При официальных отношениях
людей нельзя обойтись
без официальных выражений и слов.
К.И. Чуковский.
«Живой как жизнь».
Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.
В повседневной жизни нередко приходится сталкиваться с деловыми бумагами: написать заявление, автобиографию при поступлении в учебное заведение, на работу, объяснительную записку, если пропустил занятие, опоздал на урок, ушел раньше с работы и т. д. Часто в таких бумагах допускают ошибки, а подчас не знают, каким образом они оформляются. А ведь правильно составленное, без ошибок написанное резюме сразу вызывает у работодателя уважение и внимание к человеку, ищущему место службы.
«Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков», - говорил Л.В. Щерба. Поэтому в официальных документах неупотребительны слова с переносным значением, а также эмоционально окрашенная и разговорная лексика. Для официального стиля характерны как раз те специфические слова, устойчивые словосочетания и обороты, которые принято называть канцеляризмами. Например: во исполнение решения, во избежание несчастных случаев, к заявлению прилагаю, предъявить справку, место жительства, согласно распоряжению, констатировать, аннулировать, вносить предложение(я),отдавать предпочтение, по истечение срока договора, по окончании школы и т.п.
Форма каждого вида документа тоже устойчивая, общепринятая, стандартная.
Вспомните, например, форму справки, расписки и т.п.
Штамп в официальном стиле оправдан, уместен: он способствует точному и лаконичному изложению деловой информации, облегчает ведение деловой переписки. Характерно, что даже непримиримый враг канцеляризмов К.И. Чуковский в книге о языке «Живой как жизнь» писал: «… при официальных отношениях людей нельзя обойтись без официальных выражений и слов».
Заявление. - Когда и по какому поводу пишутся заявления?
(Наиболее распространены заявления о приеме на работу, об увольнении с работы, о предоставлении отпуска, о приеме в учебное заведение или в общественную организацию, о предоставлении жилой площади и т.д.)
-Каковы компоненты или реквизиты (реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа), составляющие заявление?
Кому заявление? (Название учреждения или должностного лица, к которому обращаются с заявлением, в Д.п.)
От кого? (Фамилия, имя, отчество в Р.п.)
Заголовок (заявление.)
Текст заявления.
Что прилагается?
Дата и подпись.
Адрес. (Дается сверху после указания фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).
Наименование адресата располагается в верхнем правом углу листа, затем тут же приводятся фамилия и инициалы заявителя в род. падеже без предлога; иногда прилагается адрес и паспортные данные заявителя. Слово заявление пишется со строчной (маленькой)буквы и ставится в середине строки. Далее идет текст заявления, краткий и четкий. Чуть ниже слева ставится дата, а справа – подпись заявителя.
Образец заявления.
Директору МБОУ СОШ №1
Ивановой И.И.
ученика 9 Б класса
Фролова Ю.П.
заявление.
Прошу Вас разрешить мне пропустить занятия в школе 17 и 18 ноября 2004 года в связи с участием в спортивных соревнованиях
7 ноября 2004 года (подпись)
(к об язательному для заявления слову прошу не следует добавлять слов очень, убедительно. В конце заявления не следует писать «В просьбе прошу не отказать»или «С уважением…»)
-Чем отличается простое заявление от сложного? (В сложном подробно излагается просьба и ее мотивировка, указывается перечень прилагаемых документов (название их, кем, когда, где выданы и отмечается номер документа).
Директору Экономического бизнес-колледжа
Сергееву Владимиру Владимировичу
Попова Игоря Александровича,
проживающего по адресу: Московская
область, г. Орехово-Зуево, дом 10, кв. 5
заявление.
Прошу принять документы для поступления в Экономический бизнес-колледж на отделение «Менеджмент», т.к. хочу приобрести специальность менеджера по связям с общественностью. В этом году я закончил 9 класс МОУ «СОШ №1» г. Орехово-Зуево.
Прилагаются следующие документы:
Автобиография.
Аттестат об основном общем образовании за № (указывается номер) от 25.06.13 г., выданный МОУ «СОШ №1» г. Орехово-Зуево.
Три фотографии.
Медицинская справка.
Справка с места жительства.
1 июля 2013 г. (подпись)
- Какие ошибки были допущены при составлении 4 образца?
(Нет адресата, употребление глагола 1-го лица ед.числа, неличный характер)
-Когда вы поступали в школу, родители писали заявление о вашем приеме. Заявление в 10 класс вы должны будете написать самостоятельно.
Довольно часто возникают споры о том, как следует писать в заявлении Львовой М.И. или от Львовой М.И. И в этом споре нет неправых. Обычно авторы пособий по деловой речи предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается форма с предлогом. Полагают, что применение предлога соответствует обычной грамматической связи: заявление кому от кого, так же как, например, письмо кому от кого.
- Но есть еще один предмет для спора: как следует писать слово заявление – со строчной буквы или с прописной? На этот вопрос тоже нельзя ответить однозначно. Если исходить из грамматики – из того, что вся начальная часть документа представляет собой одно предложение, то справедливо отметить, слово заявление следует писать с маленькой буквы. Но если обратить внимание не только на грамматическую сторону, а еще и на зрительную форму документа, то слово заявление оказывается заголовком. Ведь его обычно пишут в центре строки, отдельно, после имени автора заявления, которое всегда пишется справа (иногда с дополнительными сведениями). А если слово заявление – заголовок, то его можно написать и с прописной буквы. И это не будет ошибкой.
5. Автобиография.
-Что такое автобиография?
-Когда она нужна?
-Из каких компонентов состоит?
Автобиография (греч. Autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу) – описание своей жизни. Это слово закрепилось в русском языке, оно заменяет три слова. Автобиография пишется при поступлении в учебное заведение, на работу и т.д. В ней подробно излагаются основные, важные моменты жизни и работы пишущего.
1. Заголовок (автобиография) в центре.
Фамилия, имя, отчество.
Дата и место рождения.
Родители (полное имя отца и матери, занятия родителей).
Дата поступления в школу и ее окончания.
Начало и последующее время работы и указание места (если работает).
Общественная работа (какую работу выполнял и выполняет в настоящее время).
Указать, если имеются, особые поощрения, награждения по учебе (или работе), общественной деятельности.
Дата составления и подпись.
Автобиография
Я, Берестов Андрей Николаевич, родился 5 декабря 1989 года в Москве в семье служащего.
Мой отец, Берестов Николай Владимирович, - инженер; мать, Берестова Ирина Викторовна, - медсестра.
В 1995 году поступил в школу, в которой учился в течение четырех лет. По окончании начальной школы переехал в г. Санкт-Петербург, в связи с переводом родителей. По приезде на новое место жительства был принят в Петербургскую среднюю школу № 507, где по согласовании с администрацией меня зачислили в 5 Б класс. Здесь в течение двух лет избирался физоргом класса. В 2000 году вследствие полученной травмы был освобожден от обязанностей физорга.
В 2001 году за участие в математической олимпиаде я был награжден дипломом 1-й степени.
В настоящее время учусь в 9-м классе, занимаюсь в школьном ансамбле.
10.02.2002 г. А. Берестов
Автобиография
Я, Степаненко Саша, родился в 1986 году в небольшой деревеньке Остролучье, которая находится в 7 км от пгт Барышевки.
Мой отец, Степаненко Алексей Сергеевич, тракторист МТС.
Моя мать, Степаненко Наталья Григорьевна, библиотекарша сельской библиотеки.
В 1993 году я поступил в первый класс Барышевской средней школы № 2, куда мне приходится добираться на попутных машинах каждое утро и по сей день, так как через нашу деревню не ходят рейсовые автобусы.
В октябре 1995 года я поступил в музыкальную школу, где учусь играть на баяне.
Самое любимое мое занятие – спорт. Несколько лет я занимал второе место на областных соревнованиях по легкой атлетике.
В данный момент учусь в десятом классе.
12 мая 2002 г.
Подпись Степаненко А.
- Какие ошибки в содержании, построении и языковом оформлении допущены?
(экспрессивность: небольшая деревушка; разговорное слово: библиотекарша; подпись: должна быть справа; нет отчества того, кто пишет автобиографию; нет числа и месяца рождения)
- Какая лишняя информация содержится в тексте?
- Отредактируйте текст и прочитайте его в исправленном виде.
Различают 2 вида автобиографий: автобиография - официальный документ и автобиография - литературное произведение.
Деловая автобиография выдержана в спокойном, деловом тоне. В ней соблюдается строгая хронологическая последовательность изложения фактов, написана она официальным языком по определенному плану. Ответы на пункты плана точные. Лексика нейтральная, все слова употреблены в своем прямом значении. Порядок слов прямой, предложения повествовательные. Разговорная лексика, свойственная разговорной речи, отсутствует.
Творческие автобиографии пишутся совсем по-другому. Писатели и поэты совершенно свободны в выборе материала и языковых средств для автобиографии, в определении ее композиции. Создавая правдивую картину жизни, используют разнообразные художественно-изобразительные средства.
Задание на дом: параграф 1.7., написать автобиографию в форме официального документа.