Определение множества условий

Чтобы объединить условия с помощью оператора И, в диапазоне условий должно исполь­зоваться множество столбцов.

Формируем диапазон условий для выборки записей, содержащих данные о продажах менеджера Иванова клиенту «Гамма»:

Чтобы объединить условия с помощью оператора ИЛИ, диапазон условий должен содер­жать более, чем одну строку с условием, что каждая из них объединяется с другой посредст­вом оператора ИЛИ. Количество строк в диапазоне условий не ограничено.

Формируем диапазон условий для выборки записей, содержащих данные о продажах менеджеров Иванова и Петрова:

Формируем диапазон условий для выборки записей, содержащих данные о продажах с 12 января 2006 года по 14 января 2006 года:

Формируем диапазон условий для выборки записей о продажах менеджера Петрова с 12.01.06 по 14.01.06 включительно:

Формируем диапазон условий для выборки записей о продажах менеджеров Иванова и Петрова с 12.01.06 по 14.01.06 включительно:

Оперативная сводка (выборка из базы данных)

Предположим, что нам нужна информация об объемах продаж, осуще­ствленных каждым менеджером, чтобы иметь возможность сравнивать результаты их работы. Создадим выборку таких данных из базы на но­вом листе. Переходим на лист Список1 книги Учет продаж.

Здесь создан список менеджеров.

Под каждой фамилией отображаем сумму продаж.

Воспользуемся функцией БДСУММ() из категории Работа с базой данных:

• В поле База_данных следует ввести диапазон ячеек, содер­жащих базу данных, на основании которой будет вычисляться функция. Это диапазон A3:E1000 на листе Отчет менеджеров.

• В поле диалога Поле следует указать заголовок столбца, из которого функ­ция будет извлекать данные для вычисления. Это - столбец Сумма.

• В поле Критерий необходимо указать диапазон ячеек, задаю­щих условия для выборки из базы данных. Используем диапазон ячеек A3:А4 на листе Список1. Этот критерий имеет смысл: Менеджер = Иванов.

Функция БДСУММ “просматривает” поле Сум­ма указанной базы данных, выбирает из нее все значения, соответст­вующие критерию Менеджер = Иванов, и суммирует их.

Кроме того необходимо задать абсолютные или смешанные адреса. Это можно сделать с помощью функциональной клавиши F4.

В окончательном виде формула имеет вид:

=БДСУММ('Отчет менеджеров'!$A$3:E8;'Отчет менеджеров'!$E$3;A3:A4)

Теперь вводим аналогичные формулы в ячейки В4, С4, где будут вычислять­ся суммы продаж менеджеров Петрова и Сергеева. Для этого скопируем формулу из ячейки В4. Это можно сделать с помощью маркера заполнения.

В этой выборке блок критериев расположен по горизонтали. Но его можно расположить также по вертикали. Сделаем это на новом листе. Переходим на лист Списки2. Здесь создан список менеджеров по горизонтали

Воспользуемся функцией БДСУММ() из категории Работа с базой данных:

• В поле База_данных следует ввести диапазон ячеек, содер­жащих базу данных, на основании которой будет вычисляться функция. Это диапазон A3:E1000 на листе Отчет менеджеров.

• В поле диалога Поле следует указать заголовок столбца, из которого функ­ция будет извлекать данные для вычисления. Это - столбец Сумма.

• В поле Критерий необходимо указать диапазон ячеек, задаю­щих условия для выборки из базы данных. Используем диапазон ячеек A3:А4 на листе Списки2. Этот критерий имеет смысл: Менеджер = Иванов.

Кроме того необходимо задать абсолютные или смешанные адреса.

В окончательном виде формула имеет вид:

=БДСУММ('Отчет менеджеров'!$A$3:E8;'Отчет менеджеров'!$E$3;$A$3:A4)СУММ(B2;B3)

Кроме того можно посчитать суммы продаж каждого менеджера с помощью функции СУММЕСЛИ, задав смешанный адрес:

=СУММЕСЛИ('Отчет менеджеров'!D3:E13;Списки2!$E$3:E4;'Отчет менеджеров'!E3:E23)

Построение круговой диаграммы

Microsoft Excel позволяет наглядно представить информацию, содержа­щуюся в базе данных, в графической форме в виде различных диаграмм, связанных с данными листа, на основе которых они были созданы. Если в таблице изменятся данные, то соответствующим образом изменится и графическое представление. Диаграммы позволяют пользователю бы­стрее осмысливать тенденции и перспективы, вытекающие из набора чисел, и соответственно использовать это в своей работе.

· Переходим на лист Списки2.

· Выделяем диапазон ячеек А1:В6. Этот диапазон включает все необ­ходимые для построения диаграммы данные, в том числе и название.

· Нажимаем кнопку Мастера диаграмм на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диа­граммы, в котором предлагается выбрать тип диаграммы для построения.

В поле списка Тип выбираем Круговая.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого эле­мента данных, так и его вклад в общую сумму. Такая диаграмма должна наилучшим образом отобразить долю каждого менеджера в общем объеме продаж.

· В поле Вид выбираем один из предлагаемых для по­строения вариантов диаграммы.

· Нажимаем кнопку Просмотр результата, чтобы увидеть, как будут отображаться данные при выборе этого ви­да диаграммы.

· Нажимаем кнопку Далее. На экране появится второй диалог Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы с открытой вкладкой Диапазон данных.

Здесь нужно указать ячейки, содержащие данные и подписи кним, ко­торые вы хотите увидеть на диаграмме. В верхней части диалога пока­зано, как будет выглядеть диаграмма при выбранном диапазоне ячеек, который приведен в поле Диапазон. Если диаграмма выгля­дит как надо, значит, диапазон выбран правильно. Ряды в: столбцах.

· Щелкаем мышью на ярлычке вкладки Ряд, чтобы перейти на эту вкладку.

В полях Имя и Значения указан диапазон ячеек, содер­жащих соответственно название и значения ряда данных, а в поле Под­писи категорий - интервал ячеек, содержащих назва­ние категорий. При необходимости любые из этих данных можно изменить.

· Нажимаем кнопку Далее. На экране появится следующий диа­лог Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): Параметры диаграммы с открытой вкладкой Заголовки.

Здесь можно изменить заголовки диаграммы. В поле ввода Название диаграммы уже присутствует за­головок диаграммы, который можно изменить позднее. Так как на круговых диаграммах оси отсутствуют, то поля для ввода названий осей недос­тупны.

· Щелкаем мышью на ярлычке вкладки Легенда, чтобы пе­рейти на эту вкладку.

На вкладке Легенда можно выбрать место размещения услов­ных обозначений, установив нужный переключатель, или удалить ее, сбросив флажок Добавить легенду.

· Убеждаемся, что установлен флажок Добавить легенду.

· Устанавливаем переключатель Внизу, чтобы легенда выводи­лась под диаграммой.

· Щелкаем мышью на ярлычке вкладки Подписи данных. На экране отобразятся элементы управления этой вкладки.

· Устанавливаем переключатель категория и доля ( или доля), чтобы показывать на диаграмме подписи категорий - фами­лии менеджеров - и доли продаж каждого из них в процентах от об­щей суммы.

· Устанавливаем флажок Ключ легенды. При этом рядом с подписями данных на диаграмме будет размещаться ключ легенды.

· Нажимаем кнопку Далее. На экране появится последний диалог Мастер диаграмм (шаг 4 из 4) размещение диаграммы, в котором необходимо указать место размещения созданной диаграммы.

Диаграмму можно поместить как на имеющийся лист, так и на новый отдельный лист диаграммы.

· Выбираем лист Отчет менеджеров.

· Нажимаем кнопку Готово. Окно диалога закроется. На новом листе Отчет менеджеров отобразится построенная диаграмма.