В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
Например:
О внедрении СТБ 6.38-2004
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
Реквизит «Отметка о контроле».
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
Например:
Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «...представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
Реквизит «Подпись».
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
Например:
Директор института Подпись А.Е.Рыбаков
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
Например:
Директор учреждения «Белорусский
Научно-исследовательский
Институт документоведения
И архивного дела» Подпись А.Е.Рыбаков
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
Например:
Директор института
Доктор исторических наук,
Профессор Подпись А.И.Новиков
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Директор завода Подпись Г.Н.Петров
Главный бухгалтер Подпись Д.И.Иванова
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
| Министр образования Республики Беларусь Подпись А.М.Радьков | Министр финансов Республики Беларусь Подпись А.М.Харковец |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский
Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов
Подпись П.П.Силаев
Подпись А.В.Янукович
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
Например:
Председатель Подпись В.И.Кириллов
Секретарь Подпись А.А.Купрейчик
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.