Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в Национальном стандарте Российской Федерации. (ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».)
| - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); | |
| - эмблема; | |
| - товарный знак (знак обслуживания); | |
| - код формы документа; | |
| - наименование организации - автора документа; | |
| - наименование структурного подразделения - автора документа; | |
| - наименование должности лица - автора документа; | |
| - справочные данные об организации; | |
| - наименование вида документа; | |
| - дата документа; | |
| - регистрационный номер документа; | |
| - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; | |
| - место составления (издания) документа; | |
| - гриф ограничения доступа к документу; | |
| - адресат; | |
| - гриф утверждения документа; | |
| - заголовок к тексту; | |
| - текст документа; | |
| - отметка о приложении; | |
| - гриф согласования документа; | |
| - виза; | |
| - подпись; | |
| - отметка об электронной подписи; | |
| - печать; | |
| - отметка об исполнителе; | |
| - отметка о заверении копии; | |
| - отметка о поступлении документа; | |
| - резолюция; | |
| - отметка о контроле; | |
| - отметка о направлении документа в дело. |
Общие требования к созданию документов
1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
|
|
2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
4. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – один пробел.
5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
|
|
6. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов " адресат ", " заголовок к тексту " или " подпись ", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
7. Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Бланки документов
1. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм − левое;
10 мм − правое;
20 мм − верхнее;
20 мм − нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
2. Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
|
|
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3. Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков − угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
5. Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
7. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке − слева, на государственном языке (государственных языках) республик − справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке − сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик − ниже);
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках − русском и английском или ином иностранном языке.
Приложение А
(справочное)
Расположение реквизитов на титульном листе документа
Рисунок А.1 − Расположение реквизитов на титульном листе документа
Приложение Б
(справочное)