Документация и технология ее формирования




Информационное обеспечение. Документация и технология ее формирования.

Задание. Изучить теоретический материал и заполнить табицу. Таблицу отправить на почту Homework.Ldv@gmail.com (группа, фамилия, дата задания).

  Как классифицируют информационное обеспечение  
  Что такое УСД  
  Какие способы ввода информации в компьютер используются  
  Чем объясняется сложность документооборота  
  Что такое файл  
  Что такое База данных(БД) и Банк данных(БнД). Для чего нужны.  

 

Теоретический материал

Структура и содержание информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение (ИО) принято делить на:

· показатели: транспортно-экспедиционной деятельности, бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности и др.);

· документацию;

· информационные массивы данных (файлы), хранящиеся в компьютерах.

Рассмотрим важнейшие компоненты ИО.

Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления. Входные документы заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводные и сгруппированные данные, полученные в результате автоматизированной обработки.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

· −по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

· −по отношению к объекту управления — входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

· −по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

· −по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· −по объему отражаемых операций — единичные и сводные;

· −по способу использования — разовые и накопительные;

· −по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

· −по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.

 

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации потребовало унификации и стандартизации всей документации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

В состав унифицированной системы документации (УСД) входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

· −наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

· −характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

· −наименование документа;

· −зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где

· располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ - сканирование, обеспечивает перенос информации с документа на машинные носители. Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.

Второй способ предусматривает применение ПК, не требующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-12-27 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: