ВВЕДЕНИЕ
В мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Это имеет особое значение для специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, все тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации также должны учитываться при разработке правил работы с документами в нашей стране. Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать принимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методические пособия, например, многочисленные пособия по оформлению деловых писем, направляемых за рубеж, которые зачастую противоречат друг другу и отражают лишь авторские трактовки тех или иных положений. Более надежными источниками информации о правилах оформления деловой корреспонденции в данном случае являются общепризнанные международные нормы.
ФОРМАТЫБУМАГИ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ БЛАНКОВ
В соответствии с международными стандартами для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ИСО 216:1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В". Система форматов бумаги по требованиям ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).
Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра − число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат A4 соответствует формат}' АО, деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу.
|
|
Площади двух последовательных форматов относятся как 2: 1
Основным является ряд форматов А (ИСО − А ряд), вспомогательным − ряд В (ИСО − В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.
Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.
Форматы бумаги (ряд А). Для создания управленческой документации используются форматы A3, A4, Л5, Л6. Формат A3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат A4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.
Закрепленные в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало возможным благодаря тому, что к 1975 г. большинство стран мира перешло на форматы бумаги по DIN 476. В России эти форматы были приняты в 1934 г. и в настоящее время они приведены в ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".
Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе.
|
|
Например, в США стандартом ANSI ХЗ/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: Letter (216 х 279 мм), Legal (216 х 356 мм), Executive (190 х 254 мм), Ledger/Tabloid (279 х 432 мм).
Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО A4 па 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат Letter. Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.
Проектирование бланков. Формы документов разрабатываются с использованием вспомогательных средств, установленных стандартом ИСО 3535:1977 "Листы для разработки форм и схемы размещения".
Лист для разработки форм − это схема размещения реквизитов, содержащая указатели полей и сетку линий, указывающую расположение напечатанных реквизитов. Лист для разработки форм применяется там, где расположение реквизитов с заранее напечатанным текстом точно определено таким образом, чтобы вся информация была расположена внутри границ.
Образец листа приведен в приложении к стандарту. Он отпечатан на бумаге формата A4 и может использоваться для проектирования форм до этого размера включительно.
Лист имеет указатели полей: левого − 20 мм; верхнего − 10 мм. На листе нанесены вертикальные и горизонтальные линии. Расстояние между вертикальными линиями − 2,54 мм (1/10 дюйма), что соответствует вертикальным линиям на схеме размещения. Расстояние между горизонтальными линиями − 8,466 мм (1/3 дюйма).
|
|
Схема размещения − лист бумаги, снабженный шкалами и другими указателями, которые соответствуют характеристикам большинства пишущих, машин. Схема размещения предназначена для расположения информации на формах, для которых расположение реквизитов оставляется на усмотрение проектировщика. Схема размещения предназначена для проектирования форм больших размеров (A3 и др.). Расстояние между вертикальными линиями в схеме − 2,54 мм (1/10 дюйма); горизонтальными − 4,233 мм (1/6 дюйма).
Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 "Конструкция бланков. Основная схема расположения". Для бланков используются форматы бумаги A4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля.
Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977: левое − 20 мм; верхнее − 10 мм.
Текстовая область для формата A4 составляет: 183 х 280 мм; для формата A5L − 183 х 131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.
Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 "Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками". Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма − 2,54 мм (1/10 дюйма).
По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали − на колонки. Текстовая зона документа формата A4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72 х X 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены CO − C8.
Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):
− поле сведений об отправителе документа (issuer field);
− поле ссылок (reference field);
− поле адреса (address field).
Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений, а поле адреса − для указания одного или двух адресов (в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов).
В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций.
Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, "К сведению" (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (СС Notation) и др.
Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме па работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.
Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту.
Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.
При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.
Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии "Документация и информация" (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988 и др.).
Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:
1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216:1975);
2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990).
В международных стандартах и в российском ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535:1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле − 20 мм; верхнее − 10, текстовая область для формата А4 − 183 х 280, для формата A5L − 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее − 20, правое − 10, верхнее − 15 мм.
Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180:1993.
Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.
Па поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости − подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.
Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов − это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. − СПб.: Питер, 2007. − 224 с.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. − 2-е изд., испр. − М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. − 288с.
3. Крылова Г. Д. «Основы стандартизации, сертификации, метрологии». Учебник для вузов. М.: Юнити-Дана. 1999 г.
4. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.