Организационно-экономическая информация, которая, как правило, размещается в базах данных, имеет дискретный характер, и поэтому может быть структурирована, т.е. представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Определяются функциональные зависимости между реквизитами документа. Для этого анализируется роль реквизитов в структуре информации документа. Сначала целесообразно выявить реквизит (один или несколько), который выполняет роль общего идентификатора всей информации документа. Как правило, к таким реквизитам относятся номер документа, идентификатор подразделения (предприятия), выпускающего документ, период действия оформления документа и т.п. От такого идентификатора документа будут функционально полно зависимыми некоторые описательные» реквизиты в общей части документа (например, идентификатор предприятия, документа основания). Другие реквизиты-основания в табличной части документа (например, количество товара и стоимость) будут частично функционально зависимыми от него.
Все справочные реквизиты реальных объектов (товаров, предприятий, Подразделений и т.п.), как в общей, так и в табличной части функционально полно определяются идентификаторами этих объектов. В результате для каждого определяемого реквизита должны быть выявлены реквизиты (ключевые), которые в совокупности однозначно его определяют (одному значению ключа соответствует одно значение описательного реквизита).
Для графического отображения функциональной зависимости проводится линия связи со стрелкой к зависимому реквизиту от определяющего его реквизита.
В результате просмотра выявленных функциональных зависимостей выбираются все зависимые реквизиты и для каждого из них устанавливаются все его ключевые реквизиты, т.е. те (один или несколько), которые в совокупности определяют его однозначно.
Группируются реквизиты, одинаково зависимые от ключевых реквизитов. Полученные группы зависимых реквизитов вместе с их ключевыми реквизитами образуют реквизитный состав соответствующих информационных объектов. Если в группе несколько ключевых реквизитов, то они являются составным ключом информационного объекта.
Информационно-логическая модель (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов (ИО) и связей между ними. Эта модель представляет данные, подлежащие хранению в базе данных. Каждый информационный объект в модели данных должен иметь уникальное имя. Информационный объект — это информационное описание некоторой сущности предметной области; реального объекта, процесса, явления или события. Информационный объект является совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики сущности. Примерами сущностей являются: товар, поставщик, заказчик, поставка, отгрузка, сотрудник, отдел, студент, преподаватель, кафедра и т.п. Процесс выделения информационных объектов предметной области, отвечающих требованиям нормализации, может производиться на основе интуитивного или формального (аналитического) подхода. При интуитивном подходе сразу легко могут быть установлены информационные объекты, соответствующие реальным объектам. Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области. Информационно-логическая модель предметной области отражает предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей. Инфологическая модель предметной области строится первой. Предварительная инфологическая модель строится еще на пред проектной стадии и затем уточняется на более поздних стадиях проектирования баз данных. Требования, предъявляемые к инфологической модели: 1.Основное требование - адекватное отображение ПО. ИЛМ должна быть непротиворечивой.
2.Несмотря на то, что реальный мир, отображаемый в ИЛМ, является по своей природе бесконечным, она является конечной, что обеспечивается четким ограничением ПО. ИЛМ должна в связи с этим обладать свойством легкой расширяемости, обеспечивающим ввод новых данных без изменения ранее определенных, а также и удаление данных.
3.Инфологическая модель должна легко восприниматься разными категориями пользователей, а также всеми специалистами, которые в дальнейшем участвуют в процессе проектирования БД и программного обеспечения. Желательно, чтобы ИЛМ строил специалист, работающий в этой ПО.