Отметка о поступлении располагается в центре нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: входящего номера и даты поступления документа, которые могут быть дополнены наименованием организации, получившей документ, и временем получения, например:
ЗАО “ЭРА”
Вх. № 0001
Дата 03.01.99
11:27
Отметку о поступлении удобнее проставлять автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.
Реквизит «отметка для автоматического поиска документа».
При введении документа в память компьютера на его нижнем поле ставится специальная отметка, включающая: имя файла, фамилию лица, осуществлявшего введение документа или его код, например:
Приказ 21Рожнова.dot.
Такая отметка необходима для:
- исключения повторного ввода документа;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод.
Кол-во 0 5 16 24 32 40 48 56 64
печатных
знаков
__________________________________________________________________________________
эмблема фирмы гриф ограничение доступа
Наименование фирмы гриф утверждения
Заголовочная ┌ ┐
часть Юридический адрес фирмы Адреса
документа индекс; город; ул; дом; тел;
факс; расчетный счет в банке
Резолюция
Вид документа
Дата _________№_____
На №________ от_____
┌ ┐
заголовок к тексту
__________________________________________________________________________________________________
Основная начало текста (обзаца)
часть ТЕКСТ
документа
Приложение
___________________________________________________________________________________________________
Оформля- Должность лица,
ющая подписавшего документа подпись И.О. Фамилия
часть
документа Печать
Виза
Фамилия исполнителя и телефон
Отметка об исполнении документа Отметка о поступлении
И направлении его в дело
Рис.1. Схема расположения реквизитов
(формуляр-образец документа)
Практическое задание
Задание 1.
1. Рассмотрите предложенные в данной лабораторной работе образцы применяемых в делопроизводстве бланков.
2. Рассмотрите предложенный перечень реквизитов и правила их применения при формировании документов различного вида.
3. Рассмотрите приведенную на рисунке в разделе «Теоретическая часть» схему расположения реквизитов в документе.
Задание 2.
1. Создайте машинные варианты бланков для внутренних документов с центровым и угловым расположением реквизитов. Эмблему предприятия разработайте собственную, применив средства рисования, наименование предприятия – произвольно.
- Создайте бланки для внешних документов с продольным расположением реквизитов.
Требование: определите тот набор реквизитов, при наличии которых бланк может быть использован для решения финансовых вопросов предприятия.
Задание 3. Создайте примеры оформления всех реквизитов, руководствуясь указанными в разделе «Теоретическая часть» правилами.
Дополнительные указания:
1. Созданные бланки для документов сохраните на своей дискете для их использования при составлении документов в последующих лабораторных работах.
2. В отчете по лабораторной работе в тетради отразите созданные в задании 3 примеры использования реквизитов документа.
ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы бланков.
ПРИЛОЖЕНИЕ
О e
АО «РЕАЛ-S» ┌ ┐
1114205, Москва, Ордынка, 34
рр/с 0000-006531-002 АКБ
««Столичный» к/с 16370601
в РКЦ ГУ ЦБ РФ г. Москвы,
МФО 44583001, код 83
тел. 239-15-21
факс 236-01-26
__________№__________
На________ от__________
┌ ┐
«
Бланк для писем и факсов с угловым расположением реквизитов для решения финансовых вопросов
W
Акционерное общество ┌ ┐
«АСКОНТ»
105679, Москва
Измайловское шоссе, 44
р/с… банк…
тел.366-53-08
_______№__________
На №______ от______
┌ ┐
Бланк для писем и факсов с угловым расположением реквизитов
C
БИЗНЕС-СЕРВИС
Закрытое акционерное общество
________№_______ ┌ ┐
На №______ от____
┌ ┐
Бланк для писем, факсов с продольным расположением реквизитов.
Лабораторная работа №2
Тема: Организационно-распорядительные документы предприятия.
Цель: Приобрести навыки составления приказов организационно-распорядительного
характера, распоряжений.
Теоретическая часть
К распорядительным документам предприятия относятся: приказы, распоряжения, решения, указания.
Приказ (по основной деятельности) – издается для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Издает руководитель предприятия.
Распоряжения – издаются по оперативным административно-хозяйственным вопросам. Издает руководитель предприятия.
Решение – издается по производственным вопросам. Издает коллегиальный орган, общее собрание, Совет директоров и др.
Указание – документ методического характера; издается вышестоящей организацией или руководителем предприятия.
Документы эти состоят из двух частей: константирующей и распорядительной. Каждая часть имеет свои ключевые слова:
в приказах: ПРИКАЗЫВАЮ;
в распоряжениях: ОБЯЗЫВАЮ;
в указаниях: ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.
Схема подготовки распорядительных документов:
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
- согласование текста, его подписание;
- ознакомление необходимого персонала, служб предприятия или всего коллектива с содержанием документа.
Документы организационно-распорядительные составляются по однотипной схеме. Мы рассмотрим эту схему на примере приказов. Для их составления и оформления нужно применять образец-формуляр приказа, приведенный ниже в приложении к лабораторной работе.
Приказ - это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и др.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, пишутся на бланках формата А4 (210х197), внешнего или внутреннего применения.
Приказы содержат следующие реквизиты:
- герб, наименование предприятия и его подведомственность,
- название вида документа (слово ПРИКАЗ), место издания (город),
- дату издания, регистрационный номер и индекс,
- заголовок (отвечает на вопрос «О чем?»),
- текст (констатирующая часть и распорядительная часть),
- подпись, расшифровку подписи,
- данные лица, оформившего документ,
- отметку о согласовании (с гл.бухгалтером, с юристом, с ведущими специалистами).
Реквизит «текст» составляется в соответствии со следующими правилами:
- в его констатирующей части излагается основание издания приказа,
- в распорядительной части документа схема расположения информации такая:
- распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ,
- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение),
- указание к действию;
- срок исполнения.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в исполнении.
Текстовую (содержательную) часть документа следует располагать между реквизитами «заголовок документа» и «подпись руководителя».
Документы «распоряжение» и «решение» составляются и оформляются аналогично приказам.
Практическое задание
Задание 1. 1.Составьте и оформите приказ об изменении графика работы, используя указанные ниже исходные данные.
1). Основание приказа: в связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова А.К. от 08.01.1999 г.
2). Начальнику техотдела Волкову А.М. организовать работу в субботние дни в период с 110.01.1999г. до 10.02.1999г.
3). Главному бухгалтеру Совину И.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных работ до 15.01.1999г.
4). Главному инженеру Зимину В.Г. организовать контроль за исполнением приказа.
5). Приказ подписан генеральным директором Солнцевым З.К.
6). Дата регистрации приказа 09.01.1999г.
7). Приказ зарегистрирован в журнале под номером 3.
Указания к заданию:
1). Примените угловой бланк для внутренних приказов;
2).Составьте и оформите копию данного приказа.
Задание2. Составьте и оформиеь приказ о проведении зимней экзаменнационной сессии на инженерно-техническом факультете.
Основание приказа: учебный план факультета. Срок проведения сессии с 15 января 2000 года по 29 января 2000 года. Ответственность за организацию и проведение сессии возлагается на декана факультета профессора Долгова Ю.А. В приказе отразить срок пересдачи задолжностей с 3.01.2000г. по 14.02.2000г. Приказ подписывает ректор университета профессор Берил С.И.
· Примените бланк для внутренних работ центровой.
· Составьте выписку из приказа по вопросу пересдачи задолжностей.
Задание 3. Составьте распоряжение о введении новых правил по сохранности мебели в учебных классах факультета.
Основание издания документа: факт порчи аудиторной мебели в учебном корпусе «А» 25 декабря с.г. В распоряжении отразить:
А) студентам группы ИТ01В Тулгару Ивану Карповичу и Шмелеву Артему Денисовичу до 10.01.2001г. возместить материальный ущерб в размере, определенном экспертной комиссией факультета;
Б) в случае невыполнения данного распоряжения в течение 10 дней студентов Тулгару И.К. и Шмелева А.Д. отчислить из университета;
В) 01.01.2002г. ввести в действие новые правила о несении студентами факультета материальной ответственности за порчу материальных ценностей;
Г) ответственность за сохранность материальных ценностей в учебных помещениях факультета возложить на преподавателей, проводящих занятия в помещениях факультета;
Д) кураторам всех учебных групп факультета на собраниях учебных групп довести до сведения всех студентов под расписку новые принятые «Правила ответственности студентов за порчу мебели на факультете».
Дополнительные указания к работе:
1. в приказе и распоряжении по университету самостоятельно установите дату регистрации и регистрационный номер каждого документа;
2. при оформлении реквизита «данные лица, оформившего документ, укажите свои личные данные;
3. эмблему и наименование предприятия выберите произвольно.
ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы приказов и распоряжения.
ПРИЛОЖЕНИЕ
«АРКАДА»
 |
ЗАО «
ПРИКАЗ
П Р И К А З
09.01.99
№1
О перераспределении служебных помещений
В связи с сокращением численности сектора и на основании докладной записки зам. нач. отдела по работе с клиентами Смирнова В.И. от 08.01.99
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику планово-производительного отдела Демину А.И. освободить комнаты №№ 412, 416, разместив сотрудников на имеющихся площадях до 01.04.99.
2. Начальнику АХО Петренко А.В. провести ремонт комнат №№ 412, 416, до 01.05.99 и передать их МП «АРС».
Генеральный директор подпись Г.С. Сорин
М.П.
Рис.2. Приказ по основной деятельности предприятия
ОАО «ЭРМОН»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
07.,8.95 №23
В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКЛЮЧЕННЫМ КОНТРАКТОМ ОТ 01.06.95 №3/128
ОБЯЗЫВАЮ:
Зав. складом №2 Елисеева О.Б. отпустить менеджеру торгового дома «Русь» Корнееву А.И. ТНП в следующем ассортименте:
| №№ спецификации | Наименование товара и ассортимент | Количество шт. | Весом, кг | Цена, $ | Сумма, $ |
| Газовые плиты «ARISTON» (AI CTX) | - | ||||
| Кухонные комбайны | - | ||||
| Холодильники «CANDY» | - | ||||
| Стиральные машины «INDESIT» | - | ||||
| итого |
Директор подпись С.И. Ильин
Гл. бухгалтер подпись И.В. Борисова
М.П.
Рис.3. Образец распоряжения
Лабораторная работа № 3
Тема: Информационно-справочные документы предприятия. Составление и оформление протоколов.
Цель: Приобретение навыков составления и оформления протоколов и выписки из протокола.
Теоретическая часть
Большинство документов, издаваемых на предприятии, относятся к группе информационно-справочных документов (акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, факсы, телеграммы и другие).
Протокол – это документ, фиксирующий заседание какого-то коллегиального органа. На предприятии коллегиальным органом, например, является профсоюзный комитет, собрание трудового коллектива, конференции и др.
Во главе заседательного органа находится председатель, готовит материалы к проведению заседания секретарь коллегии. Вопросы, рассматриваемые на заседании коллегиального органа, составляют повестку дня заседания.
Протоколымогут оформляться на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в или на обычных листах формата А4.
Реквизиты документа ПРОТОКОЛ следующие:
- наименование организации (проводившей заседание)
- наименование вида документа
- дата заседания, номер
- место составления документа
- заголовок документа
- текст документа
- подпись
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (если этого требует принятое постановление).
Реквизит «текст» протокола состоит из трех частей: вводной и основной и завершающей.
Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии:
Председатель
Секретарь
Приглашенные.
Каждое из этих слов пишется с большой буквы с нулевой позиции, т.е. от начала левого поля на ПК.
К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных. Все фамилии пишутся в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Указывается имя, отчество, затем фамилия. В списке приглашенных перед каждой фамилией указывают должность и наименование организации (или отдела), которую они представляют. Их пишут с 16-й позиции от левого поля на ПК.
Вводная часть заканчивается повесткой дня.
Выражение «Повестка дня» пишется с нулевой позиции на ПК. Далее с красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».
Основная часть состоит из разделов, составляющих повестку дня. Каждый раздел характеризует только один вопрос. Каждый раздел состоит из следующих частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ):
Слова эти пишутся с нулевой позиции прописными буквами без знаков препинания.
Нормативные документы некоторых государств допускают писать наименования разделов вводной и основной части не прописными, а строчными буквами.
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер рассматриваемого вопроса в соответствии с нумерацией в повестке дня. Перед словами «ВЫСТУПИЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» нумерацию не ставят.
После слов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика или выступающего (в именит. падеже), а через тире – краткое изложение текста их выступлений. Начало изложения текста начинают с большой буквы.
Если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, то эти вопросы и ответы к ним должны быть зафиксированы в части «ВЫСТУПИЛИ».
Завершающая часть протокола. Ее оформляют после записи текста всех выступлений. Начинается она словом «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Ниже с красной строки излагаются принятые решения по всем рассмотренным вопросам. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют его арабскими цифрами.
Постановление (решение) в протоколе указывают полностью, т.к. это наиболее важная часть документа.
Протокол подписывают два лица: председатель, ведший заседание и секретарь, записывавший ход заседания.
Практическое задание
Задание1. Оформите протокол, используя указанные ниже данные.
Протокол 15.07.89 № 5, г. Алабино собрания трудового лагеря “Ромашка”. Председатель собрания В.В. Щекодин, секретарь собрания В.А. Брыкалов. Присутствовали все члены отряда.
Повестка дня: 1. Отчет бригадиров о работе бригад на поле. 2. Отчет комсорга о работе секторов в отряде.
Информация по первому вопросу повестки дня следующая.
Слушали: М. Сахнин рассказал о работе первой бригады. Особо отметил добросовестное отношение на прополке свеклы Ю. Слободкина, Ю. Кардаша. Обратил внимание на халатное отношение к работе А. Юшина, А. Тимофеевой. По обсужденному вопросу постановили: 1. Объявить благодарность Ю. Слободкину и Ю. Кардашу. 2. Признать работу на прополке свеклы удовлетворительной.
Информация по второму вопросу следующая.
Слушали: Д. Стесин отметил, что работа культмассового сектора ведется крайне безынициативно. Положительно отозвался о работе физорга А. Плохова и санитара С. Лаптева. В обсуждении вопроса выступили: В.В. Щекодин обратил внимание на безалаберное отношение к своим обязанностям Д. Стесина. По обсужденному вопросу постановили: Д. Стесину более серьезно относиться к своим обязанностям и обратить внимание на работу культорга С. Глушкова.
Протокол подписали: председатель В.В. Щекодин, секретарь В.А. Брыкалов.
Задание 2. Составьте и оформите протокол по указанным ниже данным. При оформлении первого вопроса заседания самостоятельно кратко изложите текст выступления каждого выступающего. Составьте выписку из протокола по первому вопросу.
1. Проведено общее собрание коллектива предприятия Акционерное Общество «СТАТУС». Дата заседания 12 июля 1999 года. В журнале регистрации протоколов данный протокол зарегистрирован под номером 4.
2. Председатель заседающего органа Л. И. Соколов, секретарь заседающего органа А. Р. Саркисова. На заседании присутствовали 28 сотрудников. Приглашенные: зам. директора АО «ИНТУР» О. Б. Лан.
3. Рассмотренные на заседании вопросы: об организации летнего отдыха сотрудников и о переходе на новую систему премирования.
4. По первому вопросу выступили Грачев И. В., Каршин А. И., Лан О. Б., по второму выступили Словин Н. И., Шмелев А. Н..
5. По обсужденным вопросам собрание приняло следующие решения: подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.95 (Ответственный за исполнение Н. И. Крон) и перейти на новую систему премирования с 01.07.95 (Ответственный за исполнение А. В. Васильев).
ПРИЛОЖЕНИЕ: образец-формуляр протокола, образцы протокола и выписки из протокола.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Наименование министерства (ведомства)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Место издания (город)
Название заседаемого органа
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: Фамилия И.О.
СЕКРЕТАРЬ: Фамилия И.О.
ПРИСУТСТВОВАЛИ: Фамилии И.О. членов коллегиального органа (или общее количество присутствующих).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И.О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1).
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия – Запись доклада или – (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – Запись выступления (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Постановляющая часть оформляется по схеме:
действие – исполнитель – срок.
1.2......................
2. СЛУШАЛИ:
Рассмотрение каждого вопроса повестки дня оформляется по схеме первого вопроса.
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Рис.4. Образец-формуляр протокола
ПРОТОКОЛ
03.10.94 № 12
Москва
Заседания совета школы № 67
Председатель: Л.И. Звавич
Секретарь: И.П. Траубе
Присутствовали: все члены совета школы,
Приглашенные: от учителей, родителей, учащихся, шефской организации (5 человек).
Повестка дня:
1. Утверждение комиссий совета школы.
2. Эксперимент 11 “Б” класса.
1. СЛУШАЛИ:
Звавич Л.И., председатель совета школы, сообщил о созданных комиссиях при совете школы. Были предложены следующие комиссии:
1. Методическая комиссия – председатель Щеткина Л.В.
2. Комиссия доверия – председатель Щербакова Р.Д.
3. Конфликтная комиссия – председатель Соболев Л.И.
4. Комиссия “Семья и школа” – председатель Яшина Э.Н.
Руководителям комиссий распределить в каждую комиссию родителей и учащихся.
ПОСТАНОВИЛИ:
Утвердить предложение комиссий в их составе.
2. СЛУШАЛИ:
Ильина Мария, ученица 11 “Б” класса, обратилась в совет школы с просьбой продолжить эксперимент самоуправления в классе (без классного руководителя). Она не считает проводимую работу безупречной, но отметила активное участие коллектива во всех внешкольных мероприятиях. От имени одноклассников М. Ильина попросила разрешения работать по эксперименту до конца учебного года, пообещав ликвидировать недостатки.
ПОСТАНОВИЛИ:
Удовлетворить просьбу учащихся 11 “Б” класса.
Председатель подпись Л.И. Звавич
Секретарь подпись И.П. Траубе
Рис. 5. Образец оформления протокола
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
03.10.94 № 12
Москва
заседания совета школы № 67
СЛУШАЛИ:
Ильина Мария, ученица 11 “Б” класса, обратилась к совету школы с просьбой продолжить эксперимент самоуправления в классе (без классного руководителя). Она не считает, что они работали безупречно. Есть недостатки: пропустили работу на заводе, уборка класса проводилась не на должном уровне, двое не успевают. Но вместе с тем они принимали активное участие во всех конкурсах и занимали призовые места. Коллектив класса выражает желание работать по эксперименту до конца учебного года, а недостатки обещает ликвидировать.
ПОСТАНОВИЛИ:
Удовлетворить просьбу учащихся 11 “Б” класса о продлении эксперимента самоуправления до конца учебного года.
Председатель подпись Л.И. Звавич
Секретарь подпись И.П. Траубе
Верно. Секретарь подпись С.И. Шкаликова
Рис.6. Образец оформления выписки из протокола.
Лабораторная работа №4
Тема: Составление и оформление документов по личному составу.
Цель: Приобрести навыки составления и оформления документов по личному составу предприятия.
Теоретические сведения
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группудокументов по личному составу.
К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, трудовые соглашения (договора), личные листки по учету кадров, личные карточки, справки, выдаваемые работнику на предприятии, все документы, входящие в состав личного дела работника предприятия.
Приказы по личному составу составляются при приеме сотрудника на работу, его увольнении или перемещении в должности. Приказ должен быть объявлен сотруднику под расписку.
Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. ГОСТ не определяет строгой формы данного документа, только указывает минимальный набор требуемых реквизитов. Каждому предприятию предоставляется право определять максимально требуемый именно для данного предприятия их список. Предприятия разрабатывают собственные бланки этого документа, поэтому вы можете встретить разные формы этого документа. В данной лабораторной работе рассматривается один из вариантов этого документа и приводится определенный список требуемых реквизитов.
Обязательные реквизиты документа «Резюме»:
· наименование документа;
· дата;
· Ф.И.О.;
· почтовый адрес претендента;
· телефон;
· настоящая занимаемая должность и наименование предприятия;
· текст документа;
· данные о лицах, дающих рекомендацию претенденту (ф.и.о., предприятие, занимаемая должность, номер телефона);
· подпись;
· расшифровка подписи
Текст документа излагают по разделам. Список разделов и их содержание следующие:
· цель трудоустройства (место, на которое претендует составитель и заявляемая зарплата);
· образование;
· трудовая деятельность;
· дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к работе, научные труды и публикации, имеющие отношение к работе и др.).
Данные об образовании и трудовой деятельности указывают в обратном хронологическом порядке (от настоящего периода в прошлое). Описание трудовой деятельности должно содержать наименования предприятий, занимаемые должности и их сроки.
Характеристика – содержит отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося, о его профессиональных качествах.
Реквизиты документа:
- название вида документа;
- должность, ф.и.о. лица, на которое составляется характеристика;
- год рожд.,
- национальность;
- образование;
- текст документа;
- должность лица, составившего характеристику, его подпись, расшифровка подписи;
- дата составления характеристики.
Вся информация, характеризующая личность, излагается в тексте документа.
Практическое задание
Задание1. Составьте заявление о приеме на работу в вычислительный центр научно-исследовательского института вагоностроения на должность оператора ПЭВМ в отдел подготовки данных. Фамилия директора института Штаню Александр Сергеевич. Данные заявителя: Рыбина Евгения Михайловна; проживает по адресу: г. Москва, Киевский район, ул. Строителей, д. 12, кв. 45. Дата подачи заявления 10.04.2000г. На сформированном документе указать резолюцию директора: «Нач. отдела кадров Кориной В.Д. В приказ. На вакантную должность с 15.04.2000г.». Дата подписания заявления директором 12.04.2000г.
Задание 2. Составьте приказ о приеме на работу Рыбиной Е. М. Согласно ее заявления и резолюции директора (на основании данных задания 1) с назначением ей оклада в размере 250 рудлей.
Регистрационный номер приказа в книге регистрации приказов по личному составу №33. Дата издания приказа 12.04.2000г. Приказ оформить на бланке для внутренних работ с центровым расположением реквизитов. На приказе указать данные об ознакомлении Рыбиной Е.М. с данным приказом (визирование приказа сотрудником).
Задание 3. Составьте резюме для вашего участия в конкурсе о приеме на должность главного инженера авиационного завода им. Туполева. Все данные, которые должны быть вами изложены в документе – произвольные. Документ должен содержать набор реквизитов, максимально отражающий ваши данные.
Задание 4. Составьте и оформите объяснительную записку на имя декана вашего факультета, профессора Долгова Юрия Александровича о причине вашего отсутствия на учебных занятиях 14 февраля сего (2000) года.
Задание 5. Составьте докладную записку на имя начальника вычислительного центра инженерно-технического факультета Фурдуй Ольги Михайловны о необходимости провести внеочередные профилактические работы компьютерной техники в учебном классе «305А» по причине участившихся непонятных сбоев компьютеров.
Задание 6. Составьте характеристику по запросу военкомата г. Тирасполя на допризывника Ласточкина Алексея Борисовича, учащегося I курса специальности «Технология машиностроения» технического колледжа им. Ю.А.Гагарина инженерно-технического факультета. Все реквизиты документы укажите самостоятельно, текст документа также произвольный.
ПРИЛОЖЕНИЕ: образцы рассматриваемых документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ
РЕЗЮМЕ
Дата: 01.02.2000
Фамилия, имя, отчество: Павлова Надежда Ивановна
Профессия: переводчик
Домашний адрес: 123456, Москва, ул. Рачкова, д. 25, кв. 4, тел. 263-75-88
Дата рождения: 02.03.70
Цель трудоустройства: получение должности декана факультета иностранных языков
Образование:
2000 – по настоящее время
Московский государственный институт международных отношений – аспирантура по специальности “Международные отношения и средства массовой информации”
1986 – 1992
Московский государственный университет – диплом по специальности “Английский язык и литература”
Трудовая деятельность:
1991 – по настоящее время
Техникум авиационного приборостроения. Преподаватель английского языка.
1990 – 1991 Вечерняя школа № 12. Секретарь учебной части.
Специальные знания:
Свободное владение английским и немецким языками
Опыт работы на компьютере
Закончила курсы стенографии и делопроизводства.
Семейное положение:
Замужем, имею сына рожд.12.07.65 г. и дочь рожд. 24.03.69 г.
подпись Н.И. Павлова
Рис.7. Образец составления резюме
ООО «Ченеллс» Резолюция Директору фирмы
Отдел рекламы руководителя Гущину А. В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.95
О дополнительном финансировании
заказа № 174/15
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале
2002 г. и изменением смены затрат прошу выделить дополнительно 0.85
млн. руб. для завершения работ по заказу № 174/11.
Начальник отдела подпись И. Р. Логинов
Рис.8. Образец докладной записки
Оргкомитет «Восход» Директору ОАО «ЛОГОС»
Смирнову И. В.
Тел. 144-28-17
05.09.95
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Совещание «Круглый стол Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Время проведения - 12.05.95. Регистрация участников в16.00
Председатель оргкомитета подпись А. Л. Глебов
Передал: Принял:
Референт И. С. Круглов Секретарь А. Р. Устинова
Тел. 239-15-19 Тел. 144-28-17
05.09.95 14ч. 15 мин.
Рис.9. Образец телефонограммы
КОМПАНИЯ «ШЕНК»
123480,Москва,
Краснопресненская наб.,12
р/с 0000-0051-92-007 в АКБ «РУСЬ»
тел. 253-24-60
факс (095) 253-28-41
ДОВЕРЕННОСТЬ
21.07.95 №17
г. Москва
Компания «Шенк» в лице директора Скорина Л. А. выдала доверенность №17 заместителю директора компании «Шенк» Суслову Андрею Ивановичу (паспорт ш-МЮ, №673347,выдан 120 о/м Москвы 14.02.84) на получение от концерна «Б. Полянка» товарно-материальных ценностей согласно договора за № 1235 от 23.04.2002 года.
Перечень и количество товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Образец подписи лица, получившего доверенность №17 (Суслов)
Доверенность действительна до 21.08.95.
Директор подпись Л. А. Скорин
Главный бухгалтер подпись И. В. Шпаков
Рис.10. Образец официальной доверенности.
ХАРАКТЕРИСТИКА
на практикантку, учащуюся школы №67
Юдину Татьяну Филипповну
1983 года рожд.,
русскую,
образов. неполное среднее
Юдина Татьяна проходила производственную практику в Главном Управлении кадров Министерства металлов РФ.
За время прохождения практики выполнила объем машинописных работ. Проявила умение работать грамотно, правильно располагать печатный текст, оформлять документы в соответствии с существующими нормами и правилами.
Юдина Татьяна также работала в Центральном Архиве министерства, где оформляла дела постоянного хранения.
Все поручения выполняла аккуратно, вдумчиво и внимательно.
Практика оценивается на «отлично».
Начальник
отдела руководящих кадров подпись Б.Д.Орлов
24.06.98г.
М.П.
Рис.11. Образец характеристики
Лабораторная работа №5
Тема: Составление и оформление служебных документов.
Цель: Приобрести навыки составления, оформления служебных документов предприятия.
Теоретические сведения
К служебным документам предприятия относятся документы, составляющие деловую переписку предприятия, а также факсы, телефонограммы, телетайпограммы, сообщения, принимаемые и передаваемые по компьютерной сети (Internet).
По тематическому признаку служебные письма разделяются на деловую и коммерческую корреспонденцию.
По своему содержанию и назначению письма делятся на:
· гарантийные
· информационные
· рекламные
· рекламационные
· коммерческие
В лекционном курсе нами были глубоко рассмотрены назначения каждого вида письма. В данной лабораторной работе мы рассмотрим требования и правила составления служебных писем и других служебных документов.
Деловые письма бывают: письма-просьбы, сопроводительные письма, гарантийные, письма-подтверждения, письма-приглашения и др. Каждый вид письма говорит о своем назначении.
Служебные письма и факсы оформляются на специальных бланках для писем или на чистом листе бумаги формата А4.
Служебное письмо делится на составные разделы «Заголовочная часть. Основная часть. Оформительная часть», в каждой из которых определен свой перечень реквизитов и определены требования к их оформлению. Ниже приводится перечень реквизитов служебного письма в каждом разделе.
Реквизиты заголовочного раздела:
дата составления документа;
- номер и индекс документа;
- сс