Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.




ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК

состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за её пределы.

Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Схема работы с исходящими документами

Подготовка проекта документа.

2. 2. СОГЛАСОВАНИЕ Внутреннее (при необходимости) - визирование
ВНЕШНЕЕ(при необходимости)

Подписание.

Утверждение (при необходимости).

Регистрация.

Отправка.

Подшивка в дело заверенной копии исполненного документа.

 

Отправку и предшествующую ей регистрацию исходящих документов целесообразно осуществлять централизованно:

 

Проверка правильности оформления (наличие даты, номера, подписи и т.д.).

· дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.

09.03.2019, а также в последовательности: 2019.03.09.

Допускается словесно-цифровой способ оформления: 09 февраля 2016 г.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справочные данные об организации» (на бланке письма) или под реквизитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для даты, как правило, в виде линии.

Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документ

 

· регистрационный номер документа - состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который можно дополнять (по усмотрению организации) индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: регистрационный номер отправляемого письма 04-08/127 можно расшифровать так:

04 – индекс структурного подразделения;

08 – порядковый номер дела по номенклатуре дел конкретного структурного подразделения;

127 – порядковый номер письма.

Регистрационный номер документа, двум и более организаций состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например: № 25/48

 

· ссылка на индекс и дату документа оформляется только в письмах-ответах, включает в себя регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от … № … сообщаем …» и т.п.

Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».

· место составления или издания документа – указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» на бланках конкретного вида документов (кроме письма). Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например:

Открытое
 
акционерное
 
общество
 
«
Русская
 
тройка
»
 
ПОЛОЖЕНИЕ
 
09.03.2005
 
 
28
 
 
Москва
 
Об
 
аттестации
 
персонала
 
 

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные организации».

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский приборный завод».

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

2. Проверка правильности адресования (в случае неправильного оформления документы возвращаются в подразделение на доработку).

· адресат – в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минтруд России

Департамент труда

и занятости населения

 

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

Министерство образования

Российской Федерации

 

Управление делами

 

Ведущему специалисту

А.А.Степанову

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности. Например:

Генеральному директору

объединения «КВАНТ»

С.И.Платову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов

Московской области

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

 

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (2000).

• наименование адресата (наименование организации или ФИО физического лица);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название области, края, автономного округа (области), республики (т.е. субъекта федерации);

• страна (для международных отправлений);

• почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Редакция журнала «Комби» Путинковская ул., д.45, Москва, 123846

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

Н.Г.Сазонову

Ул. Королева, д. 8, кв. 27,

Москва, 129515

 

Допускается центровать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-05-09 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: