1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении, организации, предприятии* (независимо от форм собственности) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию учреждения и подготовки их к передаче на архивное хранение. ______________________________
*В дальнейшем вместо слов "учреждение, организация, предприятие" употребляется слово "учреждение".
1.2. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем учреждения, а в необходимых случаях и соответствующего государственного архива.
1.3. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе не менее 3-5 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя руководителя (одного из руководящих работников). В состав комиссии в обязательном порядке включается работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (ответственное за архив лицо), главный бухгалтер, а там, где это необходимо, также представитель соответствующего государственного архива. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством Республики Беларусь, Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов, положением об ЭК учреждения.
|
|
1.5. В соответствии с настоящим Примерным положением учреждение разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое в необходимых случаях согласовывается с государственным архивом и утверждается приказом руководителя.
2. Функции экспертной комиссии
ЭК учреждения осуществляет следующие функции:
2.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждения.
2.2. Рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:
номенклатуры дел учреждения;
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;
актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли;
перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
графиков по подготовке и передаче документов в архив учреждения и на государственное хранение.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение соответствующего государственного архива.
|
|
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников учреждения по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.
3. Права экспертной комиссии
ЭК учреждения представляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям учреждения и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;
документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях информации руководителей делопроизводственной службы и архива учреждения о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников государственных архивов.
|
|
3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
4. Организация работы экспертной комиссии
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК (ЭМК) архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.
4.2. ЭК работает по плану, утвержденному руководителем учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению соответствующим государственным архивом подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.
4.6. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Приложение 43
к п.14.3
Нормы времени и выработки на основные
виды работ, выполняемые в архивах*
______________________________
*Нормы, отсутствующие в данном приложении, см. в "Нормах времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах", Минск, 1989 г.
Научно-методическая и контрольно-инспекционная работа архива
1. Подготовка ведомственного перечня документов со сроками хранения (или подлежащих государственному приему) - 33 статьи перечня в день.
2. Разработка рабочих инструкций, методических указаний, памяток, обзоров и т.п. - 1 печ.л. в 10-15 дней.
3. Методические консультации по вопросам работы архива - 8 консультаций в день.
4. Проверка работы архивов подведомственных организаций - 1-7 дней.
Научно-техническая обработка документов
5. Проведение экспертизы ценности:
управленческой документации - 100-120 дел в день;
документов по личному составу - 300 дел в день.
6. Составление акта на уничтожение дел, не подлежащих хранению - 40 наименований заголовков (группы заголовков) дел в день.
7. Формирование дел из россыпи - 800 листов в день.
8. Составление заголовков на дела:
с управленческой документацией - 25-30 заголовков в день (учреждений районного и сельского звена - 30-40 документов в день);
по личному составу - 160 заголовков в день.
9. Редактирование заголовков дел:
с управленческой документацией - 100 заголовков в день;
с частичным просмотром дел - 70 заголовков в день;
без просмотра дел - 250 заголовков в день.
10. Систематизация карточек на дела - 500 карточек в день.
11. Систематизация дел внутри фонда (подборка дел по карточкам или описям, сверка заголовков на делах и карточках) - 350-400 дел в день.
12. Нумерация листов в делах с составлением заверительной надписи - 1500 листов в день.
13. Подшивка дел:
с управленческой документацией - 30 дел в день;
по личному составу - 60 дел в день.
14. Оформление обложек дел:
от руки - 65 обложек в день;
машинописным способом - 68 обложек в день.
15. Картонирование дел (при укладке в коробку не более 5 дел) - 500 дел в день.
16. Написание ярлыков на связки - 100 ярлыков в день.
17. Наклейка ярлыков на коробки - 200 ярлыков в день.
18. Формирование связок дел (с прикреплением ярлыка) - 68 связок в день.
19. Составление историко-архивной справки - 1 печ.л. в 8-10 дней.
20. Переработка описей управленческой документации - 30 дел в день.
21. Написание текста описи по установленной форме - 70 статей в день.
Каталогизация документов
22. Просмотр описей с целью отбора дел для каталогизации - 1600 заголовков в день.
23. Выявление документов, подлежащих каталогизации, по делам - 12 дел в день.
24. Составление тематических карточек на выявленные документы - 30 карточек в день.
25. Составление именных карточек:
на личные дела - 100 карточек в день;
по поименному списку работников - 150 карточек в день.
26. Систематизация карточек:
систематических каталогов - 410 карточек в день;
алфавитных каталогов - 700 карточек в день.
Учет документов
27. Проверка наличия и состояния дел с оформлением результатов - 250 дел в день.
28. Оформление результатов проверки - 1 акт в 5 часов.
29. Проверка нумерации листов в делах - 5000-6000 листов в день.
Комплектование архива
30. Прием-передача дел на хранение - 300 дел в день.
31. Шифровка дел - 300 дел в день.
Режим хранения дел
32. Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов - 40 наблюдений (с фиксацией результатов в регистрационном журнале) приравнено к одному дню.
33. Перемещение дел внутри хранилища - 105 коробок (связок) в день.
Использование документов
34. Исполнение тематических запросов - одна справка в три дня.
35. Исполнение запросов социально-правового характера:
по документам - 3 запроса в день;
по справочным карточкам и каталогам - 9-10 запросов в день.
36. Составление ответов на запросы и заявления об отсутствии документов в архиве - 13-15 писем в день.
37. Выдача дел для использования - 100 дел в день.
СПИСОК НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Закон Республики Беларусь "Об охране историко-культурного наследия"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1992, Ноябрь, № 30 (505).
2. Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь"// Ведомости Верховного Совета Республики Беларусь, 1994, Октябрь, № 29 (507).
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.
4. Документы на бумажных носителях. Правила Государственного хранения. Технические требования. СТ 56.6-85.
5. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. СТБ 6.38-95.
6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Мн., 1996.
7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Мн., 1995.
8. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь, Мн., 1996.
9. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение, Мн., 1997.
10. Основные правила работы государственных архивов СССР, М., 1984.
11. Основные правила работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами, М., 1980.
12. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, М., 1991.
13. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, М., 1989.
14. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР, М., 1973.
15. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации, М., 1987.
16. Нормы времени и выработки на основные виды работ, проводимые в госархивах, Мн., 1989.
17. Положение о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов, М., 1980.
18. Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов, М., 1980.
19. Методические рекомендации по научно-технической обработке документов личного происхождения, М., 1971.