Составление и выдача доверенности подчиняется целому ряду специальных правил, несоблюдение которых может повлечь за собой недействительность доверенности.
Одно из основных требований - это форма доверенности. В определении доверенности, данном в ст.186 ГК РБ, указанное требование выражено термином «письменное уполномочие». Таким образом, в устной форме доверенность существовать не может.[8]
По общему правилу, для действительности доверенности достаточно, чтобы она была облечена в простую письменную форму. При этом не обязательно составление отдельного документа, обозначенного как доверенность. Доверенность может иметь форму письма, телеграммы, телетайпограммы, факса, части договора (например, части договора поручения, экспедиции) и т.п. Главное, чтобы в документе содержались все реквизиты, необходимые для доверенности, в частности данные о представляемом, представителе, содержании полномочий представителя, сроке действия доверенности. В случаях, прямо указанных в законе, к форме доверенности предъявляются повышенные требования. Так, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.[9]
В зависимости от ситуации, связанной с определенным статусом и местонахождением представляемого, в п. 3 ст. 186 ГК РБ предусмотрены случаи, когда доверенности, удостоверенные специально уполномоченными на то должностными лицами, приравниваются к нотариально удостоверенным:
1) Доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальниками таких учреждений, их заместителями по медицинской части, старшими или дежурными врачами;
2) Доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и учреждений образования осуществляющих подготовку кадров по специальностям военного профиля, которых нет государственных нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работающих в этих частях, соединениях, учреждениях гражданских лиц, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командирами (начальниками) этих частей, соединений или учреждений;
3) Доверенности лиц, находящихся в учреждениях, исполняющих наказание в виде ареста, ограничения свободы, лишения свободы, пожизненного заключения, или местах содержания под стражей, удостоверенные начальниками соответствующих учреждений, исполняющих наказание, или руководителями администраций мест содержания под стражей;
4) Доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрациями этих учреждений или руководителями (их заместителями) соответствующих органов социальной защиты населения. [10]
Приведенный в п. 4 указанной статьи перечень случаев не является исчерпывающим, поскольку допускается удостоверение в таком порядке доверенностей и на совершение иных действий, не требующих нотариальной формы удостоверения.[11]
Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, выплат гражданам в банках или небанковских кредитно-финансовых организациях и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, на совершение иных действий, не требующей нотариальной формы удостоверения, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, организацией, осуществляющей эксплуатацию жилищного фонда, по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
Доверенности на получение гражданами выплат в банках могут быть удостоверены также банком, в котором открыт текущий (расчетный) банковский счет либо размещен банковский вклад.[12]
Должностные лица должны оказывать содействие заинтересованным лицам в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, а также предупреждать о последствиях совершаемых действий с тем, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована во вред заинтересованным лицам.
Должностные лица обязаны соблюдать тайну совершаемых ими действий по удостоверению доверенностей.
Сведения о совершенном действии выдаются только лицам, от имени либо на имя которых оно совершено, а также по требованию суда, прокуратуры, органов предварительного следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, в том числе по требованию хозяйственного суда в связи с хозяйственными (экономическими) спорами, находящимися у него на разрешении, и в иных случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь.
Должностные лица, виновные в нарушении тайны совершенных действий по удостоверению доверенностей, несут предусмотренную законодательством Республики Беларусь ответственность.
При удостоверении доверенности должностное лицо устанавливает личность заинтересованного лица. 
Личность гражданина Республики Беларусь устанавливается по паспорту, иностранного гражданина, постоянно проживающего в Республике Беларусь, - по национальному паспорту и виду на жительство, лица без гражданства, постоянно проживающего в Республике Беларусь, - по виду на жительство, иностранного гражданина либо лица без гражданства, временно пребывающих на территории Республики Беларусь, - по национальному паспорту либо заменяющему его документу, зарегистрированному в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Личность несовершеннолетних, не достигших шестнадцати лет, устанавливается по свидетельству о рождении.
Личность лиц, содержащихся в местах лишения свободы, устанавливается в порядке, предусмотренном для этих учреждений (по личному делу, анкете арестованного и другим документам).
В случае, если за заинтересованное лицо доверенность подписывает другое лицо, должностное лицо, руководствуясь вышеизложенным, устанавливает также личность подписавшегося лица и свидетеля и отражает данный факт в удостоверительной надписи.
При удостоверении доверенности должностное лицо проверяет дееспособность (гражданскую дееспособность) заинтересованного лица.
Гражданская дееспособность возникает в полном объеме с достижением лицом восемнадцатилетнего возраста.
Когда законодательством Республики Беларусь допускается эмансипация либо вступление в брак до достижения восемнадцати лет, дееспособность в полном объеме возникает у лица с момента принятия органом опеки и попечительства либо судом решения об эмансипации либо со времени вступления в брак. В этом случае дополнительно истребуется решение органа опеки и попечительства или суда об эмансипации либо свидетельство о заключении брака.
Доверенность от имени лица, признанного судом в установленном порядке недееспособным, может быть выдана его опекуном. Лицо, ограниченное судом в дееспособности, может выдать доверенность только с письменного согласия своего попечителя. До подписания доверенности заинтересованное лицо должно в присутствии должностного лица лично ознакомиться с текстом документа. В случае, если заинтересованное лицо в силу физических недостатков, болезни или неграмотности не может лично прочитать доверенность, должностное лицо обязано прочитать такому заинтересованному лицу текст документа, о чем необходимо сделать на нем отметку.[13]
Доверенность должна быть подписана заинтересованным лицом лично в присутствии должностного лица. Если заинтересованное лицо вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписать доверенность, то по его просьбе их может подписать другое физическое лицо. Данный факт отражается в удостоверительной надписи с указанием причин, в силу которых заинтересованное лицо не могло подписать собственноручно завещание, доверенность или документ. Кроме того, если за заинтересованное лицо другое физическое лицо подписывает доверенность, подпись последнего в соответствии с пунктом 3 статьи 161 ГК РБ должна быть засвидетельствована должностным лицом, о чем в удостоверительной надписи производится соответствующая отметка.[14]
Доверенности должны быть написаны ясно и четко, числа и сроки в тексте обозначаются хотя бы один раз словами. Фамилии, собственные имена и отчества заинтересованных лиц, места их жительства указываются полностью. Подчистки в текстах документов не допускаются.
Приписки и иные исправления в текстах записанных должностными лицами доверенностей должны быть оговорены должностным лицом перед подписью заинтересованного лица и в конце удостоверительной надписи. При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде. Например, если в тексте документа слова «жилой дом» исправлены на слова «одна вторая доля жилого дома», то исправление следует оговорить так: «Зачеркнутые слова «жилой дом» не читать, дописанному «одна вторая доля жилого дома» - верить». В случаях, когда удостоверяемые документы изложены на нескольких отдельных листах, последние должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью должностного лица и гербовой печатью (печатью) соответствующего учреждения, о чем на обороте последнего листа производится запись:«Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на листах». Количество листов указывается словами.[15]
Должностное лицо должно отказать в удостоверении доверенности в следующих случаях:
если совершение такого действия нарушает государственные интересы;
если содержание любого из указанных документов противоречит требованиям законодательства;
если с просьбой о совершении доверенности обратилось недееспособное лицо или представитель физического лица, не имеющий необходимых полномочий;
если с просьбой о совершении доверенности, обратилось лицо, которое находится в таком состоянии, когда оно не может понимать значения своих действий или руководить ими;
в иных случаях, установленных актами законодательства.
По просьбе заинтересованного лица, которому отказано в удостоверении доверенности, должностное лицо излагает причины отказа в письменной форме путем вынесения постановления (приказа) об отказе в удостоверении доверенности, и разъясняет порядок его обжалования.
Жалобы на действия должностных лиц, связанные с удостоверением доверенности, или на отказ в ее удостоверении подаются в суд по месту нахождения учреждения (по месту регистрации или приписки судна), должностным лицом которого удостоверена доверенность, либо вынесено постановление об отказе в их ее удостоверении.
Должностные лица не вправе удостоверять доверенности, составленные на свое имя, от своего имени, на имя и от имени своей(его) супруги(а),ее и его родственников (родителей, детей, внуков, деда, бабки, родных братьев и сестер). Государственная пошлина за удостоверение должностными лицами доверенностей не взыскивается. Должностные лица могут удостоверять доверенности от имени одного лица (представляемого) на имя другого лица (представителя) с целью представительства перед третьими лицами. Удостоверение доверенности от имени и на имя нескольких лиц не допускается. Представляемым по удостоверяемой должностным лицом доверенности может быть только физическое лицо.[16]
Должностные лица не удостоверяют доверенности на право владения, пользования и распоряжения транспортными средствами и доверенности, предназначенные для действия за пределами Республики Беларусь. Должностное лицо обязано отказывать заинтересованному лицу в удостоверении доверенности на совершение сделки либо действия, которые по своему характеру могут быть совершены только лично заинтересованным лицом (составление завещания, заключение брака и так далее), а равно других сделок и действий, указанных в законодательных актах Республики Беларусь. При обращении заинтересованного лица с просьбой об удостоверении доверенности должностное лицо обязано разъяснить ему права представляемого, а именно:
право указать в доверенности, что лицо, на имя которого она выдана, вправе передоверить предоставленные ему полномочия другому лицу;
право отменить доверенность, направив, при необходимости, письменное заявление о ее отмене представителю и в адрес юридического лица, которому должна быть представлена доверенность.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте доверенности должны быть указаны место и дата ее удостоверения, фамилии, собственные имена, отчества и места жительства заинтересованного лица и его представителя, объем предоставляемых полномочий, в необходимых случаях - полное наименование и местонахождение юридического лица, которому должна быть представлена доверенность.[17]
Срок действия доверенности обозначается прописью.
В удостоверяемой должностным лицом доверенности должны быть точно определены полномочия лица, на имя которого она выдается. Так, например, в тексте доверенности, выдаваемой на продажу жилого дома, заинтересованным лицом может быть указано, что он уполномочивает представителя продать жилой дом любому лицу за цену и на условиях по своему усмотрению, а может быть конкретно указано, кому, за какую цену и на каких условиях должен быть продан представителем принадлежащий заинтересованному лицу доверенность на совершение представителем дарения любого имущества, в тексте которой не названа фамилия, собственное имя, отчество одаряемого и не указан предмет дарения, ничтожна. За заинтересованное лицо не может подписывать доверенность должностное лицо, ее удостоверяющее, а также лицо, на имя которого выдается доверенность. После того как доверенность подписана, она удостоверяется должностным лицом. Удостоверение доверенности состоит в совершении на ней удостоверительной надписи по соответствующей форме.
Удостоверительная надпись совершается сразу после составления доверенности, подписывается должностным лицом и заверяется гербовой печатью (печатью) учреждения. оверенность выдается на руки заинтересованному лицу.