Этапы автоматизации отдела кадров

Автоматизация кадрового делопроизводства. Задачи автоматизированной подсистемы управления кадрами АТП

Два задания: теоретическое и практическое (задача). Выполнить в Word, отправить на почту Homework.Ldv@gmail.com.

1. Изучите материал, заполните таблицу:

Теоретический материал

Отдел кадров существует в любой компании, и его работа становится всё сложнее по мере роста предприятия и появления новых подразделений и должностей.

Какие вопросы решает отдел кадров?

· Работа с персоналом: поиск, наём, увольнение, переводы внутри компании.

· Работа с внутренними документами: отчёты, учёт рабочего времени, составление личных дел сотрудников, выдача справок и больничных листов.

· Расчёт и начисление заработной платы.

· Работа с внешними документами (налоговая документация).

· Приём и обработка заявлений.

При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.

Почему необходима автоматизация

Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы.

1 – Повышение скорости

Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.

2 – Уменьшение количества ошибок

При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.

Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.

«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.

Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.

Преимущества автоматизации отдела кадров

Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:

• Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты).
• Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников.
• Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год.
• Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить.
• Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации.
• Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы.
• Сокращение затрат времени на любые процессы.
• Уменьшение количества ошибок во всех процессах.

Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта

Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает новый подход к кадровой работе Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее:

1. Количество согласующих лиц

В идеале, их должно быть как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров».
Чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей, тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.

2. Формирование отчётов по шаблонам

Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства.

3. Разумная автоматизация

Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.

Этапы автоматизации отдела кадров

• Выбор системы автоматизации.
• Внедрение системы.
• Тестирование.
• Доработка.
• Начало использования.
• Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.

Типы систем автоматизации

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроизводства кадрового отдела на другие подразделения компании.

1. Кастомные разработки. Это программные продукты, способные решать только отдельные задачи. Например, вести учёт рабочего времени.

2. Коробочные программные продукты, способные решать более широкий спектр задач.

3. HRM-модули для уже внедрённых на предприятиях ERP-систем.

4. Специализированные HRM-системы. Они способны оперировать большим комплексом информации и предоставить ещё более широкий перечень функционала.

5. BPM-системы, подразумевающие комплексную автоматизацию всего предприятия и в частности отдела кадров.

Практическое занятие