Модель жизненного цикла управленческого решения
Основные понятия и определения теории принятия решений
В своей обычной жизни, на работе, в быту отдельный человек, группа людей очень часто стоят перед необходимостью оценки сложившейся конкретной ситуации и, в случае необходимости, - принятия тех или иных решений, направленных на ее изменение. В этом контексте, под решением подразумевается результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу и необходимости действий.[1]
В экономике, менеджменте и теории принятия решений основное внимание уделяется рассмотрению, так называемых, управленческих решений. Под управленческим решением, обычно понимают, результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.[2]
Термин «Управленческое решение» (далее, УР) употребляется в двух основных значениях – как процесс и как явление. Как процесс УР – это выполнение восьми основных процедур: информационная подготовка, разработка вариантов, согласование вариантов, выбор одного варианта, утверждение, реализация, контроль выполнения УР и информирование инициатора решения. Как явление УР – это набор мероприятий, направленных на разрешение рассматриваемой проблемы в форме постановления, приказа или распоряжения в устной или письменной форме.[3]
Управленческие решения, как правило, разрабатываются и реализуется для социальных систем и направлены на: стратегическое планирование деятельности организации; управление управленческой деятельностью; управление человеческими ресурсами (активизация знаний, умений и навыков); управление производственной и вспомогательной деятельностью; формирование системы управления и техническое обеспечение; управленческое консультирование; управление внутренними и внешними коммуникациями.
С точки зрения теории принятия решений, представляется крайне важно уточнить ряд следующих основных понятий и факторов, которые оказывают существенное влияние на процедуры разработки, принятия и реализации управленческих решений.[4] Именно:
Кто принимает управленческое решение? В теории принятия решений есть специальный термин - Лицо, принимающее решение (сокращенно ЛПР), - тот, кто имеет соответствующие полномочия и на ком лежит ответственность за принятое решение, тот, кто подписывает приказ или иной документ, в котором отражено решение. Обычно это генеральный директор или председатель правления фирмы, командир воинской части, мэр города и т.п., словом – должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Иногда, в качестве ЛПР может выступать коллективный орган, как в случае с собранием акционеров или Государственной Думой Российской Федерации.
Как показывает практика, регламент или порядок принятия управленческих решений очень существенно влияет на результаты того, как проходит разработка, принятие, утверждение и реализация управленческих решений. Многие конфликты в системе менеджмента возникают именно из-за отсутствия соответствующих регламентов по поводу сфер ответственности - кто за что отвечает, кто какие решения принимает. Поэтому очень важны регламенты, определяющие порядок работы. Недаром любое собрание принято начинать с утверждения председательствующего, секретаря и повестки заседания, а работу любого предприятия или общественного объединения - с утверждения его устава.
Цели. Каждое управленческое решение направлено на достижение одной или нескольких целей, от точности формулировок которых, существенно зависит качество и эффективность самого управленческого решения.
Ресурсы. Каждое управленческое решение предполагает использование тех или иных материальных, кадровых, интеллектуальных, информационных или иных ресурсов. Правильная оценка требуемых ресурсов и их качества существенно влияет на эффективность реализации данного управленческого решения.
Риски и неопределенности. При анализе и оценке ситуации с точки зрения разработки управленческого решения существенным является учет факторов риска, неопределенности и неполноты информации.
Методы и модели разработки решения. В настоящее время при разработке управленческих решений широко используются экономико-математические модели и инструментальные средства, которые позволяют моделировать различные ситуации, просчитывать последствия тех или иных решений, прогнозировать развитие событий, что существенно влияет на их качество и эффективность.
Критерии оценки решения. Важным фактором выбора управленческого решения являются критерии оценки его эффективности.
Методы контроля выполнения и оценки эффективности решений существенно влияют на итоговый анализ успешности или неуспешности реализации конкретного управленческого решения.
В дальнейшем под управленческим решением, мы будем понимать результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы управления, который, как правило, включает в себя следующие составляющие:
· Потребность в разработке, принятии и реализации решения;
· Субъект или инициатор решения – лицо принимающее решение (ЛПР);
· Цель разработки решения;
· Объект или исполнители решения;
· Предмет или содержание решения;
· Целевая группа лиц, в интересах которых реализуется решение;
· Ресурсы для выполнения решения;
· Контроль за выполнением и оценка эффективности решения.
Модель жизненного цикла отдельного управленческого решения
Разработка, принятие и реализация управленческих решений в любой сфере жизни – в производственно-хозяйственной деятельности, в быту, в общественной жизни и т.п., проходят в несколько временных этапов, каждый из которых характеризуется самостоятельной целью и особым содержанием, направленным на достижение этой цели. Именно поэтому вполне разумно ввести понятие «жизненного цикла управленческого решения», под которым мы будем понимать совокупность последовательно реализуемых и протекающих во времени этапов, каждый из которых имеет свою цель и содержание.
Естественно, что конкретное содержание этапов жизненного цикла управленческих решений разных сфер жизни может иметь особенности, обусловленные спецификой соответствующей сферы жизни. Так, в рамках материального производства цели и конкретное содержание этапов жизненного цикла управленческого решения, направленное на достижение целей каждого из этих этапов, будут связаны с производственно-хозяйственной деятельностью, в то время как в домашнем хозяйстве они связаны с бытом и жизнью отдельного человека или семьи. Тем не менее, общим для всех управленческих решений является сама последовательность этапов жизненного цикла управленческого решения, одинаковые для всех сфер деятельности цели этапов и их формализованное содержание, направленное на достижение конкретных целей каждого из этапов.
Ниже схематично представлена упрощенная модель жизненного цикла управленческого решения, на содержании которой остановимся более подробно.
Этап 1. Определение цели (целей) управленческого решения. Так как любое управленческое решение как действие, направленное на изменение какой-либо конкретной ситуации, должно предполагать наличие цели такого действия, определение цели (целей) управленческого решения является обязательным условием. Содержанием и результатом данного этапа является целеполагание (формулировка целей) УР. Это самый сложный этап жизненного цикла УР, который сложно формализовать и который очень существенно зависит от личности ЛПР.
Как показывает анализ, к числу последовательно выполняемых действий, необходимых для достижения конкретной цели данного этапа, – определения цели (целей) управленческого решения, можно отнести следующие:
- описание конкретной ситуации;
- анализ ситуации с целью выяснения ответа на вопрос – необходимо ли ее изменение? Если ДА, то переходим к следующему шагу. В ином случае, когда нет необходимости изменения ситуации, потребности в выработке управленческого решения НЕТ;
- выделение параметров, полно описывающих ситуацию;
- выбор из общего числа параметров тех, которые, по мнению ЛПР, необходимо изменить. При этом, если по оценке ЛПР ситуация не требует изменения, управленческие решения по ее изменению не проводятся;
- для каждого из выделенных параметров, требующих изменения, формулирование их значений, желательных с точки зрения ЛПР;
- по каждому из выделенных параметров, требующих изменения, формулировка цели его изменения как достижение желательного значения этого параметра;
- для каждого из выделенных параметров, требующих изменения, достижение желательного значения этого параметра – есть цель управленческого решения, направленного на изменение параметра, описывающего определенную ситуацию;
- проверка (контроль) соответствия действий 1-го этапа его цели. Она нужна для того, чтобы еще раз удостовериться в правильности выполнения всех действий этого этапа (описания и анализа ситуации; выбора параметров, характеризующих ее; оценки необходимости изменения ситуации; отбора параметров, требующих изменения; установления желательных значений изменяемых параметров; для каждого из выбранных параметров, требующих изменения, формулировка цели его изменения как цели соответствующего управленческого решения).
Этап 2. Разработка управленческого решения. Целью этого этапа является разработка управленческого решения, представляющего собой совокупность определенных действий, направленных на изменение анализируемой ситуации. При этом совокупность обозначенных действий составляет содержание данного этапа. Для достижения цели данного этапа жизненного цикла управленческого решения обычно необходимо выполнить следующие действия:
- Подбор, анализ и оценка способов (альтернатив) достижения поставленных на первом этапе целей УР. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие альтернативы можно сразу отбросить как нецелесообразные?
- Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем шаге вариант (альтертнативу) достижения поставленных целей?
- Составление плана мероприятий по выполнению необходимых действий. В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем шаге действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?
- Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана мероприятий? Сколько времени уйдет на его выполнение?
- Подробный анализ разработанного варианта управленческого решения. Решает ли разработанный план мероприятий поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению разработанного варианта управленческого решения, возникшие в ходе его разработки? Возможно, целесообразно вернуться к началу этапа 2 или даже к этапу 1?
Этап 3. Принятие управленческого решения. Цель этого этапа – принятие разработанного управленческого решения в виде соответствующего документа (приказа, распоряжения или другого управленческого документа), обязательного к исполнению и содержащего подробную информацию с детализацией самого содержания принятого управленческого решения.
Этап 4. Реализация управленческого решения. Цель этого этапа – доведение принятого управленческого решения до его конкретного внедрения, т.е. до его реализации. Поэтому содержанием данного этапа является совокупность действий, направленных на конкретное выполнение требований, содержащихся в соответствующем документе, которым было принято данное управленческое решение.
Конкретизация положений и пунктов приказа, направленная на реализацию управленческого решения, предполагает конкретное распределение заданий, вытекающих из содержания приказа, и закрепление их (заданий) за конкретными исполнителями.
Этап 5. Контроль за выполнением управленческого решения. Данный этап жизненного цикла управленческого решения предусматривает: проверку соответствия его целям, которые ставились перед этим управленческим решением на 1-м этапе его жизненного цикла; подробный анализ выполнение плана мероприятий, которые были предусмотрены в соответствующем документе, которым было принято данное управленческое решение; информирование инициатора решения; внесение необходимых изменений в принятое управленческое решение в случае необходимости.
[1] Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 264 с
[2] См., Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. – 6-е изд. перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 344 с., Лапыгин Ю.Н. Управленческие решения: учебное пособие. – М.: Эксмо, 2009. – 448 с.
[3] Смирнов Э.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 264 с.
[4] Орлов А.И. Теория принятия решений Учебное пособие. - М.: Издательство "Март", 2004.