Основные понятия, используемые при проведении подрядных торгов
Подрядные торги – форма размещения заказов на строительство, предусматривающая выбор подрядчика для выполнения работ и оказания услуг на основе конкурса.
Объект торгов – производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.
Участник торгов – лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении, утверждении результатов торгов.
Заказчик – лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов.
Организатор торгов – лицо, которому заказчиком поручено проведение торгов.
Тендерная документация – комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.
Тендер – конкурсная форма проведения подрядных торгов, представляющая собой соревнование представленных претендентами оферт с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации.
Претендент – лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.
Оферта – предложение заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.
Оферент – лицо, от имени которого представлена оферта.
Альтернативное предложение – предложение, представляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.
Роль заказчика в проведении торгов
Заказчик является ключевой фигурой в проведении торгов. Именно он принимает решение об их проведении, он утверждает их результаты. Заказчик непосредственно взаимодействует со всеми субъектами подрядных торгов – собственно с организатором торгов, тендерным комитетом, экспертами, инженерно-консультационными организациями, проектировщиками, подрядчиками, поставщиками технического оборудования, материалов и изделий и др.
Разработка процесса подготовки и проведения подрядных торгов по заданному объекту является одной из первостепенных задач, которую должен решать заказчик до принятия решения о проведении торгов – на стадии прогнозирования строительства объекта. При этом он должен учитывать следующие особенности этого процесса. Подготовка, организация и проведение торгов – процесс творческий и не может быть полностью формализован: в каждом конкретном случае он должен чётко отражать концепции участников торгов. К подготовке документов, необходимых для проведения торгов, их анализу, оценке и выработке, исходя из них, рекомендаций для принятия решения желательно привлекать разработчиков или экспертов различных специальностей – юристов, проектировщиков, строителей. Документы, относящиеся к торгам, должны составлять взаимосвязанную единую систему. При этом каждый документ должен носить целостный (самостоятельный) характер.
Прежде чем приступить к разработке организационной схемы процесса проведения подрядных торгов, руководителю организации заказчика необходимо определить должностное лицо в его организации, которое будет от имени заказчика координировать и направлять всю его деятельность, связанную с организацией и проведением подрядных торгов. Роль координатора или координирующей группы заключается в том, чтобы обеспечить бесперебойность и устойчивые темпы выполнения работ по разработанной схеме (плану) процесса организации и проведения торгов.
Подготовка подрядной организации к участию в подрядных торгах
Подрядным организациям отечественного строительного комплекса целесообразно начинать подготовку к участию в подрядных торгах заблаговременно. Этому должны способствовать маркетинговые исследования, которые проводятся до разработки бизнес-плана подрядной организации и формализуются в нем в виде конкретных разделов, определяющих стратегию маркетинга1.
Для успешного участия оферентов на торгах важное значение имеет строгое соблюдение всех положений и требований, указанных в условиях тендерной документации, четкое составление предложения по строго определенной форме. Без соблюдения этих требований выиграть торги практически не реально, поскольку их организаторы имеют право не только отклонять, но и совсем не рассматривать предложения, не соответствующие оговоренным условиям.
Помимо соблюдения всех этих формальностей, предложения участников торгов должны быть надлежащим образом подписаны, заверены печатью оферента и своевременно направлены организаторам торгов.
Разработка предложения, как правило, должна возглавляться руководителем проекта предложения. Проект предложения представляет собой комплекс высокоприоритетных краткосрочных задач и, как правило, разрабатывается в пределах финансовых возможностей организации-претендента на участие в подрядных торгах. Поэтому он имеет жесткий бюджет и подвергается интенсивному контролю со стороны высшего руководства. Руководитель проекта предложения заранее определяется высшим звеном руководства организации. В организации, где работа по подготовке предложений продолжается непрерывно, для этого может быть создана группа из руководителей проектов предложений, обладающих опытом и способных исполнять роль катализаторов в проведении такой работы в условиях ограниченного бюджета и жестких временных рамок. Персонал по подготовке предложений также формируется заранее. Эти специалисты должны обладать навыками работы с электронными устройствами. Из-за ограниченности времени для подготовки проекта предложения и принимая во внимание повторяемость большинства данных, используемых в предложениях, целесообразно собирать максимально возможный объем такой информации заблаговременно.