обеспечивают 24 космических спутника. При этом чтобы определить точные координаты клиентского устройства, достаточно подсоединиться только к четырем спутникам. Этого достаточно, чтобы установить точную широту, долготу, высоту и время.
Устройство, допустим, навигатор ГЛОНАСС, получает от спутника информацию о местонахождении спутника, в котором указывается точное время. Приемник сигнала навигатора сравнивает время получения сообщения от спутника с временем отправки, тем самым определяя точное расстояние до спутника. Если данную процедуру произвести одновременно с четырьмя спутниками, то программа может точно определить местонахождение клиентского устройсва в заданное время. Однако на практике, как обычно, у системы ГЛОНАСС тоже случаются ошибки, и она может указать место с погрешностью на 10, а то и на 100 метров.
Практика в производственном отделе
5.1 Структура и функции отдела
Структура производственного отдела:
- начальник;
- заместитель начальника;
- инженер
Производственный отдел осуществляет оперативное управление перевозками, регулирует ход производственного процесса и координирует взаимодействие всех его звеньев с помощью средств контроля, управления и связи. Данный отдел является основным, так как непосредственно организует и управляет процессом перевозки мусора.
Отдел выполняет следующие функции:
- выпуск ПС на линию, выдачу и прием документации на перевозку грузов и ее подготовку на основании заданий водителям;
- оперативное руководство работой ПС на линии;
- первичную обработку путевой документации;
- составление сменно-суточного отчета (диспетчерского доклада) по выпуску ПС на линию, результатам работы за истекшие сутки и выполнению плана перевозок.
5.2 Функциональные обязанностями работников отдела
Функциональными обязанностями работников является:
- своевременно выявлять поломки автомобиля и устранять их;
- ежедневно проверять автомобиль перед выездом из гаража;
- списывать показания спидометра перед выездом на рейс, и по прибытию;
- списывать показания после прибытия с рейса в гараж;
- ежедневное обслуживание.
5.3 Порядок регистрации и учета транспортных средств, их постановка
на баланс
Постановка на учет транспортного средства юридическим лицом осуществляется в установленном порядке с соблюдением временного регламента:
- прием заявления от представителя компании;
-сверка по компьютеру предоставленных в заявлении данных о ТС и о собственнике автомобиля;
- осмотр машины сотрудниками полиции;
- принятие сотрудниками ГИБДД решения о возможности поставить ТС на учет;
- подготовка и оформление новых документов на транспортное средство;
- сверка и подписание бумаг;
- занесение сведений о собственности и о самом ТС в базу;
- выдача номерных знаков.
5.4 Заполнении карточек учета работы грузовых автомобилей
Карточка учета транспортного средства — это такой документ, который дает возможность иметь целостное представление об автомобилях, что относятся к определенному отделению ГИБДД. Кроме того, с помощью комплекса подобранной информации можно выполнять розыскные и мобилизационные мероприятия с максимальной оперативностью, а также контролировать конструкцию машины в процессе технического осмотра и регистрации.
За достоверность данных в карточке учета автомобиля несет ответственность начальник подразделения автоинспекции.
Так называется учетный документ, посредством которого работники ГИБДД собирают, хранят, обрабатывают и выдают данные относительно:
- транспортных средств, что пребывают в их ведении;
- прицепов к ним;
- владельцев авто и их представителей на законных основаниях;
- бланков регистрационной документации;
- государственных номерных знаков;
- утерянного или украденного транспорта и водительских прав.
Если автомобиль имел еще один регистрационный код, это нужно указать в специальном поле. В идентификационном номере содержится информация о предприятии-изготовителе — первые 3 символа, модели авто — следующие 6 символов, порядковом номере, который назначается на производстве — последние 8 символов.
5.5 Порядок списания автомобилей
На предприятии АО «Чистый город» создана комиссия, которая определяет целесообразность дальнейшей эксплуатации транспортного средства и оформляет свои выводы соответствующим актом. Акт составляется на основании экспертного заключения о техническом состоянии и остаточной стоимости автомобиля или на основании справки из следственных органов о прекращении дела об угоне.
Процедуру списания автомобиля следует начинать с определения оценочной стоимости и амортизации. На основании собранной информации, специалист составляет официальный документ, в котором указано техническое состояние транспорта и его остаточная стоимость. При спорных ситуациях, машина подлежит дополнителному техническому осмотру, на основании которых оценка становится объективной.
На основании данных эксперта-оценщика, руководитель предприятия составляет приказ об утилизации транспорта. Официальные документы на списание авто с баланса организации предоставляются в ГИБДД и утверждаются печатями. Согласно Российскому законодательству, налоги и амортизация оплачиваются в том месяце, когда фактически осуществлялось списание. Расходы, обязательные к уплате, рассчитываются за полный последний месяц, в котором авто снимается с баланса.
После оформления всех документов необходимо уплатить налог на транспортное средство. При расчете налога месяц выбытия автомобиля учитывается полностью.