Формулировки, рекомендуемые для использования при составлении
Письмо-просьба
Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…
– об отправке в наш адрес… – о направлении в мой адрес…
– о высылке в адрес нашей организации… – о предоставлении мне…
– о скорейшей передаче нашему полномочному представителю…
Просим (прошу) Вас (вас)…
– сообщить (нам)… – срочно представить (директору)… – проинформировать меня о…
– выслать (мне)… – немедленно доложить (научно-техническому совету)…
– известить (руководство предприятия) о…
Прошу Вашего (вашего) согласия на…
– отправку в адрес (вверенной мне организации)… – предоставления нам…
– ознакомление (господина Смирнова) с…
– передачу (предприятию ОАО «Северная звезда») следующего оборудования…
Просим Вашего (вашего) содействия в…
– получении… – скорейшей отправке… – проведении…
– предоставлении дополнительной информации относительно (условий поставок продукции)…
Прошу Ваших (ваших) указаний…
– на заключение договора о… с… – на пересмотр (лимитов)…
– на выдачу со склада предприятия… представителю…
– на оформление документов о… (на господина Смирнова)…
Дополнительные формулировки:
В связи с (обращением в наш адрес)…
В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью)…
Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)…
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
Согласно (действующему соглашению о…)…
Просим Вас не отказать в любезности и (сделать то-то и то-то)…
Просил бы Вас (проинформировать)… Не могли бы Вы (уточнить)…
Надеюсь, что для Вас не окажется затруднительным (оказать мне небольшую услугу)…
Мы хотели бы (получить от Вас информацию, касающуюся)…
Нам было бы весьма желательно (получить от Вас необходимые гарантии относительно)…
…убедительно… // …настоятельно… // …пожалуйста,… // …в виде исключения… // …были бы исключительно благодарны, если бы Вы… // …были бы весьма признательны Вам за… // …был бы Вам крайне обязан за возможное содействие в… // …ввиду чрезвычайных обстоятельств…
Ссылаясь на Ваше письмо от…
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше e-mail-сообщение от…
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от…
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между… и… (такого-то числа)…
Содержание устных договоренностей между… и…, достигнутых в ходе…, позволяет выразить надежду на…
Основу для решения данного вопроса образует содержание Вашей телеграммы (телефонограммы, телексограммы, радиограммы и т.п.) от… за № (за подписью)…
Письмо-рекламация
Основные формулировки:
Для информирования о рекламации:
Ставим Вас в известность о рекламации на…
Настоящим извещаем Вас о рекламации на…
Представляю на Ваше рассмотрение рекламацию в связи…
Заявляю о рекламации на…
Направляем в Ваш адрес рекламацию…
Вынуждены предъявить Вам рекламацию в связи с…
Для изложения обстоятельств дела:
Нами отрекламирована партия товара, высланная в наш адрес по накладной от… №…
Рекламация касается продукции, высланной в адрес нашего предприятия (такого-то числа) по железной дороге (вагон №…, место №…)
Рекламация распространяется на предоставленные нашей организации услуги по договору от… №…
Рекламации подлежит порядок и качество предоставления нашему учреждению услуг в соответствии с соглашением о послегарантийном обслуживании…
Для изложения сути рекламации:
Предоставленная Вами продукция…
Присланная Вашей стороной партия товара…
Услуги, оказанные нам Вашей организацией…
Обслуживание, осуществленное вами…
…не соответствует по своему качеству… // …не отвечает условиям договора… // …не соответствуют по своей комплектности… // …не отвечают уровню, предусмотренному…
При приемке товара…
При разгрузке продукции…
В процессе оказания услуг…
При проведении испытаний…
С началом монтажа…
Наладка оборудования выявила…
Сборка изделия показала, что…
По окончании опытной эксплуатации было установлено, что…
В результате было установлено…
– повреждение продукции… – нарушение порядка обслуживания…
– несоответствие фактического количества поставленного товара указанному в сопроводительных документах…
– несоответствие качества следующих видов услуг…
Переданный нам товар оказался…
– более низкого качества, чем… (присланные нам ранее образцы // это предусмотрено условиями договора о поставках)
– дефектным… (вследствие некачественной упаковки // недостаточно прочного крепежа)
– непригодным к употреблению… (вследствие боя // лома)
– поврежденным (из-за нарушения // намокания)
Осмотр продукции выявил ее повреждение…
– в трех ящиках… // …в двух контейнерах… // …в одном вагоне… // …в одном грузовом отсеке… // …в пяти коробках… // …в четырех мешках…
В ходе осмотра установлено, что до… % продукции не может быть признано пригодным к дальнейшему использованию из-за…
При вскрытии товарной тары бал(а) обнаружен(а)…
– недостача… – недогруз…
Недостача была установлена в исправном вагоне за исправными пломбами
Недогруз произошел по вине Вашего экспедитора…
Продукция была поставлена Вашей стороной…
– несвоевременно… – с опозданием на две недели…
– на три дня позже установленного срока… – с 5-дневной задержкой…
Мы не имеем от Вашей стороны сведений относительно…
– сроков поступления очередной партии товара…
– комплектации остальных изделий, поставляемых в составе этой же партии…
– условий хранения и перевозки продукции, подлежащей поставке в наш адрес в течение…
– наличия запасных частей к агрегатам, которые должны поступить в нашу организацию в составе следующей партии…
Для документального подтверждения (обоснования) рекламации:
Рекламационный акт прилагается…
Акт осмотра продукции прилагается ниже…
Акт приемки высылается…
Протокол испытаний будет выслан в Ваш адрес…
Экспертное заключение направлено Вашему представителю…
Копия уведомления выслана исходящим от… №…
Для изложения порядка последующих действий сторон:
Мы намерены потребовать от Вашей стороны…
Мы имеем намерение просить Вас…
– отправить нам взамен некондиционного товар, полностью отвечающий условиям поставок по соглашению…
– заменить дефектный агрегат новым…
– выслать не поставленное ранее комплектное оборудование…
– возместить стоимость поврежденного товара в размере…
– возместить стоимость недостающей продукции…
– ускорить отправку следующей партии груза…
– увеличить объем поставок для покрытия недостающего количества изделий…
– предоставить нам дополнительную скидку с фактурной стоимости изделий…
– улучшить качество обслуживания…
– обеспечить надлежащее исполнение условий соглашения…
Для изложения содержания санкций:
В случае отказа выполнить изложенные в рекламации требования…
При несогласии с нашими предложениями относительно содержания претензий к…
Если мы не сможем достичь взаимопонимания по порядку урегулирования данного вопроса…
Неоправданная задержка в устранении заявленных претензий…
Отказ от выполнения обязательств по договору в связи с заявленной рекламацией…
В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации…
– мы обратимся в госарбитраж… – мы передадим дело в суд…
– мы отзовем направленное вам предложение о дополнительных поставках…
– мы дадим соответствующие указания нашему полномочному представителю…
– мы воспользуемся услугами Ваших конкурентов…
– мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств от…
– мы будем вынуждены возвратить товар с отнесением всех расходов на Ваш счет…
– мы вынуждены будем пересмотреть условия сотрудничества…
– мы должны будем поставить вопрос о целесообразности продолжения деловых контактов…
– мы должны будем предупредить Вас о наступлении нежелательных последствий для перспектив нашего сотрудничества…
Дополнительные формулировки:
К нашему (крайнему // чрезвычайному // искреннему // глубокому // большому // полному) сожалению // неудовлетворению // неудовольствию // огорчению // разочарованию // недоумению…
Мы также будем вынуждены…
– обратится в арбитражный суд… – обратиться в вышестоящую организацию…
– отказаться от планов дальнейшего сотрудничества…
– отказаться от намерений заключить с Вашей стороной…
– потребовать от Вашей стороны предоставления дополнительных гарантий…
– потребовать от Вас принятия мер по устранению причиненного нам убытка…
– отозвать проект договора на новые поставки до урегулирования спора…
– отозвать своего полномочного представителя для вручения ему инструкций относительно порядка урегулирования…
– заявить Вам о нашем намерении добиться надлежащего исполнения условий соглашения…
– заявить Вам о своем несогласии с фактами, изложенными…
– применить против Вашей стороны штрафные санкции, предусматривающие…
– прибегнуть к услугам других сервисных (торговых) организаций…
Мы надеемся на полное и своевременное удовлетворение наших претензий…
Мы рассчитываем на Ваше понимание и готовность устранить недостатки, отраженные в рекламации…
Мы полагаем, что наши доводы, изложенные в рекламации, оказались убедительными…
Мы исходим из того, что наши требования являются оправданными и справедливыми…
Мы ожидаем, что наши претензии будут восприняты Вами с пониманием…
Мы считаем, что достаточно ясно изложили свои претензии относительно…
Письмо-извинение
Основные формулировки:
Примите (наши) извинения…
Прошу (просим) принять (наши) извинения…
Приношу (приносим наши) извинения…
Мы просили бы принять наши извинения…
Я хотел бы извиниться перед Вами за…
Мы имеем намерение извиниться перед Вами в связи с…
Это происшествие воспринято нами с огорчением…
Данный инцидент расценен нами как досадное недоразумение…
Этот случай вызвал у нас сожаление…
Мы весьма удручены случившимся…
Я крайне расстроен тем, что случилось…
Мы искренне разочарованы тем, что этот случай…
…это произошло не по вине предприятия…
…этот факт стал результатом стечения неблагоприятных обстоятельств…
…эта ситуация не должна была разрешиться столь нежелательным образом…
…мы не ожидали, что произойдет нечто подобное…
… я оказался не готов к столь негативному развитию событий…
… я не смог своевременно вмешаться в ситуацию…
…нами уже приняты меры в отношении…
… мы провели соответствующую работу среди сотрудников, обслуживающих наших клиентов…
… виновный в инциденте уволен…
… мы оштрафовали сотрудника… и строго предупредили его…
… ситуация уже нормализовалась и не должна более затруднять наше взаимодействие…
…в настоящее время полностью устранены причины, повлекшие за собой упомянутый инцидент…
Дополнительные формулировки:
Мы надеемся, что данный эпизод не омрачит перспективы нашего сотрудничества…
Мы очень рассчитываем на Ваше понимание…
Я полагаю, что Вы далеки от намерений чрезмерно драматизировать ситуацию…
Я хотел бы подчеркнуть нашу готовность предпринять все необходимое для преодоления последствий этого прискорбного случая…
Мы хотели бы сохранить добрые взаимоотношения с Вашим предприятием и…
Мы исходим из того, что имевший место факт является единственным в своем роде за многие месяцы нашего делового партнерства…
Пользуясь случаем, шлю Вам пожелания благополучия и процветания…
В заключение я еще раз хотел бы засвидетельствовать наше огорчение в связи с произошедшим…
Я намерен вновь подчеркнуть, что искренне сожалею о случившемся…
Мы хотели бы и впредь видеть Вас среди наших постоянных клиентов…
Мы желаем, чтобы Вы как можно скорее забыли об этом недоразумении…
Я верю в прочность наших деловых и дружеских связей, которым, надеюсь, не будет причинен сколько-нибудь значительный ущерб указанным происшествием…
Всего Вам хорошего // самого наилучшего…
Мы желаем Вам успехов и всего самого доброго…
Я передаю Вам свои наилучшие пожелания…
Я обращаюсь к Вам с пожеланиями благополучия, мира и счастья…
Мы передаем Вам пожелания процветания и благоденствия…
Презентационное письмо
Основные формулировки:
К Вам обращается (обращаются)…
Мы хотели бы привлечь Ваше внимание к…
Поводом для этого презентационного письма является…
Прошу рассматривать данное открытое письмо как…
Это событие представляет большое значение для…
Предстоящее мероприятие, несомненно, должно привлечь Ваше внимание к…
Указанное событие задумано как праздник общественности…
Это мероприятие нерядового порядка…
Главными достоинствами…
Неоспоримыми преимуществами…
Важным дополнительным плюсом…
Эксклюзивность акции придает и то, что…
Ваше участие является необходимым…
Ваша поддержка будет крайне желательной…
Ваш выбор может иметь решающее значение для исхода…
Ваша активность послужит не только свидетельством проявления гражданской ответственности, но и…
Дополнительные формулировки:
…общегородской праздник… // …благотворительная акция… // …общественное признание… // …сделать жизнь простых людей лучше…
…это событие не имеет аналогов в истории нашего района…
…Вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в…
…Вы обязательно придете…
…Вы, конечно же, откликнитесь на наш призыв…
Мы будем только рады, если…
Я буду исполнен глубокого удовлетворения в случае…
Ваш приход на праздник будет воспринят нами с энтузиазмом…
Нам будет приятно доставить Вам немного радости…
Письмо-запрос
Основные формулировки:
…представляю запрос…
…направляю запрос…
…запросить у Вас следующую информацию…
…обратиться к Вам с запросом о…
Дополнительные формулировки:
Мы испытываем насущную необходимость запросить у Вас…
Обстоятельства побуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…
Руководство организации поручило мне обратиться к Вам с запросом о…
От имени и по поручению директора предприятия направляю Вам запрос о…
Письмо-подтверждение
Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю):
– факт получения…; – получение…; – участие…; – прибытие…; – отправку…; – настоятельную необходимость в…
Я (мы) получил(и)…
Дополнительные формулировки:
Имеем честь подтвердить…
С благодарностью подтверждаем…
С удовлетворением подтверждаю…
Настоящим письмом подтверждается…
Направляем вам подтверждение…
В подтверждение… направляем в Ваш адрес…
…мы только что получили
…мною до сих пор не получен…
…получены нами в полном объеме…
…полученные материалы недоукомплектованы…
…указанные образцы нас полностью удовлетворяют…
…поступили на предприятие в неудовлетворительном состоянии…
…с радостью подтверждаем, что предоставленная Вами в наше распоряжение информация является исключительно актуальной и полезной для…
…присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для…
…переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям…
…к большому сожалению, принятое в эксплуатацию оборудование более не соответствует нормам…
Письмо-заказ
Основные формулировки:
Мы хотим заказать…
Я имею намерение заказать…
Наше предприятие предполагает заказать…
Компания «**», интересы которой я уполномочен представлять, желает заказать…
Просим рассмотреть наш заказ…
Прошу изыскать возможность для удовлетворения заказа…
Мы заказываем у Вас…
Я заказываю у Вашего предприятия…
Дополнительные формулировки:
Мы намерены заказать для нужд предприятия…
Я просил бы Вас в рамках ранее согласованного заказа дополнительно поставить в наше распоряжение…
Компания проявляет особый интерес к заказу на поставку…
Руководство организации исключительно заинтересовано в том, чтобы заказать…
Мы хотели бы надеяться на исполнение нового заказа…
Мы не планируем отменять заказ на приобретение…
Мы рассчитываем на то, что этот заказ…
Я убежден, что заказанная продукция…
Выполнение данного заказа представляется нам исключительно важным, поскольку…
Обращаясь к Вам за содействием в своевременном и полном исполнении заказа, мы…
Мы с удовлетворением подчеркиваем свою готовность разместить дополнительный заказ на…
Мне представляются сомнительными Ваши доводы относительно причин, препятствующих надлежащему исполнению заказа…
Мы готовы предоставить вам соответствующие гарантии в связи с этим заказом…
Я хотел бы получить от Вашей компании соответствующие гарантии, свидетельствующие о готовности выполнить данный заказ на предлагаемых условиях…
Задания:
1. Написать письмо-извинение.
Ситуация: Около офиса фирмы представитель клиента припарковался в месте, предназначенном только для машин должностных лиц. При входе в офис он был остановлен охраной, которая попросила его передвинуть машину на место парковки для посетителей. Согласно мнению вице-президента фирмы, который наблюдал за инцидентом, работник охранной службы был явно разозлен и использовал вульгарные выражения. Представитель клиента вернулся к своей машине и уехал, по-видимому, с намерением закончить деловые отношения. Вице-президент немедленно написал представителю клиента письмо с извинениями.
2. Написать письмо-просьбу.
Ситуация: В г. N прошло торжественное открытие клуба «Поток кристаллов». Этот клуб сразу же приобрел большую популярность среди горожан. Гости города старались любыми средствами попасть в «Поток кристаллов». Поэтому выбор представителей медицинской ассоциации «Свежий воздух», специализирующейся на лечении детей, больных лейкемией, был отнюдь не случаен. Они обратились к руководству «Потока кристаллов» с просьбой о проведении в стенах клуба благотворительного обеда с танцами в пользу детей, нуждающихся в помощи.
3. Написать презентационное письмо.
Ситуация: На 25 июня 2004 года намечена официальная церемония открытия универсального торгового центра (УТЦ) «Максидом» (место его расположения – Центральный микрорайон, пересечение улиц Труда и Ломоносова). Генеральный менеджер УТЦ презентационным письмом старается привлечь внимание жителей Центрального микрорайона к этому событию.
Составляя письмо, он указывает на ряд «привлекательных характеристик» УТЦ: 200 торговых залов, расположенных на 3 уровнях здания; камера хранения, автостоянка на 100 машин, детская комната досуга, бар, интернет-кафе, курьерская служба, автоматизированная система видеоконтроля, профессиональная служба безопасности; 8 тысяч наименований товаров отличного качества; система скидок (оформление дисконтных карт), бесплатная фирменная упаковка и т.п.
4. Написать письмо-рекламацию.
Ситуация: 25 мая 2004 года АОЗТ «Дулевский хрустальный завод» отправил партию хрустальных светильников, люстр, украшений для интерьера общей стоимостью 1 млн. рублей в г. N. По прибытии товара к месту назначения обнаружилось, что часть хрустальных изделий повреждена. Это произошло вследствие недостаточно тщательной их упаковки. ОАО «Лотос» заявил АОЗТ «Дулевский хрустальный завод» о рекламации в связи с ненадлежащей поставкой очередной партии продукции.