Лекция 3. Распорядительные документы.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования производства, труда и заработной платы и т.д.
Распорядительные документы носят административный характер. Они
обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или
отдельным должностным лицам.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.
Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:
· приказ
· распоряжение
· указание
· постановление
· решение
Приказ (по основной деятельности)
Это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Приказ – это основной распорядительный документ.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, котороепишут прописными буквами от нулевого положения табулятора. Текст делят на пункты.
Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:
• исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия
или структурное подразделение, организация);
• действие;
• срок.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности,инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контрольза исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.
Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.
Формуляр-образец приказа (приложение 4) включает реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа – ПРИКАЗ;
- дата, номер;
- место издания (город) – если указано в наименовании организации,
то не пишется;
- текст;
- заголовок к тексту;
- подпись;
- визы согласования;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказ (по личному составу)
Приказ по личному составу (приложение 5) фиксирует сведения о кадрах:
- прием на работу;
- перемещение по работе;
- увольнение с работы;
- установление должностных окладов;
- отпуска;
- командировки;
- изменение фамилии;
- поощрения;
- взыскания и т.д.
Особенности приказа по личному составу:
1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтомувозможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.
2. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам.
3. Заголовок – «По личному составу».
4. Констатирующей части в приказе может не быть.
5. Распорядительные пункты оформляются в следующей последовательности:
• прием на работу;
• перевод или перемещение по работе;
• установление разрядов;
• установление категорий рабочим и служащим;
• возложение временного исполнения обязанностей;
• предоставление отпусков;
• установление неполного рабочего дня;
• изменение фамилии;
• увольнение с работы;
• прекращение работы в связи со смертью.
6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа(заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).
7. В пункте приказа при приеме на работу следует указывать:
• на какую должность;
• в какое подразделение;
• с какой оплатой;
• с какого числа;
• вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству и т.д.);
• особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с неполным рабочим днем и т.д.)
8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:
• вид и причину перевода;
• устанавливаемый оклад;
• длительность, в случае временного перевода;
• в качестве основания приводят заявление работника о переводе
на другую работу;
• при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой периодпредоставлен отпуск.
При поощрении работника в качестве основания к приказу делаютссылку на представление руководителя структурного подразделения, а приналожении взыскания – на докладную записку руководителя структурногоподразделения.
При увольнении работника в приказе указывают причину увольнениясо ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку надокладную записку руководителя подразделения.
9. Фамилии, имена, отчества пишут полностью.
10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражаюттрудовые права работников.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях решения оперативных вопросов. Распоряжения также издаются руководителями исполнительного органа управления, организаций и предприятий по вопросам частного характера. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблема, наименование организации, наименование вида документа (распоряжение), дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы по основной деятельности. Различие между ними в том, что в текстах распоряжений ключевым словом, разделяющим вводную и распорядительную часть, является «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.Указаниясоставляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания, в зависимости от его содержания, могут быть: «обязываю» или «предлагаю». Оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов.
В отличие от приказов, распоряжений, постановлений и решений указание не может использоваться в качестве утверждающего акта.
Так как указание является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов и распоряжений.
Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для указаний.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:
- заголовок к тексту;
- текст;
- визы;
- подпись;
- дата;
- регистрационный индекс.
Заголовок указания формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже, например:
«Об организации работы копировально-множительного бюро»;
«О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.
Распорядительная часть указания начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.
В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в неопределенной форме) - срок исполнения.
В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, пишутся в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.
В указаниях, как и в других распорядительных документах, отметка о наличии приложения как самостоятельный реквизит не используется. Правила визирования и подписания указаний аналогичны тем, которые установлены для приказов и распоряжений.
Датой указания является дата его подписания. Дата проставляется руководителем, издавшим указание.
Регистрируется указание отдельно от других распорядительных документов (приказов, распоряжений). Его регистрационным индексом является порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.
Для постановлений и решений коллегиального органа (профсоюзного комитета, президиума) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Постановление
Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.
Постановление – это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).
Решение– распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).