ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ)
СБОРНИК ПЛАКАТОВ И УЧЕБНЫЕ ФОРМЫОСНОВНЫХ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Альбом плакатов иллюстрирует основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), разработанной в нашей стране Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР. Одновременно в альбоме даны учебные образцы унифицированных форм наиболее распространенных организационно-распорядительных документов.
Альбом форм предназначен для обучения и повышения квалификации работников аппарата управления государственных и общественных организаций, а также создания на их основе отдельных документов в конкретных организациях.
В подготовке издания принимал участие ВНИИДАД.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) разработана на основе Конституции СССР, законов СССР и союзных республик, актов высших органов государственного управления, с учетом государственных стандартов, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, а также передового практического опыта.
ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.
На основе ГСДОУ разрабатываются нормативные и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организациях:
- состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается;
- издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, в области планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы, социально-экономического развития, охраны окружающей среды, а также в случае доведения до сведения подведомственных организаций документов вышестоящих организаций и решений коллегиальных органов;
- ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда;
- регистрации подлежат все документы (плановые, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), требующие учета, исполнения, поиска. Документы регистрируются один раз: издаваемые - в день подписания (утверждения), поступающие - в день поступления. Организации составляют перечни регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Правила регистрации и индексирования документов, информационно-поисковые массивы на различных носителях, классификаторы, правила оперативного хранения документов составляют информационно-поисковую систему организации;
- документы передаются на рассмотрение и исполнение в зависимости от их назначения и содержания и в соответствии с компетенцией и функциями подразделений и должностных лиц. Руководству передаются документы партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организаций;
- подсчет количества документов производится ежегодно в целях обоснования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, при этом учетной единицей считается каждый экземпляр документа, в том числе машинописный и размноженный;
- контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения и хода исполнения, учет, обобщение и информирование о результатах контроля. Контролю подлежат все документы, содержащие поручения. Типовые сроки исполнения устанавливаются актами органов государственной власти и управления, индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и изменяются только по их указаниям;
- автоматизация документационного обеспечения управления внедряется на этапах: создания документов, копирования и оперативного размножения документов, контроля исполнения, экспедиционной обработки и транспортировки, оперативного хранения и поиска документной информации в целях повышения эффективности труда работников аппарата управления, сокращения трудозатрат на создание, обработку, передачу и использование документной информации, упорядочение документооборота. Введение новых технологий работ с документами на базе средств автоматизации должно обосновываться социальной и экономической целесообразностью их внедрения;
- документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного и несущего ответственность за состояние всей (плановой, бухгалтерской, распорядительной, отчетно-статистической и др.) документации, в том числе машинограмм, выходящих из вычислительных центров. В организациях, не имеющих службы документации, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо;
- руководители структурных подразделений и сотрудники службы документации несут ответственность за сохранность документов. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения независимо от способов создания документов и видов носителей информации.
ГСДОУ разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1973).
Наиболее распространенные документы управления: устав, должностная инструкция, приказ, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, заявление, кадровая анкета входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации и должны оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основе представленных в альбоме образцов документов.
Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности (собственность советских граждан, кооперативная, государственная, совместных и арендных предприятий), а также союзов, концернов, консорциумов, ассоциаций и других объединений; преподавателей и студентов вузов, слушателей институтов и курсов повышения квалификации, работников методических кабинетов, лекторов общества "Знание".
В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают табель управленческих документов, ┌────┬────┐
необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. │ ГС │ДОУ │
В табель включаются документы, применяемые в каждом структурном подразделении организации. ├────┴────┤
│ ВНИИДАД │
└─────────┘
ФОРМА ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ УТВЕРЖДЕНО │
│ ПРИКАЗ N ____ │
│ │
│ТАБЕЛЬ унифицированных форм документов, применяемых в ______________________________________________________________________________ │
│ (наименование организации) │
├─────────┬──────────────┬───────┬────┬──────┬───────────────┬──────────────────┬────────┬─────┬────┬─────┬────────┬────────┬────────┬────────┤
│наимено- │ код формы │ответс-│срок│перио-│согласование │ удостоверение │куда │срок │срок│тираж│струк- │струк- │местона-│примеча-│
│вание │ документа │твенный│под-│дич- │проекта доку- │ │предста-│пред-│ис- │блан-│турное │турное │хождение│ния │
│унифици- ├───────┬──────┤за под-│го- │ность │мента │ │вляется │став-│пол-│ков в│подраз- │подраз- │первого │ │
│рованной │по ОКУД│по от-│готовку│тов-│подго-├─────────┬─────┼────────┬────┬────┤ │ления│не- │год │деление │деление │экземп- │ │
│формы │ │расле-│и офор-│ки │товки │внутрен- │внеш-│подпись │ут- │пе- │ │ │ния │ │и долж- │и долж- │ляра │ │
│докумен- │ │вому │мление │ │ │нее │нее │ │вер-│чать│ │ │ │ │ность │ность │(второго│ │
│та │ │клас- │ │ │ │ │ │ │жде-│ │ │ │ │ │ответст-│ответст-│экземп- │ │
│ │ │сифи- │ │ │ │ │ │ │ние │ │ │ │ │ │венного │венного │ляра) │ │
│ │ │катору│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │за ре- │за конт-│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │гистра- │роль │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │цию │ │ │ │
├─────────┼───────┼──────┼───────┼────┼──────┼─────────┼─────┼────────┼────┼────┼────────┼─────┼────┼─────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 │ 19 │
├─────────┼───────┼──────┼───────┼────┼──────┼─────────┼─────┼────────┼────┼────┼────────┼─────┼────┼─────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│представ-│0283090│ │руково-│ │по ме-│руководи-│ │руково- │ │ │управле-│ │ │ │управле-│управле-│управле-│ │
│ление о │ │ │дитель │ │ре на-│тель от- │ │дитель │ │ │ние кад-│ │ │ │ние кад-│ние кад-│ние кад-│ │
│поощрении│ │ │струк- │ │доб- │лела кад-│ │струк- │ │ │ров (от-│ │ │ │ров (от-│ров (от-│ров (от-│ │
│ │ │ │турного│ │ности │ров │ │турного │ │ │дел кад-│ │ │ │дел кад-│дел кад-│дел кад-│ │
│ │ │ │подраз-│ │ │гл. бух- │ │подраз- │ │ │ров) или│ │ │ │ров) или│ров) │ров) или│ │
│ │ │ │деления│ │ │галтер │ │деления │ │ │служба │ │ │ │служба │инспек- │служба │ │
│ │ │ │ │ │ │зам. ру- │ │парт- │ │ │докумен-│ │ │ │докумен-│тор или │докумен-│ │
│ │ │ │ │ │ │ководите-│ │группорг│ │ │тации │ │ │ │тации │служба │тации │ │
│ │ │ │ │ │ │ля учреж-│ │структ. │ │ │органи- │ │ │ │ │докумен-│ │ │
│ │ │ │ │ │ │дения │ │подр-я │ │ │зации │ │ │ │ │тации │ │ │
│ │ │ │ │ │ │руково- │ │профорг │ │ │ │ │ │ │ │инспек- │ │ │
│ │ │ │ │ │ │дит. │ │стр-го │ │ │ │ │ │ │ │тор │ │ │
│ │ │ │ │ │ │профкома │ │подразд.│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────┼───────┼──────┼───────┼────┼──────┼─────────┼─────┼────────┼────┼────┼────────┼─────┼────┼─────┼────────┼────────┼────────┼────────┤
│отчет об │0609215│ │руково-│ │1 раз │руководи-│ │зам. │ │ │в гос- │ │ │8 │управле-│управле-│управле-│взамен │
│экономии │ │ │дитель │ │в │тель уп- │ │министра│ │ │комстат │ │ │ │ние де- │ние де- │ние де- │формы │
│топлива, │ │ │отдела │ │квар- │равления │ │ │ │ │ │ │ │ │лами │лами │лами │II-СН │
│электро- │ │ │главн. │ │тал │организа-│ │ │ │ │ │ │ │ │инспек- │инспек- │(2-й эк-│форма │
│энергии │ │ │механи-│ │ │ции │ │ │ │ │ │ │ │ │тор │тор │земпляр)│утверж- │
│тепло- │ │ │ка и │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │дена │
│энергии │ │ │энерге-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │Приказом│
│ │ │ │тика │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ЦСУ СССР│
│форма ут-│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │N 365 от│
│верждена │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │25.06.81│
│Приказом │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ЦСУ СССР │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│от │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│30.05.86 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────┴───────┴──────┴───────┴────┴──────┴─────────┴─────┴────────┴────┴────┴────────┴─────┴────┴─────┴────────┴────────┴────────┴────────┘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│┌─────────────────┐ унифицированная ┌──────────────┐ унифицированная│
││ Госплан СССР │ система плано- │Главархив СССР│ система органи-│
│└─────────────────┘ вой документа- └──────────────┘ зационно-распо-│
│ ции рядительной до-│
│ кументации │
│┌─────────────────┐ унифицированная │
││ Госкомстат СССР │ система отчет- ┌──────────────┐ унифицированная│
│└─────────────────┘ но-статистичес- │ Минфин СССР │ система финан- │
│ кой документа- └──────────────┘ совой, первич- │
│ ции ной и отчетной │
│ бухгалтерской │
│┌─────────────────┐ унифицированная документации │
││ Госкомцен СССР │ система доку- бюджетных уч- │
│└─────────────────┘ ментации по це- реждений и ор- │
│ нообразованию ганизаций │
│ │
│┌─────────────────┐ унифицированная ┌──────────────┐ унифицированная│
││Минвнешторг СССР │ система доку- │ Госбанк СССР │ система расчет-│
│└─────────────────┘ ментации по └──────────────┘ но-денежной до-│
│ внешней торгов- кументации │
│ ле │
│ ┌──────────────┐ унифицированная│
│┌─────────────────┐ унифицированная │ Госснаб СССР │ система доку- │
││Госкомизобретений│ система доку- └──────────────┘ ментации по ма-│
││ СССР │ ментации по териально-тех- │
│└─────────────────┘ изобретениям и ническому снаб-│
│ открытиям жению │
│ │
│┌─────────────────┐ унифицированная ┌──────────────┐ унифицированная│
││ Госкомтруд СССР │ система доку- │ Минторг СССР │ система доку- │
│└─────────────────┘ ментации по └──────────────┘ ментации по │
│ труду и соци- торговле │
│ альным вопросам │
│ (в части трудо- ┌──────────────┐ унифицированная│
│ вых ресурсов) │Госстрой СССР │ система проект-│
│ └──────────────┘ ной документа- │
│┌─────────────────┐ унифицированная ции для строи- │
││ Госкомстат СССР │ система первич- тельства │
│└─────────────────┘ ной учетной до- │
│ кументации ┌──────────────┐ унифицированная│
│ │ Госкомтруд │ система доку- │
│ │ СССР │ ментации по со-│
│┌─────────────────┐ унифицированная └──────────────┘ циальному обес-│
││ Минморфлот СССР │ система доку- печению │
│└─────────────────┘ ментации по │
│ оперативному ┌──────────────┐ унифицированная│
│ планированию и │ Минбыт РСФСР │ система доку- │
│ управлению ра- └──────────────┘ ментации по бы-│
│ ботой транс- товому обслужи-│
│ портного узла ванию населения│
└────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Управленческие документы по наименованию, форме, содержанию должны соответствовать требованиям ┌────┬────┐
Единой государственной системы документационного обеспечения управления, унифицированных систем │ ГС │ДОУ │
документации, государственных стандартов на документацию, положения (устава) об организации. ├────┴────┤
│ ВНИИДАД │
└─────────┘
РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
Обязательные реквизиты: Дополнительные реквизиты
┌───────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌───────────────────────────────────────────┐ │
┌─────────────────────┼┐│ ┌────────────────────────────────────────┼─────\/─────────┐ ┌──────────────────────────────┐
│код организации x││ │ ┌─── ───┐ │ 2842 │ │x Государственный герб СССР │
│ ││┌─┼─>│Финансовый отдел│ │ ------- │ │ или союзной республики │
│код формы документа x┼┘│ │ └> 0273060 │ │ │
│ │ │ │ ┌─── ──┐ │ │x эмблема организации │
│наименование │ │┌┼─>│ Заявление │ │ Генеральному директору │<┼──┐│ │
│организации - автора x┼─┘││ └─── ───┘ объединения │ ││x изображение наград │
│документа │ ││┌>16.07.88 19 т. Волкову В.П. │ ││ │
│ │ │││ ________ N _______ │ ││x индекс предприятия связи, │
│название вида доку- x┼──┘││ /\ Резолюция │ ││ почтовый и телеграфный │
│мента для унифициро- │ ││┌──────────────┘ │ ││ адрес, номер абонентского │
│ванной формы доку- │ │││┌─── ───┐ Тов. Бондареву С.И. │ ││ телеграфа, номер телефона, │
│мента │ ││││ Об увольнении │ │ ││ номер счета в банке │
│ │ │││ т. Кравченко Подготовить проект приказа │ ││ │
│дата документа x┼───┼┘│ Николая Петровича об увольнении т. Кравченко Н.П. │ ││x ссылка на индекс и дату │
│ │ │ │ по ст. 31 КЗоТ РСФСР с │ ││ входящего документа │
│регистрационный x┼───┼─┘ 15.08.88 │ ││ │
│индекс документа │ │ │ ││x гриф ограничения доступа │
│ │ │ Генеральный директор объединения<─┐││ к документу │
│место составления │ │┌─ ─┐ В.П. Волков │ │││ │
│или издания x│ │ К 16.07.88 │ │└┼x адресат │
│ │ │└─ ─┘ <──────────────────────────────────────────────────┼┐│ │ │
│заголовок к тексту │ │ бухгалтера │││ │x гриф утверждения │
│документа x│ │ Прошу освободить меня от должности ____________________│││ │ │
│ │ │ (наименование ││└─┼x резолюция │
│текст документа x┼──┐│ должности) ││ │ │
│ │ ││ _______________________________________________________│└──┼x отметка о контроле │
│ │ ││ финансового отдела │ │ │
│подпись x┼─┐││ _______________________________________________________│ │x отметка о наличии приложения│
│ │ │││ (наименование структурного подразделения) │ │ │
│визы x├┐│││ _______________________________________________________│ │x гриф согласования │
│ │││││ по собственному желанию в связи с переездом на новое │ │ │
│ │││└┼> место жительства │ │x печать │
│отметка об исполне- │││ │ _______________________________________________________│ │ │
│нии документа и на- x│││ │ (причина увольнения) │ │x отметка о заверении копий │
│правление его в дело │││ │ │ │ │
│ │││ │ Н.П. Кравченко │ │x фамилия исполнителя и номер │
│ ││└─┼> ___________________ _____________________ │ │ его телефона │
│ ││ │ (подпись работника) (расшифровка подписи) │ │ │
│ ││ │ │ │x отметка о переносе данных │
│ ││ ││Начальник финансового отдела И.И. Куклин 16.07.88 ││ │ на машинный носитель │
│ │└──>│ ││ │ │
│ │ ││ Начальник отдела кадров С.И. Бондарев 16.07.88││ │x отметка о поступлении │
│ │ │└──── ────┘│ │ │
│ │ │ │ │ │
└──────────────────────┘ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ┌────┬────┐ │
│ УТВЕРЖДЕНИЮ │ ГС │ДОУ │ │
│ ├────┴────┤ │
│ │ ВНИИДАД │ │
│┌─────────────────────┐ └─────────┘ │
││ АКТЫ│┌─────────────────┐ ┌────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────┐ │
││ проверок, ревизий, ││ ЗАДАНИЯ │ │ │ │ ЗАЯВКИ │ │ │ │
││списания, экспертизы ││на проектирование│ │ДОГОВОРЫ│ │на оборудование,│ │ПЛАНЫ│ │
│└─────────────────────┘│ объектов - тех. │ │ │ │ изобретения │ │ │ │
│┌─────────────────────┐│ сооружений │ │ │ │ │ │ │ │
││ НОРМАТИВЫ│└─────────────────┘ └────────┘ └────────────────┘ └─────┘ │
││расхода сырья, мате- │ │
││риалов, электроэнер- │ ┌─────────────────────┐ │
││гии │ │Две формы утверждения│ │
│└─────────────────────┘ │ │ │
│┌─────────────────────┐ │ │ │
││ ИНСТРУКЦИИ │ │ ┌───────────┴────┐ │
││ правила │ │ │УТВЕРЖДАЮ │ │
│└─────────────────────┘ ┌──────┴─────────┤приказ директора│ │
│┌─────────────────────┐ │УТВЕРЖДАЮ │завода │ │
││ ОТЧЕТЫ│ │Директор завода │20.12.88 N 125 │ │
││ о командировках, │ │____ Н.К. Лавров├───────────┬────┘ │
││произв. деятельности │ │17.12.88 │ │ │
│└─────────────────────┘ └──────┬─────────┘ │ │
│┌─────────────────────┐ │ │ │
││ ПЕРЕЧНИ │ │ │ │
││должностей работников│ ┌─────────────────────────┴─────────────────────┴────┐ │
││ с ненормированным │ ┌─┤Издание соответствующего распорядительного документа├─┐│
││ рабочим днем │ │ └────────────────────┬───────────┬──────────┬────────┘ ││
│└─────────────────────┘ │ │ │ │ ││
│┌─────────────────────┐ │ │ │ │ ││
││ СМЕТЫ│ │ │ │ │ ││
││ расходов │ │ │ │ │ ││
│└─────────────────────┘ │ │ │ │ ││
│┌─────────────────────┐ │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ │ │ │ ││
││ ПОЛОЖЕНИЯ │ └──────────────────────┤ │ │ ││
││ уставы │ │ РЕШЕНИЕ │ ПРИКАЗ │ ПРОТОКОЛ ││
│└─────────────────────┘ └───────────┤ │ ││
│┌─────────────────────┐ └──────────┤ ││
││ ПРОГРАММЫ│ │ ││
││ командировок, │ └──────────┘│
││ проведения работ │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌─────────────────────┐ │
││ СТАНДАРТЫ│ │
││ государственные, │ │
││ республиканские │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌─────────────────────┐ │
││ ТАРИФНЫЕ СТАВКИ │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌────────────────────────────────┐ │
││ФОРМЫУНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ│ │
│└────────────────────────────────┘ │
│┌───────────────────────────────────┐ │
││ ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ │ │
│└───────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────┐ │
│┌──────────────────────────────────────┐ │СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ│ │
││ РАСЦЕНКИ НА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ │ └───────────────────────────────┘ │
│└──────────────────────────────────────┘ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌────┬────┐
│ ГС │ДОУ │
├────┴────┤
│ ВНИИДАД │
└─────────┘
_________
Наименование УТВЕРЖДЕНО
кооператива Протокол общего собрания
членов кооператива
УСТАВ 00.00.00 N 1
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
00.00.00 N ___________ Решение ___________________________
исполкома Совета народных депутатов
Место издания
┌─ ─&#