Особенности языка служебных документов.




Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты.

- общеупотребительным словарным составом литературного языка, использование слов в их конкретном значении.

-простым порядком слов в предложениях,

- употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения ситуаций.

- Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму.

- стилистическая строгость, объективность изложения.

- Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности

-В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.

-Использование в деловой речи междометий не допустимо.

- недопустима тавтология

 

13. Понятие бланка документов. Виды бланков и их реквизиты. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.Понятие бланка применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Гос. герба РФ. Основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов, главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:- угловой; -продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: - бланк организации; - бланк структурного подразделения; - бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:- общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (кроме письма). Каждый бланк сочетает три признака классификации. При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

кто будет является автором документа, создаваемого на этом бланке; как будут располагаться реквизиты на бланке.

 

14. Основные группы организационно-распорядительных документов. ОРД-док-ты, в кот фиксируют решение административных и орг. вопросов, а также вопросов управл,взаимодействия, обеспечения и регулирования деят-ти органов власти предприятий,орг-ий и должн лиц. Группы ОРД: -орг-ые док-ты(устав,положения, правила),-распорядит(приказы по осн деят-ти, распоряжения, решения),- справочно-инф-ые док-ты(письма, справки, все виды записок),- документы по личному составу(приказы по личному составу, личная карточка, дело), коммерческие(коммерческие контракты,договоры), по обращению граждан (предложения,заявления от граждан, жалобы).

 

15.Устав организации, его структура и содержание. Устав – правовой акт,определяющий права,ф-ии,стр-ру орг. осн.виды уставов:-гос.орг.;-муницип.орг-ии;-коммерчес.орг-ии,-обществ.орг-ии.оформл.на стандартных листах бумаги.реквизиты: наименован орг, наименование вида док-та, дата его утверж, место издания, текст, подписи учредит,отметка о регистрации устава. Разделы: общие положения, цели,задачи,предмет деят-ти, правовой статус, орг структура,финн-матем база,контроль над финн-хоз деят-ью, права и обязанности участников, порядок ликвидации и реорганизации.Гриф утверждения выносится на титульный и завер печатью.

16. Положение об организации (структурном подразделении), его структура и содержание. Положение-правовой акт,определяющий момент образования,структуру,ф-ии,права и обязанности орг-ии, структурного подразделения.положения-типовые(для однотипных орг и структурных подразделений),индивидуальные(для орг.кот отл своей сферой деят)положения составляются на общем бланке.стр-ра:наименов орг,номер док-та, дата, заголовок к тексту,текст, подпись составителей, гриф утвержд.

 

17. Должностные инструкции, правила составления.-инструкция-равовой акт,регулирующий орг-ые, производств, финансовые, и иные вопросы деят-ти орг-ии и должностных лиц. В инстукции излагается порядок осуществления какой-либо дея-ти или порядок применения положения,законодат и иных норм актов. Оформляется на общем бланке с указанием наименов док-та. В заголовке указыв вопросы, рассматриваемые в док-те.инструкции подписывает нач-к структурного подразд, его разработавший,подлежит утвержд-ию рук-ем и заверяется печатью. Визируется всеми заинтересованными лицами. Разновидностью явл. должностная инструкция(правовой акт, издаваемый орг.в целях регламентации орг-но-правового положения раб-ка,его обязанностей,прав.), на общем бланке.утверждатся и вводится в действие рук-ем орг.или распорядит док-ом - приказом.

18. Штатное расписание, правила составления.ШР-перечень должностей в учреждении с указанием их кол-ва и размеров должностных окладов.Закрепляет:-перечень стр-ых подразд., - перечень должностей в порядке субординации, кол-во штатных ед. по каждой должности, - должностные оклады,надбавки. Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, в заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

19. Приказ, его виды, процесс подготовки и реквизиты приказов. Приказ- это правовой акт, издаваемый рук-ем предприятия в целях разрешения производст задач.виды: по осн.деят-ти; по личному составу. Стадии разрабртки: изучение сущ-ва вопроса; сбор необходимой инф-ии; подготовка проекта приказа; согласование; подписание рук-ем. Оформляются на бланке орг-ии или на бланке приказа. Приказ должен иметь реквизиты: наименов до-та, дата,номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст состоит из 2 частей: констатирующая(основание для издания приказа), распорядит-ая(кому, что сделать, сроки исполнения).

20. Распоряжение, правила составления и оформления.распоряжение-правовой акт,издаваемый рук-ем для решения оперативных вопросов,- правовой акт, издаваемый единолично рук-ем, коллегиального органа.распоряжения издаются по вопросам: информ-методологич хара-ра, повседневно-административной производственно-хоз деят-ти, с использов инструкции, приказов, правил. Слова в распоряжении: обязываю, предлагаю. Распоряжения имеют огранич-ый срок действия.

21.Справочно-информационные документы - Это сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Виды: (переписка) — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Предложение -разновидность докладной записки, кот.содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Объяснительная записк а — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом др.должн лицу. заключение -док содержащий мнение,вывод учреждения, спец-та по какому-либо вопросу,дак-ту. Отзыв -док,содерж мнение учрежд или спец-та по поду какой-либо работы. Перечень – систематизированный список, док-ов,предметов,объектов,состав в целях распростран на них норм и правил. Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации. Список-перечисление лиц или предметов в опред порядке, в целях иформ или регистр. Письмо - обобщенное наименование различ по содерж док,служащих средством общения м/у учреждениями,частн лицами. Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Сводка – док,представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

22.Протокол, виды протоколов, структура текста. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях.Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола:Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото­кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да­та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе­дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко­ла включает даты начала и окончания.

 

23.Акт, виды актов, правила составления.Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);испытаний (образцов, систем, технологий);приема-сдачи (материальных ценностей, документов);приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);ревизии, инвентаризации;расследования аварий, несчастных случаев;ликвидации организации и т.д. Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов. Общие правила составления актов:– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей)составляются специально создаваемыми комиссиями, – Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте.– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт». – Датой акта является дата его составления. – Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). – Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. – Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. – В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации.

 

24.Справка, виды справок, реквизиты справок.- Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации. Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Внешние справки должны оформляться на бланке. по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;наименование организации (знак обслуживания)*;наименование вида документа (СПРАВКА)*;дата документа**;регистрационный номер документа**;место составления или издания документа*;заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);текст документа;адресат;текст документа;подпись;оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).

 

25. Понятия докладной, объяснительной и служебной записок.Докладная записка — документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),Ø наименование вида документа,Ø дата и номер,Ø место составления (для внешней докладной записки),Ø заголовок к тексту,Ø текст,Ø подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Объяснительная записк а — документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:Ø наименование структурного подразделения,Ø дата,Ø номер,Ø заголовок к тексту,Ø адресат,Ø подпись.Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем. Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Обязательнымиреквизитамислужебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

 

26.Основные виды писем, правила их составления. Письмо - обобщенное наименование различ по содерж док,служащих средством общения м/у учреждениями,частн лицами. - Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки. Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас… Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении Порядка (процедуры) представления и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору..Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части. Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию),Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

 

27.Прием и первичная обработка входящих документов - Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее— РКФ), На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Документы в электронном виде, поступающие в организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

 

28 Понятие исходящих документов и порядок работы с ними. Исходящими документами наказываются официальные документы, отправляемые из организации. Этапами обработки исходящих документов являются:• Составление проекта документа исполнителем • Проверка правильности оформления проекта документа • Подписание документа руководителем (либо утверждение) • Регистрация документа • Отправка документа адресату • Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело (наряд). Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, также исходящий документ должен быть согласован с другими специалистами предприятия (согласование оформляется визой). Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации. Руководитель вправе внести изменения, дополнения, вернуть на доработку исполнителю. После подписания руководителем 2-х экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: 1 – номер документа, включающий номер дела;2 – дата документа;3 – адресат (корреспондент);4 – краткое содержание или заголовок; 5 – отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);6 – исполнитель;7 – примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

 

29 Регистрация документов, формы и виды регистрации. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Виды регистрации: Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями. с мешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека). Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

 

30 Контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов по ГОСТ 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: - контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений;- контроль за сроками исполнения. Контроль по существу вопроса, т.е. контроль за качеством исполнения – одна из должностных об



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-12-12 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: