ВВЕДЕНИЕ
Крупная транспортная компания накопила большой опыт внедрения и применения в своей деятельности передовых информационных технологий. Узким местом работы с клиентами и контрагентами руководство компании видит процессы управления документами и неструктурированной информацией.
CIO компании получил задание оценить предложения российского ИТ-рынка в части выбора технологий управления информационными ресурсами компании (тип ресурсов указан выше).
Сформулируйте технологии работы с документами и неструктурированной информацией. Дайте рекомендации по выбору классов ИТ-решений, поддерживающих эти технологии. Обоснуйте предложение. Сформируйте перечень ведущих игроков ИТ-рынка, встреча с которыми может быть полезна СIO.
На сегодняшний день совокупный объем мирового рынка ИТ превышает два триллиона долларов США.
Наиболее крупным сегментом рынка по объему расходов является оборудование. Взрывной рост объемов информации стимулирует спрос на серверы и системы хранения данных. Повсеместное распространение центров обработки данных и облачных решений обеспечивает устойчивый спрос на различные виды сетевого оборудования. Рынок персональных компьютеров постепенно сокращается в объеме, тогда как рынок мобильных устройств уверенно растет. Поставки печатно-копировальной техники сравнительно стабильны, а продажи мониторов неуклонно снижаются.
Спрос на ИТ-услуги обеспечивается растущим многообразием и сложностью используемых корпоративных ИТ-систем, требующих больших затрат на установку, интеграцию, обучение и обслуживание. ИТ-аутсорсинг, то есть передача сторонним организациям функций по поддержке и обслуживанию ИТ-инфраструктуры, является одним из перспективных направлений на данном рынке.
Наиболее динамичным сегментом мирового рынка ИТ является ПО, ежегодный рост которого в последние несколько лет превышал 6%. Свыше половины совокупного объема сегмента формируют различные категории приложений, остальное приходится на системное ПО и средства разработки. Быстрее всего развивается категория приложений для организации совместной работы, в особенности, решений для внутрифирменных социальных сетей и совместного доступа к файлам: ежегодно их объем увеличивается более чем на 20%. Также динамично развивается категория решений для управления базами данных и аналитики с ежегодным ростом более 8%. Неизменно высокий спрос сохраняется на решения для управления ресурсами предприятия и отношениями с клиентами, а также решения для обеспечения безопасности.
Среди стратегических направлений развития ИТ особое место занимают облачные технологии, аналитика больших объемов данных, интеграция мобильных устройств и технологий социальных сетей в корпоративную среду. Совокупность этих технологий и процессов IDC объединяет в собирательный термин «Третья платформа», развитие которой в ближайшие несколько лет приведет к трансформации бизнес-моделей в большинстве отраслей.
Оценка предложения российского ИТ-рынка в части выбора технологий управления информационными ресурсами компании
Технология работы с документами и неструктурированной информацией
С развитием информационных технологий успешность компаний и организаций все больше зависит от эффективности методов работы с неструктурированной информацией – документами, электронной почтой, электронными формами, всем тем, что является основными информационными сущностями в современном бизнесе. Сегодня происходит революция мировоззрения в рамках которого неструктурированная информация перестает быть продуктом бизнеса, и становится высокоэффективным бизнес-инструментом.
От эффективности и дальновидности стратегии в области управления неструктурированной информации во многом зависит и продуктивность организации в целом. Так, уже сейчас для многих крупных и средних организаций решение задач по управлению неструктурированной информацией однозначно ассоциируется с использованием функционала специализированной Enterprise Content Management платформы.
Основная задача платформы ECM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) — автоматизировать процессы работы с информацией и контентом, как в вопросах хранения и использования контента, так и в вопросах автоматизации документарных бизнес-процессов.
Современный рынок предлагает различные варианты подходов к решению данных задач, но поговорим о парадигме Agile ECM от компании IBM. Agile ECM — это адаптивная технология, которая помогает организовать наиболее эффективный режим работы с неструктурированной информацией и обладает встроенными аналитическими возможностями и возможностями управления бизнес-процессами, что позволяет повысить гибкость и эффективность бизнеса, предоставляя данные, необходимые для принятия важнейших ежедневных решений – тогда, когда эти данные нужны больше всего. Именно это является большим конкурентным преимуществом в принятии быстрых и, главное, правильных решений.
Решения IBM Agile ECM являются комплексными и позволяют одновременно решать четыре типа задач:
1. Управление контентом. Помимо базовых возможностей по управлению корпоративными электронными архивами Agile ECM использует технологию активного контента, которая подразумевает возможность автоматического реагирования системы на события, происходящие с хранимыми документами (объектами). Используя повысить достоверность и актуальность информации, используемой для принятия решений. Контроль над информацией и автоматизация процессов помогут обеспечить «прозрачность» процессов и более эффективный учет для заинтересованных сторон.
2. Управление бизнес-процессами. Бизнес-процессы должны быть эффективными, они должны объединять сотрудников, бизнес-системы и информацию. Подход, который использует IBM к управлению корпоративным контентом сочетает в себе возможности управления бизнес-процессами и управления данными. Этот подход позволяет активизировать содержимое в приложениях и реализовывать решения на основе событий и имеющейся информации. Такой подход поможет принять правильное решение, даже если соответствующее событие происходит впервые.
3. Управление соответствием нормативным требованиям. Корпоративное управление и мандаты соответствия привели к увеличению числа упущений в связи с появлением множества новых нормативных документов и правоприменительных инициатив. Здесь необходим гибкий подход, помогающий принимать взвешенные, экономически эффективные решения. Каждый мандат соответствия содержит собственный набор требований, но у всех есть одно общее свойство: необходимость обеспечения более высокого уровня прозрачности и контроля над содержимым и процессами для снижения риска. Продукты IBM для управления соответствием нормативным требованиям позволяют архивировать электронную почту и другие электронные сообщения (например, записи), а также управлять ими, помогая обеспечивать соответствие и снижая затраты на управление системами хранения данных.
4. Поиск информации. Для принятия эффективных и своевременных бизнес-решений компании должны обеспечить доступ к нужной информации сотрудникам, занятым умственным трудом, руководителям, заказчикам и партнерам. Чтобы сохранить конкурентоспособность, нужно выгодно отличаться от других. Этого можно достичь, превратив пассивные хранилища содержимого в активные источники бизнес-информации с помощью надежных и ориентированных на пользователя решений для поиска, классификации и анализа содержимого. Получив контроль над неструктурированными данными, появляется возможность принимать более правильные решения, позволяющие повысить степень удовлетворенности заказчиков и достичь желаемых результатов.
Чаще всего при определении "неструктурированной" информации больше говорится о том, чем она не является. Структурированные данные обычно представляют собой буквенно-цифровые значения, которые можно легко классифицировать по определенным атрибутам, зачастую являющимся общепринятыми для различных предприятий и отраслей. Имя, индекс, баланс счета, номер транзакции - вот типичные примеры структурированных данных. Наиболее очевидную информацию организации хранят именно в неструктурированной форме. Многие источники приводят статистику, согласно которой лишь 10-20% корпоративнойинформации хранится в структурированной форме [4, с. 245].
Управление неструктурированной информацией состоит из шести основных компонентов:
1. Системы управления документами (document management) контролируют процессы создания, редактирования, публикации и архивирования документов. "Простые" функции управления документами включают совместное создание и редактирование (например, предоставление прав доступа, контроль за исправлениями, отслеживание циклов документооборота и т. д.), публикацию (предоставление пользователям доступа к документу, контроль и мониторинг доступа и т. д.) и сохранение. "Сложные" системы управления документами позволяют работать с разными типами файлов (включая изображения, звуковые файлы и т. д.).
2. Системы управления Web-контентом (Web-content management), как и системы управления документами, охватывают полный спектр работ, характерных для Интернета (создание, редактирование, публикация и архивирование контента), то есть позволяют работать с презентациями, предназначенными для определенных устройств (например, PDA, браузеры, не использующие фреймов, и т. д.), позволяют персонализировать контент для конкретного пользователя, в зависимости от времени и т. д.
3. Управление архивами (records management) определяет то, как документы хранятся и удаляются. Недавние корпоративные скандалы заставили общественность уделять больше внимания задачам архивирования электронных сообщений, чатов и т. д. с точки зрения соответствия нормативным стандартам, что способствует развитию этих функций.
4. Управление цифровыми правами (digital rights management) является небольшим, но важным компонентом этой отрасли, который обеспечивает возможность безопасного распространения контента. Соответствующие функции определяют, какие пользователи за пределами корпоративного брандмауэра могут получать доступ к определенному контенту, кто имеет право копировать определенный контент и т. д.
5. Сотрудничество в области управления контентом имеет целью усовершенствовать взаимодействие пользователей в рамках единого процесса. Сюда могут входить функции архивирования чатов, конференций на основе "белых досок" (whiteboarding) и т. д.
6. Функции ввода изображений необходимы, если изначально информация поступает в бумажной форме. Электронная версия необходима для ускорения ввода данных или в тех случаях, когда информацию надо сохранить, поскольку она может понадобиться для юридических целей или для взаимодействия с регулирующими органами.
В настоящее время эти компоненты доступны в виде отдельных решений. Такое решение может включать один или несколько компонентов - большинство покупателей заинтересованы в приобретении одного-двух компонентов. В течение ближайших трех - пяти лет компании, вероятно, начнут требовать, чтобы решения охватывали полный набор функций, независимо от того, намереваются ли они их реализовывать на начальных этапах [7, с. 206].
Управление неструктурированной информацией будет одной из наиболее быстроразвивающихся категорий корпоративных программ в течение нескольких будущих лет. Одним из мотивов для реализации этих систем уже сегодня является ужесточение требований к соответствию регулятивным нормам. Широкое использование электронной почты и скандалы с управлением корпоративным документами привлекли внимание регулирующих и правоохранительных организаций к схемам контроля за всеми видами контента внутри организаций. Закон Сарбейнса - Оксли требует жесткой сертификации корпоративных систем, которую лучше всего осуществлять с использованием систем управления неструктурированной информацией.
Неструктурированная информация является важнейшим компонентом в системе управления производительностью. Аналитические приложения и инструменты BI сформировали ИТ-фундамент для управления производительностью, однако организации должны иметь возможность для использования всех информационных источников. Только это позволит всесторонне оценивать текущую ситуацию и разрабатывать оптимальные планы и схемы реагирования, соответствующие стратегии и целям организации.
Требования по соответствию нормативам, несомненно, являются внешним катализатором, однако более глубинная ценность управления неструктурированной информацией проявляется, когда неструктурированный контент используется для создания или усовершенствования продуктов или услуг, для оптимизации системы принятия решений и исполнительных процессов. Организации должны концентрироваться на использовании как можно более широкого спектра источников неструктурированных данных, чтобы улучшить свои позиции на рынке и усовершенствовать исполнительные процессы. Программные поставщики и системные интеграторы должны освоить более стратегический подход к продвижению своих продуктов и снизить общую стоимость их реализации.
Выбор ИТ-решений
Типовая системная архитектура промышленного предприятия представима четырьмя основными уровнями, отвечающими за поддержку задач стратегического, тактического и оперативного управления, а также управления ТП. Указанные уровни соответствуют иерархии управления промышленным предприятием. На каждом уровне обрабатываются разнообразные данные (управленческие, технические, внутренние, внешние и т.д.) и решаются различные задачи, при этом отличаются и используемые аппаратно-программные средства. Спектр задач, которые промышленные предприятия решают с помощью информационных технологий (ИТ), очень широк и для каждого предприятия уникален. Специфика отрасли и тип производства конкретного предприятия, масштаб бизнеса, места его ведения, позиции руководства определяют свои требования и ограничения на использование ИТ [2, с. 395].
В зависимости от поставленных целей и задач применяемые ИТ-решения варьируются от локальных программных продуктов, поддерживающих отдельные задачи и бизнес-процессы, до комплексных решений, обеспечивающих консолидацию данных в области всего жизненного цикла продукта. В последнем случае системы управления предприятием, автоматизации производства, автоматизации проектирования продукции, автоматизации ТП и управления данными об изделии объединяются в единое информационное пространство, через которое осуществляется обмен информацией, что обеспечивает максимальный эффект от использования программных продуктов.
Выбор ИТ-решения для промышленного предприятия - одно из важнейших мероприятий его высшего руководства. От выбранного ИТ-решения зависит успешность функционирования информационной системы предприятия, которая на протяжении ряда последующих лет будет являться технически платформой создания, поддержания и развития конкурентных преимуществ предприятия и обеспечения его операционной эффективности.
Процесс выбора ИТ-решения является сложной задачей и требует специальных знаний в области бизнеса и ИТ, понимания целей внедрения, требований к программным продуктам и их поставщикам, технической компетенции, знаний классов систем и заложенных в них методов и практик, рынка ПО и методологий внедрения. Принятие решения осуществляется, исходя из множества требований, и для каждого конкретного предприятия имеет свой индивидуальный характер.
Однако имеется и ряд общих принципов выбора, к которым можно отнести следующие:
· состав программных компонентов ИТ-решения должен определяться актуальными потребностями предприятия и его реальными возможностями;
· необходимо обеспечить соответствие ИТ-решения бизнес-целям и задачам предприятия, его бизнес-стратегии, определяющей целевое состояние бизнес-процессов;
· внедрение программных продуктов и их модификацию следует рассматривать как процесс взаимосогласованных изменений информационной системы и предприятия, их сближающий;
· в проектах внедрения производится внедрение не просто программных продуктов, а комплекса технологий, подкрепленного соответствующими программными и техническими инструментами, а также нормативно-методическим обеспечением.
При этом должны быть учтены основные ограничения:
· финансовые: величина инвестиций в ИТ;
· временные, связанные с рыночной стратегией предприятия, сроками внедрения;
· субъективные, связанные с человеческим фактором: позиция руководства, отношение персонала к автоматизации, необходимость его дополнительного обучения, исполнительская дисциплина;
· технические: необходимость закупки вычислительной техники, наличие помещений для ее размещения, ограничения по использованию определенного оборудования и др [8, с. 265].
Часто причиной неудачи проекта внедрения ИТ-решения является неправильный выбор как конкретных программных компонентов, так и их поставщиков. Известно немало примеров, когда внедрение тех или иных ИТ-решений не принесло ожидаемого эффекта из-за игнорирования бизнес-стратегии предприятия и его бизнес-целей, отсутствия согласования возможностей программных продуктов с текущими потребностями бизнес-пользователей и их ожиданиями, отсутствия представления о целях внедрения, слабой проработки технических вопросов.
Так на одном из московских предприятий пищевой промышленности при внедрении ERP-системы среднего класса на этапе проектирования были проигнорированы вопросы типа "В проекте заложено 14 видов проводок, а у нас их более 80, как же нам работать?". В итоге после потери 1,5 лет (и почти 1 млн. долл. США) предприятие было вынуждено вернуться к функционировавшей еще с советских времен системе собственной разработки и заняться ее развитием под сегодняшние реалии. Да и тот факт, что ряд проектов по внедрению длится уже более 10 лет и конца-краю этому процессу не видно, говорит о многом!
Если на предприятии разработана концепция информационной системы, то цели проекта внедрения и основные требования к ИТ-решению в ней формализованы и могут быть взяты за основу. В случае ее отсутствия необходимо проведение ряда работ, определяемых бизнес-стратегией предприятия, а именно: анализ текущего состояния ИТ, оценка соответствия существующих программных систем задачам бизнеса, оценка степени готовности предприятия к автоматизации, разработка моделей бизнес-процессов предприятия верхнего уровня, при этом глубина детализации должна быть достаточной для понимания специфики предприятия. На основе полученных результатов работ обосновывается необходимость приобретения, разработки или модернизации программных компонентов информационной системы, определяются очередность проектов внедрения, их цели на уровне высшего руководства, исходя из стратегических целей бизнеса, задачи проектов, а также разрабатываются первичные требования к ИТ-решению, которые уточняются на следующих этапах. Выполнение этих работ необходимо, чтобы предприятие имело четкое видение необходимости проекта и преимуществ, которые бизнес получит в результате его осуществления [5, с. 368].
Задача разработки требований является наиболее трудоемкой частью работ. Это связано с такими проблемами, как сложность получения полной и исчерпывающей информации, наличие различных источников происхождения информации, противоречивый характер требований, поступающих от различных специалистов, потеря управляемости требованиями из-за их большого числа. В рамках данных работ определяются границы проекта внедрения ИТ-решения, проводится детальное обследование предприятия, уточняются и детализируются модели бизнес- процессов. Основываясь на полученных данных, разрабатываются требования к ИТ-решению. Требования разбиваются на две большие группы:
· функциональные, которые формируются на основе моделей бизнес-процессов предприятия. При этом учитывается множество различных факторов, например, сложность бизнес-процессов, технологические характеристики, возможности взаимодействия с другими приложениями, ориентация на создание единого информационного пространства предприятия;
· нефункциональные: требования к аппаратному и программному обеспечению, необходимому для развертывания программного решения, а также требования финансовые, правовые и законодательные, к обеспечению конфиденциальности, к сопровождению, к поставщику и др.
Обобщая рекомендации аналитических и ИТ-компаний, а также практический опыт, можно сделать следующий вывод: принятие решения о разработке программного продукта для нужд промышленного предприятия целесообразно в случае автоматизации уникальных процессов и отсутствия на рынке типовых тиражируемых продуктов для решения поставленной задачи, а также, если в уникальных программных продуктах реализуются новые и фирменные методы работы, обеспечивающие конкурентных преимущества предприятия. Следует заметить, что собственные программные разработки предприятий не всегда соответствуют требуемому уровню качества поскольку разработка программных продуктов не является профильной деятельностью промышленных предприятий. Поэтому при необходимости разработки уникальных программных продуктов лучше пользоваться услугами специализированных ИТ-компаний, которые обеспечивают контроль на всех этапа: разработки, гарантируют качество программной продукта и его соответствие потребностям предприятия [3, с. 184].
К числу типовых тиражируемых программных продуктов, применяемых на промышленных предприятиях, относятся системы следующих классов:
· управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP — планирование ресурсов предприятия / Manufacturing Requirement Planning, MRP II — планирование производственных ресурсов/ Material Requirements Planning, MRP - планирование материальных ресурсов);
· управления активами и фондами (Enterprise Asset Management, ЕАМ);
· управления складом (Warehouse Management System, WMS);
· управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management, CRM);
· управления цепочками поставок (Supply Chain Management, SCM);
· управления персоналом (Human Resources Management, HRM);
· документационного обеспечения управленческой деятельности/ управления корпоративным содержимым (Enterprise Content Management, ЕСМ);
· управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management, ВРМ);
· интеллектуального бизнес-анализа (Business Intelligence BI);
· управления данными об изделии (Product Data Management, PDM);
· автоматизации инженерного труда: автоматизированного проектирования (Computer Aided Design, CAD), подготовки автоматизированного производства (Computer Aided Manufacturing CAM), планирования ТП (Computer Aided Process Planning, САРР, средства инженерного анализа (Computer Aided Engineering CAE);
· производственные исполнительные (Manufacturing Execution System, MES);
· диспетчерского управления и сбора данных (Supervision Control and DATA Acquisition, SCADA).
В качестве рекомендации можно отметить, что типовые тиражируемые продукты целесообразно использовать для автоматизации стандартных бизнес-процессов в тех областях, где уникальные программные разработки не обеспечат конкурентных преимуществ. Как уже отмечалось, тиражируемые программные продукты никогда не устраивают предприятия полностью, поэтому при их выборе необходимо рассматривать вопросы адаптации и оценивать возможные риски этого процесса.
В качестве программных компонентов ИТ-решения могут использоваться комплексные продукты (например, ERP-системы. комплексные интегрированные PLM (Product Lifecycle Management) решения), возможности которых максимально охватывают задачи предприятия, либо использоваться несколько лучших в своем классе специализированных программных продуктов, интегрируемых в единую информационную систему.
Для конкретно нашего случая необходим системы следующего класса: документационного обеспечения управленческой деятельности/ управления корпоративным содержимым (Enterprise Content Management, ЕСМ) [6, с. 544].
Например:
Система документооборота RS Doc на базе Oracle Collaboration Suite
Решаемые задачи:
· объединение документов в логические блоки,
· обеспечение архивного хранения и поиска документов.
Функциональные возможности системы электронного документооборота RS-Doc:
● эффективная работа с большими объемами данных и возможность неограниченного расширения объемов хранимой и обрабатываемой информации;
● высокая степень защиты хранимой и передаваемой информации;
● масштабируемость и переносимость на любую платформу;
● простоту настройки и администрирования программного обеспечения;
● организация произвольных маршрутов прохождения документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Обобщая различные подходы, можно выделит следующие типовые критерии, применяемые при сравнительной оценке программных продуктов и их поставщиков:
1. Функциональная полнота и возможность поддержки информационной модели предприятия.
2. Отраслевая специфика.
3. Наличие инструментов разработки, позволяющих дополнить отсутствующие функции, возможности самостоятельного развития продукта.
4. Масштабируемость.
5. Гибкость.
6. Стандартизация и открытость.
7. Архитектура и техническая платформа.
8. Сложность сопровождения и администрирования, уровень оказываемой поставщиком технической поддержки.
9. Стоимость.
10. Сроки внедрения.
11. Сроки и стоимость обучения персонала предприятия.
12. Перспективы развития.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Али Анис Абдулла Шафаль, Флакс Д.Б., Перухин М.Ю., Абзальдинова Е.В.. Модернизация сети передачи данных/ Али Анис Абдулла Шафаль, Д.Б. Флакс, М.Ю. Перухин, Е.В. Абзальдинова // Вестник Казан.технол. ин-та.-2012. Т 15. -№ 18. – 251 с.
2. Балдин, К.В Информационные системы в экономике: Учебник / К.В Балдин, В.Б. Уткин. - М.: Дашков и К, 2015. - 395 c.
3. Васильев Р.Б., Каляное Г.Н.. Левочкина ГА Управление развитием информационных систем Под ред. Калянова Г.Н. — М.: Горячая линия – Телеком, 2012. - 184 с.
4. Васильев Р.Б., Калянов Г.Н., Левочкина ГА. Лукинова О.В. Стратегическое управление информационными системами / Под ред. Калянова Г.Н. - М: БИНОМ. 2012. - 245 с.
5. Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2012. – 368 с.
6. Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544 c.
7. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: Учебник и практикум / Б.Е. Одинцов. - Люберцы: Юрайт, 2015. - 206 c.
8. Якимов И.М., Бедретдинов Р.З. Моделирование и оптимизация процессов разработки систем программного обеспечения/ И.М. Якимов, Р.З. Бедретдинов // Вестник Казан. технол. ун-та.-2012. Т 15. -№18. – 265 с.