В области налогового контроля в данный момент наиболее автоматизированным является процесс казначейского исполнения бюджета. Эта система предназначена для управления бюджетными средствами в целях контроля за их целевым расходованием и поступлением. Она предполагает консолидацию финансовых ресурсов на едином счете бюджета (также только с этого счета должно производится расходование бюджетных средств), внедрение более совершенных технологий в процесс исполнения бюджета, в том числе в процесс финансового планирования и управления наличными средствами бюджета. Для этих целей было создано Федеральное казначейство в структуре органов Министерства финансов.
Несмотря на все положительные моменты внедрения данной системы исполнения бюджета, она имеет ряд недостатков, одним из которых является явное замедление движения бюджетных средств, что значительно снижает эффект от их использования. Это также определяет необходимость решения вопроса об автоматизации казначейского исполнения бюджета.
При казначейском исполнении бюджета можно выделить следующие процессы, подлежащие автоматизации:
- бюджетное планирование (создание и утверждение проекта бюджета);
- расчетное обслуживание (наиболее важным здесь является санкционирование расходования бюджетных средств);
- процедуры финансового контроля (в т.ч. операционный контроль, при котором нецелевое расходование становится физически невозможным, включающий контроль цен, договоров и т.д.);
- управленческий учет и анализ.
На этапе создания и утверждения бюджетов необходимо предусмотреть использование отчетности предыдущих лет, возможность изменения существующих показателей (гибкий режим), желательно наличие автоматической генерации всех необходимых для принятия проекта бюджета документов, а также автоматическое создание перспективного финансового плана баланса финансовых ресурсов. Здесь необходимо выделение подсистемы учета договоров, которые заключают получатели бюджетных средств со своими поставщиками и подрядчиками. Принципом работы этой подсистемы должна стать аккумуляция в контрольном центре данных о планируемых и текущих договорах, степень их исполнения и состояние оплаты. При использовании информации о договорах, отчетности прошлых лет планирование бюджета будет более качественным, но и более трудоемким, что определяет необходимость использования современных методов анализа и моделирования.
При автоматизации процесса санкционирования расходования бюджетных средств для повышения его эффективности и исключения механических ошибок необходимо взаимоувязать следующие процессы: составление и утверждение бюджетной росписи, утверждение и доведение уведомлений о бюджетных ассигнованиях и о лимитах бюджетных обязательств до распорядителей и получателей бюджетных средств. При этом идеальным был бы вариант автоматизированного взаимодействия органов казначейства, распорядителей бюджетных средств и конкретных бюджетополучателей. Для последних необходимо предусмотреть специальную подсистему, поддерживающую функции удаленного администрирования.
Наиболее сложной является автоматизация операционного контроля, который проводится до проведения самого платеже, т.е. при приеме заявки на платеж. При приеме платежного поручения казначейством осуществляется автоматическая проверка достаточности лимита, а также сверка с базой данных казначейства, которая может содержать любые задаваемые администрацией параметры срочности и приоритетности. Желательно на этом этапе автоматически проверять заданные в контрактах и договорах цены, что должно исключить возможность злоупотреблений путем закупки товаров по заведомо завышенным ценам. Но при этом без предварительного согласования договоров с государственными органами невозможно обойтись без конфликтных ситуаций. Поэтому подсистема учета договоров должна быть двухуровневой и иметь обратную связь, т.е. на первом этапе в систему заносятся предварительные параметры договоров (условия, стоимость, сроки и т.п.), получаемые от бюджетополучателей, а затем они должны быть либо подтверждены, либо бюджетополучателю отправляются замечания по договору.
Автоматизация процесса бюджетного учета и генерация отчетности должна проводится с учетом специфики бюджетных организаций, т.е. должен быть предусмотрен бухгалтерский учет как у самого казначейства, так и у получателей бюджетных средств в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, формирование первичных документов, а также ведение аналитического учета, контроль состояния счетов и документов, выпуск различных форм отчетности за любые временные периоды и т.д.