Итак, администрирование - это специфический вид управленческой деятельности. Управленческая деятельность - принципиально отличающийся от других видов деятельности труд. Основные особенности управленческой деятельности можно свести к следующим:
большое разнообразие видов деятельности на разных уровнях управленческой иерархии;
неалгоритмический, творческий характер деятельности, осуществляемый при недостатке информации и в условиях часто меняющейся, нередко противоречивой обстановки;
ярко выраженная прогностическая природа решаемых управленческих задач;
значительная роль коммуникативной функции;
высокая психическая напряженность, вызываемая большой ответственностью за принимаемые решения.
Сложная структура современной организации образует единое целое благодаря целенаправленному воздействию на ее основные связи и процессы. Это достигается в результате управленческой деятельности, представляющей собой сочетание различных функций, каждая из которых направлена на решение сложных специфических проблем взаимодействия. При этом, сфера управления охватывает все стороны деятельности организации: производство, НИОКР (инновации), сбыт, финансы, коммуникации и т. д.
Кратко круг проблем, решаемых управленческой деятельностью, сводится к следующему: определение конкретных целей развития, выявление их приоритетности, очередности и последовательности решения. На этой основе разрабатываются хозяйственные задачи, определяются основные направления и пути их решения, вырабатывается система мероприятий для решения намеченных проблем, определяются необходимые ресурсы и источники их обеспечения, устанавливается контроль выполнения поставленных задач. Таким образом, для того, чтобы закрепить отдельные виды работ за определенными исполнителями и тем самым придать процессу управления упорядоченность, обеспечить высокий профессионализм выполнения, - все содержание процесса управления, - расчленяется на специализированные функции.
Под функцией бизнес-администрирования понимается вид деятельности работников аппарата управления, выделяемый на основе разделения и кооперации управленческого труда, характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления; именно в функциях раскрывается содержание управления.
Основными функциями управления, раскрывающими содержание управленческой деятельности, являются предвидение и планирование, организация, контроль, координация и регулирование, активизация и мотивирование, исследование. Названные функции как бы дают ответ на вопрос: что надо делать, чтобы управлять?
Идея выделения функции администрирования как одного из видов трудовой деятельности по управлению предприятием в целом принадлежит Анри Файолю. Уникальность исследования Файоля заключается в том, что он впервые предложил рассмотреть процесс управления, или администрирования (данный термин ученый считал более точным), как самостоятельный объект исследования. Файоль понимал, что управленческая деятельность на каждом отдельном предприятии может иметь свои особенности, отличаться в зависимости от размера организации, уровня в управленческой иерархии и т. п.
Обобщая опыт деятельности руководителей, функции администрирования в общем управлении предприятием были им определены следующим образом: предвидеть (планировать), организовывать, руководить, координировать, контролировать. При этом Файоль не просто перечислил основные функции, он заложил основы особого направления в менеджменте - структурно-функционального подхода.
Функция планирования заключается в выработке направлений, путей, средств и мероприятий по реализации целей деятельности организации. При этом, предпосылкой планирования является прогнозирование - выявление и предвидение объективных (реальных) тенденций, состояний развития организации в будущем.
Результатом функции планирования (и предвидения) является план, который должен обладать следующими характеристиками:
единство, которое подразумевает, что задачи каждого подразделения организации должны быть связаны друг с другом и не противоречить;
неразрывность, выражающаяся в проведении как краткосрочного, так и долгосрочного планирования;
гибкость, позволяющая адаптировать «сценарий будущего» (плана) к изменяющимся обстоятельствам;
точность, подразумевающая предсказание наиболее вероятного развития событий.
Функция организации. Под организацией понимается процесс, деятельность, направленные на упорядочение взаимодействия людей, идей, процессов. Функция организации заключается, прежде всего, в объединении элементов (людей, идей и процессов) в системное целое, в результате чего образуется жизнеспособная, эффективная и устойчивая система.
Сущностью функции организации является создание самой управленческой структуры предприятия, т.е. обеспечение необходимого уровня формализации, привлечение в организацию необходимых ресурсов и формирование условий, позволяющих организовать эффективную и качественную работу всего предприятия. Организация взаимодействия должна быть гибкой, оперативной, надежной, экономичной и самокорректирующейся. Последовательность реализации функции организации обычно следующая:
определение целей, задач и особенностей совместной деятельности членов организации;
выявление потребности в ресурсах для осуществления целей и обеспечение бесперебойного снабжения этими ресурсами;
установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и контрольных сроков их выполнения;
выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;
установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчиненности, координации и др.);
создание соответствующей мотивации у членов организации в достижении стоящих целей.
Ключевым моментом реализации этой функции является процесс организации взаимодействия между подчиненными. В числе принципов эффективной организации взаимодействия следующие:
специализация исполнителей;
количественная и качественная пропорциональность частей, образующих систему;
параллельность действий;
ритмичность деятельности.
После осуществления функции организации могут возникнуть некоторые несоответствия между всеми элементами созданной системы или механизма достижения целей. В этих случаях появляется необходимость,
во-первых, уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными и эффективными;
во-вторых, устранить отклонения от заданного организацией режима функционирования системы.
Такая «тонкая настройка» системы получила название функции координирования и регулирования совместной деятельности.
Руководство - это функция управления, сущность которой заключается в предъявлении руководителем требований к подчиненным в отношении выполнения ими своих обязанностей, в распределении ответственности между сотрудниками, а также в постоянном воздействии на поведение членов организации.
В числе основных функций управления важная роль принадлежит функциям стимулирования, контроля, учета и анализа деятельности.
Функция стимулирования включает в себя разработку и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их результативной деятельности. Руководитель при осуществлении этой функции должен придерживаться ряда принципов:
зависимость величины стимула от конкретного вклада подчиненного в общее дело;
связь стимулов с целями деятельности организации;
единство интересов подчиненного, организации и общества в целом;
разумное сочетание моральных и материальных стимулов;
сочетание стимулирования с мерами наказания и принуждения.
Содержание функции учета и анализа деятельности включает комплексное изучение деятельности и предполагает:
наблюдение за ходом, динамикой и закономерностями развития процессов, измерение, регистрацию и группировку данных;
сравнение ее параметров с заданной программой функционирования;
количественную и качественную оценки эффективности деятельности;
выявление отклонений, узких мест в развитии системы;
выявление причин сложившегося состояния;
определение наиболее целесообразных путей восстановления работоспособности системы.
Контроль - важная функция управления, являющая собой конечный итог всей управленческой деятельности. Данная функция заключается, прежде всего, в проверке исполнения заданий подчиненными в соответствии с принятым планом. Согласно Файолю, основополагающими аспектами осуществления функции контроля являются:
выбор способа контроля (жесткий способ контроля, контроль с помощью группы и др.);
выбор масштаба контроля, частоты и силы вмешательства руководителя в производственный процесс;
выбор метода положительного и отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм.
Сегодня перечень функций администрирования выглядит в виде следующей логической цепочки (табл. 2).
Таблица 2 - Содержание функции администрирования
| Составляющая функция | Действия по реализации данной функции | |
| Установление целей | Определение будущего состояния предприятия | |
| Разработка стратегии | Определение способов достижения цели | |
| Планирование работы | Определение задач конкретным исполнителям | |
| Проектирование работы | Определение рабочих функций исполнителей | |
| Мотивирование к работе | Целенаправленное воздействие на работника | |
| Координация работы | Согласование усилий исполнителей | |
| Учет и оценка работы | Измерение результатов и их анализ | |
| Контроль работы | Сопоставление результатов с целями | |
| Обратная связь | Корректировка целей |
Следует отметить, что в настоящее время, функции управления в административной деятельности имеют четко выраженное содержание, требует создания необходимых условий в сфере управления:
функций планирования - для обоснованного определения основных направлений и пропорций развития материального производства с учетом источников его обеспечения (методами разработки планов и прогнозов);
функций организации - для налаживания организационных отношений между различными подразделениями по выполнению решений и плановых показателей хозяйственной деятельности на конкретный период;
функций оперативного руководства - для мгновенного вмешательства в процесс деятельности организации, чтобы реализовывать запланированные и организованные мероприятия и при необходимости упреждать расхождение между планируемым и фактически происходящими событиями;
функций контроля - для проверки выполнения деятельности и сравнения с намеченными целями и направлениями развития (составлением балансов, счетов прибылей и убытков и т.д.);
функций мотивации - для морального и материального стимулирования персонала при выполнении задач по достижению целей организации.
При этом, указанные функции управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.
Итак, функция коммуникации - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги - в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Планы, например, нельзя выполнить, если они не будут переданы тем людям, которые должны их выполнять. Если руководство может донести обоснование своих решений до подчиненных, - это значительно повышает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не понимают, какое вознаграждение может предложить им организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на нее. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.
Так, с 1979 г. компания «Хьюлетт-Паккард» работает для того, чтобы достичь цели, поставленной как цель десятилетия: сократить в десять раз процент брака в производстве. Для того чтобы обеспечить это, руководство вначале должно было разработать план. Затем в компании была организована небольшая группа людей, чтобы бороться за качество. Эту группу назвали «группа качества», или «группа сдачи продукции с первого предъявления». Поездка этой группы в Японию способствовала тому, что движение за качество приняло гораздо более широкий размах, «теперь это было похоже на крестовый поход за качество, и в нем могли принимать участие практически все работники компании на всех уровнях». Было испробовано несколько методов пропаганды значимости этого движения, чтобы охватить энтузиазмом всю компанию. К таким методам относились: обсуждение, обучение и распространение письменной информации в форме писем-циркуляров. Качество и производительность стали темой разговоров во время коротких перерывов на кофе. Результаты программы по сокращению брака в производстве были положительными. Другие изменения, такие, как обеспечение своевременного доступа к необходимой информации, имеют место в процессе продвижения к достижению названной цели «Хьюлетт-Паккард» на десятилетие. Процесс управления подчеркивает взаимозависимость функций управления.
Управленческая работа - это в основном работа интеллектуальная. Она напоминает попытку сложить сложный мозаичный узор из отдельных кусочков после того, как кто-то свалил в эту же коробку кусочки мозаики, принадлежащие еще пяти различным сюжетам. Чтобы дополнить сравнение с мозаикой, следует сказать, что руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие - для данной организации, в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.
Основным требованием для принятия эффективного, объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной, точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.
Таким образом, профессиональная административная деятельность предъявляет к руководителю, входящему в эту деятельность, определенный набор требований, предполагающий выполнение специальных функций.
Административные функции включают в себя:
сбор, систематизацию, обработку и анализ информации;
выработку и принятие решений;
доведение решений до исполнителей и организацию их выполнения;
проведение контроля выполнения решений.
Каждая из указанных функций является определенным видом работы по управлению предприятием в целом. Практический смысл функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих. Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.
Заключение
бизнес администрирование управленческий
Таким образом, администрирование - это высший уровень управления организацией в целом, структурно высшая ступень организационной иерархии, имеющая выход на внешние связи.
Административная деятельность - это деятельность по управлению коллективом, направленная на решение внешних задач и создание в нем наилучших условий для этого.
Управленческая деятельность требует осуществления (совершения, исполнения) руководителями множества разнообразных управленческих работ. Специализированные виды этих работ именуются функциями
В систематизированном виде функции административной деятельности это: планирование, т.е. учитывать все возможные изменения, касающиеся деятельности предприятия, и вырабатывать программу действий; организация, т.е. строить двухуровневый материальный и социальный организм предприятия, формировать саму управленческую структуру; руководство, т.е. распределять ответственность и стимулировать сотрудников работать на должном уровне; координировать, т.е. связывать, объединять, гармонизировать действия и усилия всех подразделений (частей) предприятия; контролировать, т.е. заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям. А также, коммуникации - процесс обмена информацией и принятие решений - выбор одной из альтернатив.
Каждая из указанных функций является определенным видом работы по управлению предприятием в целом. Практический смысл функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.