ПАСПОРТ
архива организации,
хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20 _19_ года
1.Общие сведения
| Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища в кв.метрах | Загруженность архивохранилища в процентах |
| А | |||
| 90 м2 | 72% |
2.Сведения о документах
| Показатели | Код строки | Количество единиц хранения | |||||||
| Всего | Крайние даты | Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения | Хранится сверх установленного срока | Образуется в год дел | |||||
| Начальная | Конечная | Всего | Крайние даты | ||||||
| Начальная | Конечная | ||||||||
| А | Б | ||||||||
| Постоянного хранения | 10.02.2002 | 20.12.2016 | 11.02.2005 | 11.02.2019 | |||||
| По личному составу | 05.03.2001 | 10.12.2016 | 01.02.2005 | 01.02.2019 |
3. Кадры
| Код строки | Количество штатных работников архива | Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) |
| Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное | ||
| Отопление: центральное, печное, отсутствует | ||
| Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет | ||
| Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют | ||
| Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет | ||
| " 05 " | Декабря 20 19 г. | Читальный зал: есть, нет |
| Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается |
| Заведующий архивного отдела | Митюкова | П.М. Митюкова |
Кому представляется Муниципальное бюджетное
учреждение Архив г. Стерлитамак(МБУ Архив г. Стерлитамак)
Кем представляется Публичное акционерное общество «ПОЛИГРАФИЯ»
(ПАО «ПОЛИГРАФИЯ») Техническая ул., д.56, г.Стерлитамак, Республика Башкортостан
ПАСПОРТ
архива организации,
хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20 _19_ года
1.Общие сведения
| Код строки | Количество фондов | Площадь архивохранилища в кв.метрах | Загруженность архивохранилища в процентах |
| А | |||
| 90 м2 | 72% |
2.Сведения о документах
| Показатели | Код строки | Количество единиц хранения | |||||||
| Всего | Крайние даты | Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения | Хранится сверх установленного срока | Образуется в год дел | |||||
| Начальная | Конечная | Всего | Крайние даты | ||||||
| Начальная | Конечная | ||||||||
| А | Б | ||||||||
| Постоянного хранения | 20.02.2006 | 25.12.2016 | 20.02.2009 | 20.02.2019 | |||||
| По личному составу | 15.03.2006 | 12.12.2016 | 20.02.2009 | 20.02.2019 |
3. Кадры
| Код строки | Количество штатных работников архива | Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) |
| Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное | ||
| Отопление: центральное, печное, отсутствует | ||
| Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет | ||
| Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют | ||
| Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет | ||
| " 05 " | Декабря 20 19 г. | Читальный зал: есть, нет |
| Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается |
| Заведующий архивного отдела | Митюкова | П.М. Митюкова |
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»
(ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»)
| УТВЕРЖДАЮ Директор ЮдинД.М. Юдин «23» декабря 20 19 г. |
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве организации
Стерлитамак, 2019
I. Общие положения
Положение об архиве организации разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[1], локальными нормативными актами государственного органа.
II. Состав документов Архива организации
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии)
г) фонд пользования (архива) (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[4].
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
Разработала:
Делопроизводитель Сафронова А.Р. Сафронова
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПОЛИГРАФИЯ»
(АО «ПОЛИГРАФИЯ»)
| УТВЕРЖДАЮ Директор Юдин Д.М. Юдин «15 » марта 20 20 г. |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АРХИВАРИУСА
Стерлитамак, 2019
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2 Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».
Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3 На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.
Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.
В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.
1.4 Архивариус должен знать:
− правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
− единую государственную систему делопроизводства;
− инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
− правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
− порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
− правила оформления актов об уничтожении документов;
− организационно-штатную структуру предприятия;
− нормы ведения учета и составления отчетности;
− правила обращения со средствами коммуникации;
− основные принципы организации труда;
− правила внутреннего трудового распорядка;
− нормы делового общения, этики;
− законодательство о труде Российской Федерации;
− нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.
1.5 Архивариус руководствуется в своей деятельности:
− данной должностной инструкцией;
− уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
− законодательными актами РФ;
− приказами, распоряжениями руководства.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ АРХИВАРИУСА
2.1Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:
1. Создает справочную систему документов.
2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.
3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.
5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.
6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.
7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.
8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.
Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.
| ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНФОРМСВЯЗЬ» (ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ») НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На 2018 год | УТВЕРЖДАЮ Директор Юдин Д.М. Юдин «11 » декабря2017 г. |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по Перечню | Примечание |
| 01.Руководство и контроль | ||||
| 01-01 | Документы (законы, постановления, распоряжения, решения) органов государственной власти, относящиеся к деятельности организации | Дмн ст. 2б | ||
| 01-02 | Документы (законы, постановления, распоряжения, решения) правительства Республики Башкортостан, присланные для сведения | ДМН ст.3б | ||
| 01-03 | Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. ДМН ст.4б | ||
| 01-04 | Устав организации | постоянно ст.28 | ||
| 01-05 | Коллективный договор | постоянно ст.386 | ||
| 01-06 | Штатное расписание | постоянно ст.40а | ||
| 01-07 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год ст.773 | После замены новыми Уничтожены в 2020 году | |
| 01-08 | Приказы по основной деятельности | постоянно ст.19 а | ||
| 01-09 | Протоколы заседаний коллектива организации | постоянно ст.18 б | ||
| 01-10 | Протоколы совещаний у руководителя | постоянно ст.18 е | Оперативных совещаний- 5 лет ЭПК | |
| 01-11 | Годовой отчет по основным вопросам деятельности | постоянно ст.262 а | ||
| 01-12 | Сводный годовой статистический отчет по основным направлениям деятельности | постоянно ст.285 а | ||
| 01-13 | Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы) и документы по их рассмотрению | 5 лет ЭПК ст.154 | обращения о серьезных недостатках и злоупотреблениях - постоянно | |
| 01-14 | Приемо-сдаточные акты, приложения к ним, составленные при смене руководителя учреждения | постоянно ст.79 а | ||
| 01-15 | Приемо-сдаточные акты, приложения к ним, составленные при смене должностных и материально-ответственных лиц | 5 лет ст.79 б | ||
| 01-16 | Переписка с органами государственной власти и местного самоуправления об административно-организационной деятельности | 5 лет ЭПК ст.32 | ||
| 01-17 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | постоянно ст.258а | Хранятся в организации. Подлежат приему в муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата | |
| 01-18 | Журнал регистрации поступающих документов | 5 лет ст.258 г | ||
| 01-19 | Журнал регистрации отправляемых документов | 5 лет ст.258 г | ||
| 01-20 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет ст.258 е | ||
| 01-21 | Должностные инструкции специалистов (копии) | ДМН ст. 77 а | Подлинник в разделе 03 | |
| 01-22 | Номенклатура дел | постоянно ст. 200 а | ||
| 02. Бухгалтерский учет и отчетность | ||||
| 02-01 | Документы (законы, постановления, протоколы) органов государственной власти и местного самоуправления, присланные для сведения | ДМН ст.1 б | ||
| 02-02 | Инструкции и методические рекомендации по бухгалтерскому учету и отчетности | 3 года ст. 27 б ст.28 б | После замены новыми | |
| 02-03 | Распоряжения о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы), отпусках в связи с обучением; дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (копии) | ДМН ст. 19 б | Подлинник в разделе 03 | |
| 02-04 | Положение об оплате труда и премировании | постоянно ст. 411 а | ||
| 02-05 | Штатное расписание (копия) | ДМН ст. 71 а | Подлинник в разделе 01 | |
| 02-06 | Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в фонде социального страхования отдела | постоянно ст. 381 | ||
| 02-07 | Бюджетная смета расходов организации | постоянно ст. 309 а | ||
| 02-08 | Годовой бухгалтерский отчет организации | постоянно ст. 351 б | ||
| 02-09 | Квартальные бухгалтерские отчеты организации | 5 лет ст. 351 в | При отсутствии годовых- постоянно | |
| 02-10 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) организации | постоянно ст.391 | ||
| 02-11 | Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств | постоянно ст. 429 | ||
| 02-12 | Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей | постоянно ст. 427 | О товарно-материальных ценностях=5 лет При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-13 | Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет ст. 415 | ||
| 02-14 | Документы (заявления, решения, справки) об оплате учебных отпусков | ДМН ст. 417 | Не менее 5 лет | |
| 02-15 | Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности (акты, справки, докладные записки) | 5 лет ст.402 | При условии проведения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до выяснения окончательного решения | |
| 02-16 | Первичные бухгалтерские документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты) | 5 лет ст. 362 | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-17 | Хозяйственные договоры | 5 лет ЭПК ст. 436 | После истечения срока действия договора | |
| 02-18 | Договоры о материальной ответственности материально ответственных лиц | 5 лет ст. 457 | После увольнения материально – ответственного лица | |
| 02-19 | Лицевые счета по заработной плате работников | 50 лет ЭПК ст. 413 | 75 лет, образовавшиеся до 2003 года | |
| 02-20 | Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам | 5 лет ст. 412 | При отсутствии лицевых счетов – 75 лет, при условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-21 | Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц | 5 лет ст. 394 | При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 лет | |
| 02-22 | Сведения о доходах физических лиц | 5 лет ст. 396 | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет | |
| 02-23 | Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования | 5 лет ст. 361 | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-24 | Листки нетрудоспособности | 5 лет ст. 896 | ||
| 02-25 | Исполнительные листы | 5 лет ст. 299 | Не менее 5 лет | |
| 02-26 | Гарантийные письма | 5 лет ст. 377 | После окончания срока гарантии | |
| 02-27 | Книга текущих счетов и расчетов с учреждениями | 5 лет ст. 459 ж | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-28 | Кассовая книга | 5 лет ст. 362 | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-29 | Главная книга | 5 лет ст. 361 | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 04-30 | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | 3 года ст. 259 г | ||
| 02-31 | Карточки учета основных средств | 5 лет ст. 459 д | После ликвидации основных средств | |
| 02-32 | Журнал регистрации доверенностей | 5 лет ст. 459 т | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-33 | Журналы регистрации кассовых ордеров | 5 лет ст. 459 з | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 02-34 | Журнал регистрации исполнительных листов | 5 лет ст. 459 о | ||
| 02-35 | Должностные инструкции специалистов (копии) | ДМН ст. 77 а | Подлинник в разделе 03 | |
| 02-36 | Номенклатура дел (копия) | ДМН ст. 200 а | Подлинник в разделе 01 | |
| 03.Кадровое обеспечение | ||||
| 03-01 | Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам | 3 года ст. 27 б, 28 б | После замены новыми | |
| 03-02 | Приказы по личному составу (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы), отпусках в связи с обучением; дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) | 50 75 лет ЭПК Ст. 19 б | ||
| 03-03 | Приказы по кадрам (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках) | 5 лет ст. 434д | ||
| 03-04 | Приказы по кадрам (о ежегодных оплачиваемых отпусках) | 5 лет ст. 434б | ||
| 03-05 | Приказы по кадрам (о дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках) | 5 лет Ст. 434г | ||
| 03-06 | Штатное расписание (копия) | ДМН ст. 71 а | Подлинник в разделе 01 | |
| 03-07 | Положение об оплате труда и премировании (копия) | Постоянно ст. 294а | Подлинник в разделе 02 | |
| 03-08 | Списки работников организации | 50 лет ст.685 г | ||
| 03-09 | Личные дела (заявления, копии приказов, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, должностная инструкция и др.) руководителя, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды и степени | Постоянно ст.656 а | ||
| 03-10 | Личные дела (заявления, копии приказов, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы, должностные инструкции и др.) работников | 50 лет ЭПК ст. 656 б | 75 лет, образовавшиеся до 2003 года | |
| 03-11 | Личные карточки работников, в т.ч. временных работников | 05 лет ЭПК ст.658 | 75 лет, образовавшиеся до 2003 года | |
| 03-12 | Трудовые книжки работников | До востребования ст. 664 | Невостребованные - 50 лет | |
| 03-13 | Трудовые договоры (контракты) и дополнительные соглашения к ним, не вошедшие в состав личных дел | 50 лет ЭПК ст. 657 | ||
| 03-14 | Индивидуальные должностные инструкции, не вошедшие в состав личных дел | 50 лет ст. 77 а | ||
| 03-15 | Графики предоставления отпусков | 2 | 3 года ст. 453 | Уничтожены в 2020 году |
| 03-14 | Протоколы заседания комиссии по установлению стажа и документы к ним | 5 лет ст. 676 | При отсутствии приказов – 75 лет ЭПК | |
| 03-16 | Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним | 15 лет ЭПК ст. 696 | ||
| 03-17 | Документы (аттестационные заключения, рекомендации, отзывы, характеристики, анкеты) о проведении аттестации, не вошедшие в состав личных дел | 50 лет ст.697 ЭПК | ||
| 03-18 | Документы (план, доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении, повышении квалификации | 5 лет ЭПК ст. 708, 719 | ||
| 03-19 | Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, прошедших переподготовку | 5 лет ст. 733 | ||
| 03-20 | Документы (представления, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждении премий | 75 лет ЭПК ст.735 б | ||
| 03-21 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, протоколов и др.) о представлении к награждению Почетной грамотой, объявлению благодарности | Постоянно ст. 735 а | ||
| 03-22 | Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами | Пост. ст. 648 | ||
| 03-23 | Документы (заявление, справки, докладные записки, характеристики, резюме и др.) не вошедшие в состав личных дел | 5 лет ЭПК ст.661, 665 | ||
| 03-24 | Заявления о выплате материальной помощи | 5 лет ст. 415 | ||
| 03-25 | Журнал регистрации приказов по личному составу (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы), отпусках в связи с обучением; дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) | 50 лет ст. 258 б | О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках-5 лет | |
| 03-26 | Журнал регистрации приказов по кадрам (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках) | 5 лет ст. 258 б | ||
| 03-27 | Журнал учета выдачи (движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет ст. 695 в | ||
| 03-28 | Журнал регистрации трудовых договоров | 50 лет ст. 695 б | ||
| 03-29 | Журнал учета работников, направленных в командировки | 5 лет ст. 695 з | В зарубежные командировки – 10 лет | |
| 03-30 | Журнал регистрации больничных листов | 5 лет ст. 897 | ||
| 03-31 | Журнал регистрации личных дел | 75 лет ст. 695 б | ||
| 03-32 | Должностные инструкции специалистов | ДМН ст. 77 а | ||
| 03-33 | Номенклатура дел (копия) | ДМН ст. 200 | Подлинник в разделе 01 | |
| 04. Воинский учет и бронирование | ||||
| 04-01 | Инструкции и методические рекомендации по воинскому учету и бронированию | 3 года ст. 27 б, 28 б | После замены новыми | |
| 04-02 | План мероприятий по учету военнообязанных | 5 лет ст. 691 | ||
| 04-03 | Список работников, подлежащих воинскому учету | 3 года ст. 685 е | ||
| 04-04 | Отчеты о воинском учете и бронировании работников | 5 лет ст. 691 | ||
| 04-05 | Журнал учета проверок состояния воинского учета и бронирования работников | 5 лет ст. 692 | ||
| 04-06 | Должностная инструкция (копия) | ДМН ст. 77 а | Подлинник в разделе 03 | |
| 04-07 | Номенклатура дел (копия) | ДМН ст. 200 а | Подлинник в разделе 01 | |
| 05. Трудовые отношения, охрана труда и техника безопасности | ||||
| 05-01 | Инструкции по технике безопасности и охране труда | 3 года ст. 27 б, 28 б | После замены новыми | |
| 05-02 | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет ст. 625 | ||
| 05-03 | Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 лет ЭПК ст. 603 | ||
| 05-04 | Документы (протоколы, акты, заключения, отчеты, справки) о производственных авариях и несчастных случаях | 75 лет ЭПК ст. 632 а | Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно | |
| 05-05 | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 лет ст. 624 | ||
| 05-06 | <