Документальный контроль и ревизия кассовых операций

Проведя инвентаризацию ревизор начинает ревизию кассовых операций.

Основные направления ревизии:

1) соблюдение кассовой дисциплины:

а) соблюдение установленного лимита денежной наличности в кассе;

б) своевременность и полнота сдачи выручки или неиспользованной по целевому назначению денежной наличности в банк на текущий счет;

в) соблюдение правил наличный расчетов;

г) соблюдение правил ведения кассовых операций, относительно целевого использования денежной наличности, правил приема и выдачи денег с кассы; ведение кассовой книги;

2) правильность оформления кассовых документов и ведение учета кассовых операций;

3) проверка достоверности и правомерности осуществления кассовых операций:

а) оприходование поступлений в кассы;

б) выдача с кассы денежной наличности на расходы предприятия и сдачи в банк выручки от реализации, неиспользованных по назначению сумм; доставка и выплата заработной платы в структурных подразделах предприятия.

Ревизия проводится сплошным методом проверки расходных и выборочным методом проверки приходных кассовых документов. При этом проверяется правильность их оформления (наличие подписей на получение, заполнение реквизитов, подписей руководителя и главного бухгалтера, номера документа и дать осуществления операции, номера корреспондентского счета и т.п.) и законности осуществления кассовой операцииНеобходимо убедиться, что все кассовые ордера и другие документы заполнены чернилами четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправление в этих документах не допускаются ). В процессе ревизии нужно проверить, или не совмещали выполнения обязанностей кассира лица, которые работают на должности бухгалтера; или не получали выручку от реализации материальных ценностей лица, связанныес них производством или ответственные за их хранение.

При проверке кассовой дисциплины, нужно сконцентрировать внимание на возможных случаях использования денег не по целевому назначению (например, на хозяйственные нужды) из сумм, которые получены на выплату заработной платы, использование кассовой выручки свыше установлены нормы, на своевременность возвращения в банк неиспользованных средств, а также их полноту, сдачу в банк сумм по другим поступлениям. При составлении кассовых ордеров указывается основание их составления. Данные документы должны быть погашены штампом или надписью “Оплачено”, “Получено” с указанием даты и подписью кассира. Отсутствие штампов погашения создает условия для повторного их использования. При проверке кассовых ордеров нужно также проверять приложенные к ним документы.

Проверяя журнал регистрации нужно обратить внимание на раздельную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров. Пропускание порядковых номеров может свидетельствовать о фактах нарушений. нужно проверить, хранятсяли кассовые ордера на предприятии в отдельной папке для аннулированных ордеров.

Тщательной проверке во время ревизии кассы подлежат денежные чеки. Ревизор обязан выяснить следующее. После ежемесячного подсчета количества выписанных чеков и их суммы нужно сверить эти данные с соответствующими данными за кассовыми отчетами. В случае выявления расхождений выясняются их причины. Во время ревизии целесообразно выяснить, или не передал руководитель своего права первой подписи другомулицу, оказать факты выдачи денег по ордерам или платежными ведомостями, подписанными лишь главным бухгалтером.

Как правило, во время ревизии кассовых операций обязательно изучаются материалы предыдущих внешних проверок, наличие актов внезапных инвентаризаций касс (не менее чем один раз в квартал), которые должны проводиться комиссией предприятия, акты передачи кассовой наличности на период отпуска кассира и наличие приказов по предприятию.

Согласно законодательству, проверка полноты и своевременности оприходования денежной наличности по кассе проводится: сравнениемприходных кассовых ордеров на получение денежной наличностииз банка с записями в кассовой книге, а также с соответствующими записями в выписках банка. Проверка проводится по суммам и датам получения денег; сравнением сумм и дат на оприходование выручки в ПКО с датами и сумами, проставленными в документах на реализацию продукции, основных фондов и других материальных ценностейденежной наличностью в корреспонденции со счетом 70 “Доход от реализации”; контролируется достоверность и полнота оприходования возвращенных подотчетных сумм по кассе с данными журнала 3, ведомости 1.1. по кредиту счетов 372 и по дебету 301 счетов по движению подотчетных сумм относительно работников и сравнением идентичности их подписей.

Кроме документальной проверки кассовых операций ревизор обязан проверить соблюдение на предприятии действующего законодательства. Ведь согласно порядку ведения кассовых операций относительно использования наличных средств установленные такие ограничения: предприятие обязано использовать денежную наличность, полученную в банке согласно целями, указанным в чеке. В случае нарушения начисляется штраф на сумму использованной не по целевому назначению денежной наличности; сумма платежа одного предприятия другому не должна превышать 50 тыс руб. на протяжении рабочего дня. При этом количество предприятий, с которыми проводятся расчеты, не ограничивается. При нарушении сумма выплаченной денежной наличности свыше 50тыс.руб. добавляетсяк остатку денежной наличности в кассе единовременно в день осуществления данной операции и сравнивается с установленным лимитом с момента осуществления нарушения и к моменту его выявления контролирующими органами; предприятие, которое имеет задолженность перед бюджетом, обязано проводить оплату труда исключительно денежной наличностью, полученной со счета в банке. В другом случае применяются санкции. При этом выплаты, не связанные с оплатой труда, разрешаются; выдача денежной наличности под отчет проводится при условии полного отчета подотчетного лица за предыдущий аванс.

При проверке денежных средств в кассе, ревизор обязан помнить, что проверка соблюдения лимита денежной наличности кассы – обязательный вопрос ревизии. предусмотрены штрафы:

за превышения установленных лимитов остатка денежной наличности в кассах - штраф в двукратном размере суммы выявленной сверхлимитной денежной наличности за каждый день нарушения;

за неполное оприходование денежной наличности - штраф в пятикратном размере неоприходованной суммы;

за превышения установленных сроков использования выданной подотчет денежной наличности и выдачу под отчет денежной наличности без предыдущего полного отчета -штраф в размере 25% выданных сумм.

Кроме этого необходимо помнить, что за нарушения ведения кассовых операцийадминштраф накладывается также на ответственных лиц. Согласно ст. 164-2 Кодекса об административных правонарушениях за нарушения правил ведения кассовых операций контролирующие органы могут наложить админштраф от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан, то есть от??. За повторное нарушение в течение года контролирующие органы могут наложить админштраф от 10 до 20 необлагаемых минимумов доходов граждан, то есть от (мин -34 руб)

ФЛП ДНР от 100000 до 200000 мдг

Проверка наличных расходов осуществляется сравнением записей в кассовой книге и отчете кассирас приложенными расходными кассовыми документами (расходные кассовые ордера, платежные ведомости по выплате заработной платы, помощи, больничных, отпускных, ведомости на выплату подотчетных сумм, депонированной заработной платы);

Выдачу подотчетных сумм нужно проверить по журналу, который ведется для учета расчетов с подотчетными лицами. При этом проверка осуществляется по каждому лицу, которое получало средства под отчет. Проверке подлежат имеющиеся авансовые отчеты об использовании денежной наличности на нужды производства, хозяйственные нужды, приобретение материальных ценностей, закупку сельскохозяйственной продукции и т.п., а также приложенные первичные документы (накладные, чеки, расчеты, квитанции, акты закупки, квитанции на закупки сельскохозяйственной продукции от населения и т.п.).Проверяя выданные суммы денежной наличности под отчет, связанные со служебной командировкой, проводят расчеты правильности их определения.Нужно помнить, что по возвращении лицо, которое было в командировке, на протяжении 5 рабочих дней по возвращении должнопредставить в бухгалтерию отчет о расходовании денежной наличности, а неизрасходованную денежную наличность возвратить в кассу.

Соблюдение законности выдачи денег с кассы на выплату заработной платы и на другие выплаты ревизор проверяет по платежным ведомостям проверяется сравнением сумм и дат в кассовой книге; кассовомуотчету, расходных кассовых ордерах с приложенными ведомостями на выплату зарплаты, больничных с личными счетами по начислению зарплаты или с расчетно-платежными ведомостями, больничными, журналом учета депонированных сумм и другими документами.

Как показала ревизорская практика, платежные ведомости на выплату зарплаты, премий проверяются в такой последовательности: соответствие платежных ведомостей расчетным ведомостям; правильность подсчета сумм и дублирование их прописью; наличие на платежных ведомостях подписей руководителя и главного бухгалтера, работников, которые составили и проверили их; наличие подписей получателей денег; наличие записей о депонировании сумм.

Случаются случаи, когда по кассе списывается денежная наличность за оплаченными раньше изъятымииз архива документами, поэтому целесообразно сверять платежные ведомости с табелями учета рабочего времени.

При ревизии нужно сверить данные расходных кассовых ордеров с суммами денежной наличности, которые было сдано в банк по квитанциям.

В случаях списания наличных сумм на выплату зарплаты лицамнесписочногосоставапоРКО или платежным ведомостямнадо сопоставить суммы и подписи лиц в платежных документах с подписями и сумами в трудовых соглашениях, а также провести встречные проверки достоверности выполненных работ и полученных средств.

Ревизия соответствия сумм в учетных регистрах включает: сверка сумм, которые отражены введомости 1.1. по дебету счета 301 “Касса в национальной валюте”, с данными журнала 1 по кредиту счета 311 “ Текущие счета в национальной валюте” и соответствующих регистров с другими текущими счетами в банках; сверка итоговых сумм ведомости, сверка соответствия сальдовых остатков по счетам 301 “Касса в национальной валюте”, 311“ Текущие счета в национальной валюте” с данными Главной книги и соответствующими строками баланса.

Согласно действующему законодательству, нарушениями правильности оформления кассовых документов являются: отсутствие подписей руководителя, главного бухгалтера; отсутствие доверенности или неправильное оформление доверенности при выплате третьему лицу (на расходном кассовом ордере указывается номер, дата и место выдачи документа, которыйудостоверяетлицо фактического получателя денег); несоответствие суммы кассового расходного ордера сумме, которая разрешена руководителем по заявлению, непонятность подписи, отсутствие знака погашения документов; наличие при кассовом ордере фиктивных документов. Такие документы необходимо немедленно изъять, оставивши их копии или расписку об изъятии.

Особым участком ревизии кассовых операцийявл. проверка правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета. Такой контроль проводится при рассмотрении первичных кассовых документов и отчетов кассира.Ревизору необходимо обратить особое внимание на эти моменты, потому что вследствие допущенных здесь “ошибок” проводятся записи на счета, которые дают возможность списывать суммы, которые разворовываются. Ревизор должен сопоставить суммы, которые обозначены по дебету счета “Касса”, с записями по кредиту корреспондирующих счетов в соответствующих журналах, а по операции, которые отображены по кредиту этого счета, - с корреспондирующими счетами по дебету в соответствующихведомостях. Записи журналов и ведомостей сверяются с записями в Главной книге.

Основные нарушения:

1) превышение лимита кассовой наличности;

2) занижение объемов реализации за наличный расчет, несвоевременность сдачи выручки структурными подразделами в кассу или кассой — в банк;

3) нарушение правил наличных расчетов (выплата по неподобающе оформленнымдокументам);

4) наличие подделанных документов о выплатах заработной платы, депонированной заработной платы и т.п. (фиктивные документы, дополнительные платежные ведомости о двойной оплате);

5) завышение объемов расходов денежной наличности с кассы на погашение задолженности по заработной плате за прошлое время, за отчетный месяц;

6) неправомерные бухгалтерские записи на счетах бухгалтерского учета.

Все записи об установленных нарушениях ревизор отражает в хронологической последовательности в своем рабочем журнале ревизора, а дальше, обобщая материалы контроля за ревизованный период, составляет специальные группировочные ведомости и расчеты в форме таблиц как приложения к акту ревизии, где систематизирует и обобщает информацию по однородным нарушениям, если их свыше 3.

Например, результаты контроля полноты и своевременности оприходования денежной наличности, которая получена с текущего счета банка, могут быть обобщенные в таблицы по следующей форме:

Информация о проверке достоверности и обоснованности отнесения на расходы выплаты заработной платы может быть представлена в таблице такой структуры:

Эти ведомости должны быть оформлены согласно требованиям к документам (название, дата составления, подписи ревизора и ответственных лиц ревизованного предприятия).

Результаты ревизии кассы можно оформлять отдельным актом или выделять их отдельным разделом в общем акте ревизии.