Анонс: Загранкомандировка. Командировка за рубеж. Особенности учета расходов. Сроки командировки. Оформление. Возмещение расходов. Приказ. Длительность. Продолжительность.
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Длительность служебной командировки за рубеж
Трудовой кодекс РФ не ограничивает срок командировки работника. Как видно из приведенной нормы, в нем говорится о поездке работника "на определенный срок". Ограничения срока командировки (не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути) в настоящее время установлены только в отношении служебных командировок по России (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", применяемой в части, не противоречащей ТК РФ). Таким образом, максимальные сроки для служебных командировок за границу нормативными правовыми актами не установлены. Это означает, что минимальный и максимальный сроки загранкомандировки определяются приказом руководителя организации. При установлении срока командировки работодатель должен учитывать экономическую и организационную обоснованность длительности загранкомандировок.
Обращаем внимание, что в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ максимальные сроки командировок, в том числе за рубеж, могут быть установлены трудовым договором, соглашением, коллективным договором, локальными актами организации (приказом, распоряжением).
Характерно, что применительно к загранкомандировкам во многих нормативных документах встречается понятие "краткосрочные командировки", однако расшифровки этого понятия нет ни в одном из действующих документов. В связи с этим у бухгалтеров на практике возникает вопрос, какова длительность краткосрочных командировок:
- не более 40 дней, как это установлено для служебных командировок на территории России;
- до 60 дней - с этим сроком связаны особенности выплаты суточных при командировках за границу;
- или какой-либо другой срок?
По нашему мнению, учитывая налоговые последствия для командируемого лица и потенциальную возможность потери статуса налогового резидента РФ (в части применения ставки 30% вместо 13% в отношении всех доходов, получаемых физическим лицом), к краткосрочным загранкомандировкам относятся командировки, длительность которых составляет менее 183 дней в календарном году.
Это связано с тем, что согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. При этом гражданство физического лица не имеет значения. Следовательно, физические лица, направленные в зарубежную командировку на срок менее 183 дней в календарном году, признаются налоговыми резидентами РФ.
Напомним, что на налогового резидента РФ распространяются все обязанности налогоплательщиков (п. 2 ст. 11 и ст. 207 НК РФ), но он также приобретает и все права налогоплательщиков - физических лиц, в том числе право на стандартные вычеты (ст. 218 НК РФ).
На кого распространяется понятие "служебная загранкомандировка"?
В загранкомандировку можно направить только работника организации. Это обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Так, в соответствии со ст. 20 ТК РФ работником является физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Под трудовыми понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных законодательством, трудовым и коллективным договорами, соглашениями (ст. 15 ТК РФ). Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ (ст. ст. 16, 56 ТК РФ).
Исходя из этого, возможность совершения служебных загранкомандировок за счет организации-работодателя предусмотрена только для подотчетного лица, то есть работника, связанного с организацией взаимоотношениями по трудовому договору, регламентируемому Трудовым кодексом. Соответственно, физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную загранкомандировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.
Примечание: Если физическое лицо, не состоящее в штате организации, выполняет для этой организации какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой за границу, то между ним и организацией должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение таких работ (оказание услуг).
Взаимоотношения по договорам гражданско-правового характера регламентируются Гражданским кодексом, согласно которому затраты на поездки (в том числе за рубеж), связанные с выполнением работ (услуг) по договору гражданско-правового характера, не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком. При этом суммы компенсации расходов, связанных с поездкой за границу, нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов.
На практике часто возникает вопрос, можно ли направить в загранкомандировку работника, работающего по совместительству. Напомним, что в соответствии с абз. 3 ст. 282 ТК РФ работа по совместительству может выполняться как по месту основной работы (внутреннее совместительство), так и в других организациях (внешнее совместительство).
Глава 44 ТК РФ и Положение об условиях работы по совместительству, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Минюста СССР и Секретариата ВЦСПС от 09.03.1989 N 81/604-К-3/6-84, действующее на основании абз. 2 ст. 423 ТК РФ, не устанавливают специальных правил или ограничений при направлении в служебные командировки (в том числе за рубеж) для совместителей.
В то же время необходимо помнить о нормах ст. 282 ТК РФ, согласно которой совместительством признается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Сказанное означает, что направление совместителя в служебную командировку в зарубежную страну возможно только в свободное от основной работы время (например, в период нахождения в отпуске).
В том случае, когда работодателем и по основному месту работы, и по совместительству является одна организация, целесообразность направления работника, работающего по совместительству, в служебную командировку в рамках выполнения обязанностей по одному из этих договоров определяется работодателем с учетом значимости такой командировки для организации в целом.
Работник, направляемый в служебную загранкомандировку по основному месту работы, должен уведомить работодателя, с которым заключен трудовой договор на условиях совместительства. Такая обязанность вытекает из принципа добросовестности исполнения трудовых обязанностей (ст. 21 ТК РФ).
Документальное оформление загранкомандировок
При направлении работника в командировку за рубеж необходимо оформить такой же пакет первичных учетных документов, как и при командировках по России, за исключением командировочного удостоверения.
При загранкомандировках командировочное удостоверение необходимо оформлять только при командировках в страны СНГ, так как в этом случае при пересечении границы Российской Федерации не проставляется отметка в загранпаспорте. В таком командировочном удостоверении (форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) должны быть сделаны соответствующие отметки о времени пребывания работника в пунктах командировки.
При поездках в страны дальнего зарубежья и государства Балтии (в отличие от стран СНГ) оформление командировочного удостоверения необязательно, для подтверждения времени пребывания работника в командировке достаточно приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.
В любом случае при направлении работника в заграничную командировку должны быть оформлены следующие документы:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 и форме N Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
- авансовый отчет по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Работник обязан составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возвращения из загранкомандировки. Это общий порядок представления авансовых отчетов в бухгалтерию по возвращении из командировки, установленный п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 и доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18, действующий в настоящее время. Поскольку в данном документе не уточняется, относится ли трехдневный срок к командировкам в пределах России или за ее пределы, то получается, что этот срок распространяется на все командировки.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы - авиа- и/или железнодорожные билеты, счета иностранных отелей, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т.д.
Оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Такое требование вытекает из ст. 68 Конституции РФ, а непосредственно установлено п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Перевести документы на русский язык может:
- переводчик, состоящий в штате организации. В этом случае его заработная плата учитывается при исчислении налога на прибыль на основании ст. 255 НК РФ. Такой перевод должен быть подписан переводчиком и удостоверен руководителем организации, нотариальное заверение перевода в данном случае не требуется;
- сторонняя организация, стоимость услуг по переводу которой можно признать в налоговом учете согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Нормативными документами не установлено требование по нотариальному заверению такого перевода;
- индивидуальный предприниматель, не состоящий в штате организации, с которым заключен договор на оказание услуг по переводу. Такие затраты уменьшат налогооблагаемую прибыль на основании пп. 41 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такой перевод также не нужно заверять нотариально;
- сам командированный работник, знающий иностранный язык. Однако в этом случае при налоговой проверке могут возникнуть проблемы, поскольку работник не является профессиональным переводчиком.