Модель «КАК ЕСТЬ» – это модель существующего процесса или функции. Исследование процессов является обязательной частью любого проекта создания системы [6]. Построение структурно-функциональной модели позволяет выяснить, какие процессы выполняются на предприятии, а также какие используются информационные объекты при выполнении различных функций.
Структурно-функциональная модель «КАК ЕСТЬ» является начальной точкой для выявления потребностей и проблем предприятия, а также разработки проекта автоматизации бизнес-процессов.
Для реализации структурно-функциональной модели была использована программа AllFusion Process Modeler. Модели, построенные в данной программе, являются основой для осмысления бизнес-процессов, а также описывают взаимосвязь потоков информации и процессов в организации.
AllFusion Process Modeler — это программный продукт для реализации средств CASE-технологий, позволяющий проводить анализ, моделирование и описание бизнес-процессов. Выбранное программное средство очень востребовано. В настоящее время его распространяет компания Computer Associates на коммерческой основе. Содержит три стандартные методологии: функциональное моделирование (IDEF0), моделирование потоков данных (DFD) и моделирование потоков работ (IDEF3). Каждая методологии уникальна по-своему и может быть отдельно выполнена, однако их совокупность представляет аналитику полную картину предметной области клиента [4].
В IDEF0 [10] система — это совокупность взаимодействующих между собой функций или работ. Более четко смоделировать взаимодействие и логику бизнес-процессов организации позволяет чисто функциональная ориентация, при которой происходит анализ функций системы независимо от объектов, которыми они оперируют [27]. Для описания нижних уровней декомпозиций использовалась нотация IDEF3 [14].
В данной работе будут рассмотрены виды деятельности университета, на основе которых формируется стипендиальное обеспечение:
- учебная деятельность;
- научная деятельность;
- внеучебная деятельность вуза.
Контекстная диаграмма «Формирование документов о стипендиальном обеспечении студентов» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Формирование документов о стипендиальном обеспечении студентов»
В контекстной диаграмме на вход поступают стрелки «Зачетная книжка», необходимая для предоставления данных об учебной деятельности студента, «Предпочтения студента», «Личные данные студента» и «Знания студента» для оценки учебной деятельности. На выходе присутствует стрелка «Приказ «О размерах стипендии»», который формируется на этапе оценивания портфолио студентов и «Перечень кандидатов на стипендию». Стрелками-механизмами является «Зам. Директора по СВР», «Работники МФЦ» – где необходимо заверять документы, «Студент», «Комиссия» – сформированная группа преподавателей, экспертов, которая на основе портфолио формирует приказ, а также «Куратор». Стрелками-управления являются «Положение» и «План мероприятий».
Декомпозиция «Формирование документов о стипендиальном обеспечении студентов» представлена на рисунке 2, она включает в себя 5 процессов: «Ведение учебной д-ти студентом», «Ведение научно-исследовательской д-ти студентом» и «Ведение внеучебной д-ти студентом», таким образом, в данных блоках учитывается вся деятельность студента на протяжении семестра, на выходе из процессов присутствуют такие стрелки как «Заполненная зачетная книжка», «Полученные оценки за сессию», «Информация о достижениях в исследовательской д-ти», «Документы за достижения в НИР», «Документы за достижения во внеучебной д-ти» и «Информация о внеучебной д-ти». Стрелкой-управлением для данных процессов является «План мероприятий», а стрелкой-механизмом «Студент». Далее рассмотрим еще два процесса: «Формирование пакета документов для повышенной стипендии», на данном этапе происходит формирование портфолио и учет всех достижений, и «Оценка достижений студента комиссией» – собранная комиссия оценивает поступившие документы, подсчитывает баллы и подводит итоги о назначении стипендий.
Рисунок 2 – Декомпозиция «Формирование документов о стипендиальном обеспечении студентов»
Далее рассмотрим процесс «Ведение учебной д-ти студентов», построенный в методологии IDEF3 с использованием перекрестков, он включает в себя девять процессов. Первый перекресток означает, что должны начаться один или несколько процессов «Посещение лекций и практических занятий», «Выполнение домашних заданий», «Написание самостоятельных и контрольных работ». Далее на основе данных процессов формируется «Подсчет баллов студента по БРС», на основе бально-рейтинговой системы происходит «Получение допуска к сессии» или же «Получение недопуска к сессии» и далее «Устранение задолженностей». Далее происходит «Сдача сессии» и «Заполнение зачетной книжки». Процессы по внеучебной деятельности и научно-исследовательской построены по аналогии в нотации IDEF3 и представлены в приложении.
Рисунок 3 – Декомпозиция второго уровня «Ведение учебной д-ти студентов»
Далее рассмотрим «Формирование пакета документов для повышенной стипендии» (Рисунок 4). Изучив положение было выявлено, что в пакет документов входит портфолио с перечным грамот, их копиями и личными данными студента, заверенная копия зачетная книжки и характеристика студента. На основании деятельности студента, рассмотренной выше, происходит «Формирование документа о д-ти студента», далее «Составление характеристики», «Заверка зачетной книжки». Последним этапом является «Проверка сформированного пакета документов».
Рисунок 4 – Декомпозиция второго уровня «Формирование пакета документов для повышенной стипендии»
На рисунке 5 представлена декомпозиция «Проверка сформированного пакета документов» в нотации IDEF3. Изначально проверяется правильность оформления перечня наград студентов, в случае недочетов портфолио отправляется на доработку. По аналогии построены процессы «Проверка наличия копий наград» и «Проверка наличия характеристики». После пройденной проверки происходит «Подтверждение пакета документов».
Рисунок 5 – Декомпозиция уровня «Проверка сформированного пакета документов»
На рисунке 6 представлен процесс «Оценка достижений студента комиссией» Данный процесс включает в себя шесть подпроцессов: «Оценка предоставленного перечня наград», «Оценка учебной д-ти», «Анализ характеристики», «Итоговое оценивание портфолио», «Составление перечня кандидатов на повышенную стипендию» и «Составление приказа «О размерах стипендии»». При этом стоит отметить, что собранная комиссия просматривает все пакеты документов в печатном виде, далее подводит результаты по каждому из студентов и составляет итоговый перечень выбранных кандидатов. Комиссия состоит из преподавателей, директора института, заведующего кафедрой и др.
Рисунок 6 – Декомпозиция уровня «Оценка достижений студента комиссией»
Таким образом в разделе были рассмотрены характеристика организации и её организационная структура, информационное и техническое оборудование, а также рассмотрены основные бизнес-процессы организации.