Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.
При принятии любого управленческого решения основное внимание следует уделить способам представления релевантной информации и ее выборки из генеральной совокупности и приемам доставки этой информации в точку принятия решения в форме, облегчающей собственно принятие решения. Обычные офисные технологии не позволяют выделить из информационного массива исключительно релевантную информацию, потому привычные документы могут считаться исключительно первичными, а для хранения и обработки в автоматизированной системе должны быть переведены в иную форму.
Обычной в настоящее время формой хранения больших массивов информации являются базы данных того или иного типа, обычно реляционного. В таких базах информация делится на поля, каждое поле имеет собственное имя, свой тип данных, длину, иногда допустимый диапазон значений (в календарной дате месяц может принимать значения от 1 до 12); некоторые поля могут быть по необходимости разделены на подполя до нужной глубины. Типы полей определяют возможность хранения числовой информации (целые числа, числа с плавающей точкой, десятичные числа), текстовой информации (объемом до нескольких мегабайт или даже гигабайт), календарной информации, графики любого типа, звукозаписей и видеоинформации. Совокупность полей представляет собой одну запись, а множество записей однородной структуры неопределенного размера – логическую таблицу реляционной базы данных. Собственно же база данных есть связанная совокупность многих подобных таблиц, и эти связи устанавливают отношения между записями типов один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М), многие-к-одному (М:1), многие-ко-многим (М:М).
Современные системы управления базами данных реляционного типа (Oracle, db/2, MySQL, MS SQL) позволяют с использованием стандартного языка запросов SQL определять структуру информации, вносить новую информацию в таблицу, изменять существующую информацию, удалять информацию, проводить выборку информации по разнообразным критериям соответствия. Кроме того СУБД позволяют архивировать данные и ведут протоколы работы системы для восстановления в случае сбоя, а также имеют развитые средства защиты информации от несанкционированного доступа и средства генерации периодических отчетов в автоматизированном режиме. Такие системы как Oracle, MySQL имеют развитые средства для интегрирования в сетевые приложения и успешно работают в интернете.
В командах на выборку информации указываются поля, значения которых необходимо выдать в ответ на запрос и критерии выборки – имя поля и диапазон его возможных значений, связанных операторами отношения "больше", "меньше", "равно", "не равно", "включает", "находится среди", "начинается с", "похоже на" и др. Множество критериев выборки соединяются через связки "И", "ИЛИ" и "НЕ". Язык SQL позволяет строить запросы любой сложности, и результатом такого запроса всегда оказывается таблица, состоящая в большинстве случаев из нескольких строк (со всеми релевантными запросу записями) или из одной строки (с единственной записью в базе, удовлетворяющей всем критериям поиска), или в вырожденном случае из нуля строк (запись, удовлетворяющая всем критериям в базе отсутствует).
Преимуществом подхода к информационному обслуживанию посредством баз данных является то, что необходимые для принятия управленческого решения данные поступают только в ответ на запрос, всегда релевантны запросу, отсутствуют посторонние, не имеющие отношения к принятию решения величины, выборка может быть перенаправлена другому лицу без использования бумажных технологий, отметка о принятии решения также может быть сохранена в базе данных со всей сопутствующей информацией. Еще одним преимуществом является возможность работы по сети, в том числе в сети с технологией TCP/IP (интернет) и возможность принятия решения в любом месте, где имеется сетевое соединение, а также возможность коллективной работы при принятии решения.
Информационно-коммуникативные технологии в государственном управлении.
Широкое распространение информационных сетевых технологий способствует использованию в коммуникациях таких средств, как электронная почта, списки рассылок, системы телеконференций, гипертекстовые форумы, системы "мгновенных" сообщений, средства звукового и видеообмена.
Наиболее традиционной в информационной области является коммуникация посредством наиболее старого сервиса интернета – электронной почты. Электронное письмо похоже на обычное тем, что содержит "конверт" – блок заголовков, собственно тело письма и возможно приложения к письму, которые могут быть информацией любого вида, представимой в машинной форме – графикой, видео и аудио. Обмен электронными письмами происходит не непосредственно на ту машину, за которой работает реципиент, а на некое "почтовое отделение" – узел, на котором зарегистрирован получатель письма, и где полученное письмо сохраняется в "ящике" входящей почты до его востребования. Это позволяет направлять почту в любой момент, даже если абонент не доступен по сети. Почта является типичным сервисом отложенного чтения, то есть между моментом получения письма и его чтением может пройти некоторое время, иногда значительное. С другой стороны эта отложенность позволяет подготовить ответ на сообщение без спешки, при необходимости привлекая дополнительные данные, которые могут быть недоступны в момент чтения электронного письма.
При необходимости почтового обмена между многими корреспондентами целесообразно использовать службу списков рассылок (maillists). Эта служба основана на электронной почте, и адрес каждого участника рассылки указан в автоматически управляемом списке. При получении на узле списка рассылки электронного письма в адрес этого списка, организуется веерная рассылка письма по всем упомянутым адресам списка. Помимо этого службы рассылок ведут учет отправленной корреспонденции, проводят досылку писем в случае временного отказа некоторых почтовых служб, ведут архив разосланной корреспонденции и дают возможность участникам списка по запросу извлечь сохраненную в архиве информацию. Списки обычно подразделяют на дискуссионные (каждый ин участников списка может читать сообщения и писать свои реплики на них) и дистрибутивные (только некоторые из участников имеют право писать в список); последнее обычно используется для распространения общей информации, а не для дискуссий). Также выделяются модерируемые списки – писать могут все участники списка, но каждое сообщение перед рассылкой проверяется некоторым лицом (модератором), который либо дает санкцию на рассылку, либо уничтожает сообщение.
Система телеконференций (иначе – группы новостей, newsgroups) является обобщением списка рассылок и в отличие от них обеспечивает некоторую степень анонимности – читать сообщения их телеконференции и писать ответы и реплики на сообщения можно без представления валидного электронного адреса. Еще одним преимуществом телеконференций является нелокальность – сообщения в телеконференциях присутствуют одновременно на многих сетевых машинах и доступны с различных узлов. А кроме того тематически группа новостей шире, чем узкоспециализированные списки рассылок), что позволяет привлекать к дискуссии более широкий круг лиц.
Гипертекстовый форум также можно в смысле использования для коммуникаций считать разновидностью телеконференции. Его преимущество заключается в гипертекстовости, что позволяет участвовать в работе форума с использованием только одной программы-браузера; с другой стороны форум обычно локализован на одном узле (хосте) и потому при его отказе становится недоступным, в отличие от распределенной базы телеконференций.
Системы "мгновенного" обмена сообщениями (Instant Messenger, ICQ, Miranda и подобные) требуют одновременного присутствия в сети двух и более абонентов – сообщение доставляется сразу после его формирования без использования промежуточных узлов накопления. Помимо текстовых сообщений возможна передача графики, звука и видео, а также файлов иной природы. В некоторых системах возможна передача несложных графических изображений прямо в процессе его формирования (так называемые системы электронных досок – whiteboards). Большинство систем "мгновенных" сообщений крайне плохо защищены от вирусных атак; кроме того некоторые пользователи считают, что такие системы отвлекают от деятельности, разрушая выбранный темп и порядок работы своей активностью в непредсказуемые моменты времени.
В последнее время развиваются средства интернет-телефонии и обмена видеоизображениями в реальном времени (например система skype). Эти системы мало отличимы в приемах использования от обычной телефонии или видеотелефонии, разве что реализованы на иной технической базе (вместо выделенного аудио- или видеоканала между абонентами передача происходит методом коммутации пакетов по технологии TCP/IP).