МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
К проведению лабораторных работ
По дисциплине «Делопроизводство»
Часть I
Тирасполь 2003
ОГЛАВЛЕНИЕ
Аннотация..............................................................................................................3
Общие указания к выполнению лабораторных работ...........................3
Лабораторная работа №1
Бланки, применяемые в делопроизводстве.
Реквизиты документа и правила их оформления......................................4
Лабораторная работа №2
Организационно-распорядительные документы предприятия.
Составление и оформление приказов и распоряжений........................18
Лабораторная работа №3
Информационно-справочные документы предприятия.
Составление и оформление протоколов..................................................29
Лабораторная работа №4
Составление и оформление документов по личному составу....................31
Лабораторная работа №5
Составление и оформление служебных документов..................................36
Лабораторная работа №6
Составление и оформление документов личного характера.....................40
Контрольные вопросы для защиты лабораторных работ....................46
Список рекомендуемой литературы...........................................................47
АННОТАЦИЯ
Данное методическое пособие содержит теоретические и практические материалы, порядок выполнения лабораторных работ и контрольные вопросы для защиты лабораторных работ по курсу «Делопроизводство».
Пособие отвечает требованиям программы высшего учебного заведения по данному курсу.
В предлагаемом курсе лабораторных работ рассматриваются применяемые в делопроизводстве бланки, создание и оформление основных документов каждой группы производства: - организационно-распорядительные документы,
- информационно-справочные документы,
- документы личного состава,
- личные документы.
В каждой лабораторной работе излагается характеристика составляемых на занятии документов, указываются их обязательные реквизиты, правила оформления документов в соответствии с действующим ГОСТом.
Разработанное методическое пособие рекомендовано для преподавателей и студентов для освоения курса «Делопроизводство» в средних и высших учебных заведениях.
ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ
ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ
1.Для выполнения любой лабораторной работы предварительно выполните следующие требования:
1) Установите главный каталог на диске D:
2) В этом каталоге создайте папку с именем МОЯ_ ваша фамилия. Например, МОЯ_Серов.
3) Установите текстовый редактор WORD:
кн. ПУСК-ПРОГРАММЫ-СТАНДАРТНЫЕ-WinWord
4) Откройте созданную вами папку и приступите к выполнению очередной лабораторной работы.
2. Все реквизиты документа следует указывать в соответствии с правилами, определенными ГОСТом.
3. Для определения местоположения всех реквизитов на бланке следует применить «Схему расположения реквизитов», утвержденную ГОСТом (см. рис.1).
4. При составлении и оформлении документов, требующих наличия реквизита «Данные лица, составившего документ», следует указать свои личные данные.
5. При формировании документов воспользуйтесь образцами оформления, приведенными в приложении к каждой лабораторной работе.
6. В отчете по каждой лабораторной работе отразите:
- краткую информационную характеристику каждого рассмотренного документа,
- полный вид документа,
- список использованных реквизитов и номер позиции их расположения на бланке,
- сделайте выводы о результатах вашей работы, в которых укажите ваши пожелания по построению изучения данной темы.
7. В конце занятия покажите преподавателю выполненную работу для ее оценки.
8. Сохраните на своей дискете файл с формированными на занятии документами.
9. Удалите созданный вами рабочий каталог со всем его содержимым.
10. Ознакомьтесь с контрольными вопросами для защиты лабораторных работ, которые находятся в конце данного методического пособия.
Лабораторная работа №1
Тема: Бланки, применяемые в делопроизводстве. Реквизиты документа и правила их оформления.
Цель: Приобрести навыки формирование машинных бланков документов. Научиться применять реквизиты в документах разных видов.
Теоретическая часть
Требования к бланкам документов
В делопроизводстве предприятия используются следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк для писем и факсов;
банк конкретного вида документа.
Общий бланк может быть использован для составления любых документов, кроме писем. Этот бланк содержит следующие реквизиты:
- государственный герб (для предприятий, имеющих на это право);
- эмблему предприятия (не проставляется при наличии герба);
- наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);
- наименование предприятия.
На общих бланках допускается указывать трафаретные части реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа».
На общих бланках допускается проставлять уголки-ограничители для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».
Бланк для писем и факсов содержит реквизиты:
- государственный герб (для предприятий, имеющих на это право;
- эмблему предприятия (не проставляется при наличии герба);
- наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);
- наименование предприятия;
- справочные данные о предприятии (это есть юридический адрес предприятия: почтовый адрес, номера телефонов,факсов, Web-страницы в Интернет, номера расчетных счетов в банке, код и наименование банка, номер и дату лицензии).
На бланках для писем и факсов допускается указывать трафаретные части тех же реквизитов, что и на общих бланках.
Ограничительные уголки для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту», «отметка о контроле» на этих бланках являются обязательными.
По способу расположения реквизитов бланки бывают продольные и угловые.
На продольных бланках реквизиты расположены в заголовочной части документа в верхней части листа с их центровкой.
На угловых бланках реквизиты располагают в верхней левой части листа.
Продольное расположение реквизитов обычно применяется на общих бланках, угловое – на бланках для писем и факсов.
Все бланки должны иметь поля не менее: левое – 20 мм; верхнее – 20 мм; правое – 10 мм; нижнее – 10 мм.
В приложении приведены некоторые образцы применяемых бланков.