Однотабличные базы данных.

Глава 2. Реляционные системы управления базами данных в среде MS Access

Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Среди программных продуктов, обеспечивающих переработку данных, весьма популярна система управления базой данных фирмы Microsoft Access.

В связи с этим любому инженеру, психологу, управленцу, экономисту, менеджеру, необходимо уметь создавать запросы к базам данных и оформлять на их основе необходимые документы заданной формы. Для этого необходимы знания организации реляционных баз данных и основные принципы их построения.

Практические занятия, приведенные в данном пособии, позволяют получить основные навыки работы с однотабличными и много табличными базами данных:

· Уметь создавать однотабличные и многотабличные базы данных в рамках возможностей среды Microsoft Access.

· Уметь создавать простые и вложенные формы для облегчения ввода исходных данных.

· Создавать всевозможные запросы к базам данных для оценки состояния объекта или явления.

· Оформлять результаты запросов в виде отчетов заданной формы.

· Создавать различную документацию заданной формы.

При выполнении лабораторных работ предполагается, что студент должен быть знаком с основами работы с реляционными базами данных.

Однотабличные базы данных.

Упражнение 2.1. В спортивной школе необходимо вести учет личных дел спортсменов. Требуется хранить в базе данных информацию о фамилии, имени, отчестве спортсмена, дате рождения, поле, названии посещаемой секции, фамилии тренера, спортивные достижения (1-й разряд, 2-й разряд, кандидат в мастера спорта, мастер спорта, олимпийский чемпион и т.д.), домашний телефон, адрес места жительства. Каждое личное дело имеет свой уникальный номер.

Создание любой базы данных (БД) начинается с создания файла БД и присвоении ему имени. Для этого:

1. Откройте программу Access. Выполните команду Файл/Создать. В появившемся справа окне Создание выберите пункт Новая база данных.

2. В раскрывшемся окне Файл новой базы данных присвойте имя файлу База данных спортивной школы и выберите папку, в которой он будет храниться. Нажмите кнопку Сохранить.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1 этап. Создание структуры таблицы, то есть описания типа всех полей таблицы (текстовый, числовой, денежный, дата и т.д.). Этот этап выполняется в режиме Конструктора. После создания структуры при закрытии таблицы пользователю будет предложено сохранить ее и присвоить ей имя. Далее появится окно, где будет предложено создать ключевое поле. Если в БД имеется поле, которое уникально определяет каждую запись в таблице (то есть не будет одинаковых записей), в нашем случае это поле №личного дела, то нужно ответить нет, в противном случае – да. В последнем случае в таблице появится новое поле – Код (тип – счетчик), которое уникально пронумерует все записи и исключит возможность повторяющихся записей.

2 этап. Ввод данных в таблицу, который осуществляется в режиме Открыть.

Для создания таблицы выполните следующие действия:

1. Выберите слева вкладку Таблицы и дважды щелкните по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора.

2. В окне Таблица1: таблица введите имя поля и тип данных в соответствии с таблицей 1. В окне Свойства поля во вкладке Общие укажите размер поля, то есть допустимое количество символов. По умолчанию оно равно 50. В столбце Описание могут быть помещены любые комментарии и заполнение его необязательно. Для даты рождения необходимо задать Формат поля, выбрав Краткий формат даты в предложенном списке.

Таблица 1.

Таким образом, вы создали структуру своей таблицы

3. Закройте таблицу и в окне Сохранение присвойте ей имя Спортсмены. На предложение Создать ключевое поле в данном случае следует ответить Нет, так как поле №личного дела уникально определяет каждую запись и не допускает повторения одинаковых записей.

4. Далее необходимо заполнить таблицу данными. Для этого выделите таблицу Спортсмены и выберите режим Открыть. При вводе данных перемещение от одного поля к соседнему, а так же в начало следующей записи выполняется клавишей Tab. Редактировать данные в ячейке можно как с полной, так и с частичной их заменой. Для удаления записи надо выделить ее и выполнить команду меню Правка/Удалить. Если запись не помещается в поле, увеличьте его ширину с помощью мыши. Из таблицы видно, что данные в полях Секция, Тренер и Достижения повторяются. В таких случаях для облегчения ввода целесообразно привести эти поля к виду Поля со списком. Покажем это на примере поля Секция. Закройте таблицу Спортсмены и создайте новую таблицу, содержащую только одно поле Секция. Присвойте таблице имя Виды секций. Ключевое поле задавать в данном случае не следует. Откройте таблицу Виды секций и заполните данными:

· плавание

· фигурное катание

· гимнастика

Затем откройте таблицу Спортсмены в режиме конструктора. Выделите поле Секция и во вкладке Подстановка укажите тип поля Поле со списком. В открывшемся окне свойств поля со списком укажите:

· Тип источника строк – Таблица или запрос

· Источник строк – Виды секций.

В этом случае не будет необходимости вводить с клавиатуры названия секций, нужно будет их выбирать из раскрывающегося списка, щелкнув по треугольнику в правом углу поля Секция. Закройте таблицу Спортсмены, на вопрос о сохранении изменений ответьте Да. Затем откройте таблицу Спортсмены в режиме таблицы. При щелчке по полю Секция раскрывается список, из которого можно выбирать необходимые данные. По такой же методике приведите поля Тренер и Достижения к виду поля со списком.

Введите данные, как показано в таблице 2.

Таблица 2.

Для того чтобы значение в поле располагалось на нескольких строках, нужно увеличить ширину записи на необходимую величину.