Рязанова Елена Юрьевна
Сущность и значение документоведения в современном обществе
- Предмет документоведение
- Понятие о документе и его свойства
Существует 3 информационных барьера в обществе:
- появление письменности:
· фиксирование информации
· возможности человеческого организма
- появление техники (начало 20 в)
· необходимость четкости и ясности фиксированной информации
· скорость передачи информации (телеграф)
- появление компьютеров и электронной почты
Предмет – документоведение; Объект – делопроизводство и предприятие.
Документоведение – наука (научная дисциплина), которая изучает в своем развитии 3 фактора:
1. закономерность развития документов
2. способы их создания
3. становление и развитие систем документации
Делопроизводство – отрасль деятельности.
Документ различают - по той информации, которую он содержит
Источники развития документоведения – законодательные акты.
Документ – (по лат.) доказательство
- 1820 г Табель о рангах
- законодательные акты 17 –начала 20 века
3 этапа развития документоведения в России:
1. Приказное делопроизводство (15-17 века)
2. Реформы Петра I
3. Министерское делопроизводства
(1802 г 2 сентября – создано 8 министерств)
Дата – обязательный реквизит при оформлении (подпись, печать, текст документа)
Юридическая сила документа – наличие всех норм составления документа для определения правопорядка, установления документов и ведения финансово-юридических вопросов.
Функции документа:
- информационная
- социальная
- коммуникационная
- культурная
- управленческая
- правовая
- историческая
- учетная
Классификация и создание деловой документации
- Классификация документов:
- по содержанию (по административным вопросам; материально-техническое снабжение; планирование; различные проекты; бухучет; кадровая документация; внешнеторговая документация)
- по происхождению (личные; официальные)
- по месту составления (внешние; внутренние)
- по наименованию (названию)
Виды документов потоков
Оформление распорядительных документов
Виды распорядительных документов:
- приказы
- решения
- постановления
- указания
- распоряжения
Приказ
РОСАРХИВ
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
(ВНИИДАД)
Приказ
__________ №_________
Москва
При оформлении распорядительных документов необходимо соответствовать положениям действующего законодательства – означает, что в соответствии с законодательством выше перечисленные документы отражают определенный круг вопросов
Приказ: подписывается только руководителем. Текст приказа готовит исполнитель.
Заголовок приказа
(оформление слева под приказом)
Пример:
Об увольнении Иванова И.И.
О приеме на работу Петрова П.П.
О премиальных выплатах за первый квартал
Оформление приказа
- Начинают с обоснования создания данного документа
- Основная часть
- Если приказ составляется по личному составу, то указывают приложение (заявление), в результате это является обоснованием приказа.
- Подписывает начальник организации, когда получит визы согласования
- Ставятся визы согласования с юридической службой, главным бухгалтером, начальником отдела кадров, непосредственным исполнителем.
- Выбор виз согласования зависит от вопросов утверждаемых приказом.
Подписание приказа
Генеральный директор --- подпись ----- ИОФ
Согласовано:
Начальник отдела кадров ---- подпись ---- ИОФ
Ведущий специалист --- подпись--- ИОФ
Документы по личному составу
Резюме или автобиография
Заявление
Анкета
Трудовой контракт (договор) с работником
Приказ о приеме на работу
| Запись в трудовой книжке | Запись в личной карточке | Лицевой счет по зарплате |
Процедура увольнения
Заявление работника об увольнении
| Запись трудовой книжке | Запись в личной карточке | Лицевой счет по з\п |
Решение
Гаражно-строительный
Кооператив
“Исток”
Решение
__________ №____________
Москва
Решение – документ, который готовиться группой лиц и обсуждается на собрании.
Оформление
- Заголовок оформляется так же как и у приказа
Подписывают все участники данного решения
Председатель ----- подпись---- Борисов
Члены правления ----- подпись---- ИОФ
Контракты
Контракт как основной документ внешнеторговой сделки купли-продажи:
- Сущность и значение контракта
- Рекомендации по составлению статей контракта
Внешнеэкономические связи только а базе государства (инвестиции, кооперация, создание предприятий)
Внешнеэкономическая деятельность направлена на межгосударственные основы сотрудничества, создание правовых и политических аспектов, повышение эффективности экономических связей.
Внешнеторговые операции осуществляются на базе контрактов, а контракты заключаются на базе международно-торговой сделки:
- контракт
- джентльменское соглашение (проблемы рассматриваются в арбитраже)
Международный Арбитраж в г. Женева рассматривает спорные вопросы на сумму не менее?500,000 или $500,000. Оплата арбитража?250,000
Венская конвенция – правовая форма составления контрактов (с 1980г).
Договор купли-продажи считается международным, если он заключен между различными государствами, различными предприятиями разных государств на территории одного государства, предприятиями одного государства на территории разных государств.
Признаками международной сделки являются пересечения границы. Но если осуществляется реэкспорт (относится к таможенному решению), то он не признается международно сделкой (заключается обычный договор купли-продажи):
Платежи в иностранной валюте
Контракт – основной документ, оформляющий внешнеторговую сделку. Основополагающий момент – указание страны, где контракт составлен и где подписан (где подписан, там и будет рассматриваться в Арбитраже)
- Преамбула
- Предмет контракта (существенное условие)
- Количество товара
- Качество товара
- Цена
- Базисные условия поставки (ИНУОТРЕМС 2000 – 13 позиций)
- Упаковка
- Срок поставки
- Маркировка
- Прием и сдача товара
- Форс-мажор
- Претензии
Применение реквизитов при подготовке документов
Состав реквизитов документов:
При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
– 01 – государственный герб РФ
– 02 – герб субъекта РФ
– 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
– 04 – код организации
– 05 – основой государственный регистрационные номер (ОГРН) юридического лица
– 06 – идентификационный номер налогоплательщика \ код причины поставки на учет (ИНН\КПП)
– 07 – код формы документа
– 08 – наименование организации
– 09 – справочные данные об организации
– 10 – наименование вида документа
– 11 – дата документа
– 12 – регистрационный номер документа
– 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
– 14 – место составления или издания документа
| Постановление, указ, распоряжение, протокол (документы требующие наименования) Акты, отчеты, устав, договор, |
– 15 – адресат
– 16 – гриф утверждения документа
– 17 – резолюция
– 18 – заголовок к тексту
– 19 – отметка о контроле
– 20 – текст документа
– 21 – отметка о наличии приложения
– 22 – подпись
– 23 – гриф согласования документа
– 24 – визы согласования документа
– 25 – оттиск печати
– 26 – отметка о заверении копии
Виза согласования - для тех, кто несет ответственность
Деловая переписка:
- организовать централизованное изготовление бланков для писем
- уменьшить стоимость машинописных работ
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем
- облегчить визуальный поиск необходимой информации
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники для писем
Заголовок к тексту:
- об организации выездной торговли
- о поставке угля по контракту N 33- 02\567
- о закупке кирпичного завода
Оферта
Уважаемый (ая)
Мы можем предложить Вас (наименование товара):
- Продавец –
- Количество –
- Качество –
- Упаковка –
- Маркировка –
- Условия поставки –
- Цена –
- Срок поставки –
- Условия платежа –
- Срок действия оферты
С уважением
Коммерческий директор ИОФ