Правильная организация учёта, обеспечивающая точную и своевременную регистрацию — необходимое условие для составления отчётов о деятельности органов внутренних дел. Первичный учёт преступлений — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации о преступности и государственных мерах социального контроля над ней и их движения путём сплошного, непрерывного и документального учёта преступлений, лиц, их совершивших, и процессуальной деятельности органов уголовной юстиции на этом направлении.
Первичный учёт преступлений заключается в фиксировании следователем или работником дознания основных сведений о преступлениях, об обвиняемых (подозреваемых) в совершении преступлений лицах, а также о потерпевших от преступлений лицах, об уголовных делах (материалах) на учётных карточках (документах первичного учёта) по утверждённой форме — единой для органов прокуратуры и внутренних дел и их регистрации в установленном порядке. В настоящее время все объекты уголовно-правовой статистики (преступление, лицо, виновное в его совершении, и избранная мера наказания) учитываются в соответствующих документах первичного учёта по карточной или списочной форме.
Совместным Указанием от 5-6 ноября 1996 г. Прокуратуры РФ и МВД России «О введении в действие документов первичного учёта преступлений и лиц, их совершивших» введены в действие следующие документы первичного учёта: на выявленное преступление (форма №1); о результатах расследования преступления (форма №1.1); на преступление, по которому лицо, его совершившее, установлено (форма №1.2); на лицо, совершившее преступление (форма №2); о движении уголовного дела (форма №3); о результатах возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности (форма №4); о результатах рассмотрения дела в суде (форма №6).
В документах первичного учёта содержится обширная информация по разнообразным признакам, характеризующая в большей или меньшей мере, с одной стороны, все элементы состава преступления: субъект преступления, объект посягательства, объективную и субъективную стороны преступления, с другой — процессуальные, криминалистические аспекты деятельности органов уголовной юстиции по обнаружению, раскрытию и расследованию преступлений.
Учёт преступлений ведётся путём заполнения следователем или работником органа дознания карточек на выявленные преступления по каждому ставшему им известным преступлению, независимо от того, когда эти преступления имели место и установлены или не установлены совершившие их лица. Указанная карточка заполняется немедленно после возбуждения уголовного дела, направления в суд материалов с протоколом. Аналогично она заполняется и в тех случаях, когда необходимо зарегистрировать преступление, ранее не зарегистрированное. Заполненная и подписанная следователем карточка направляется в учётно-регистрационные подразделения органов внутренних дел.
Учёт уголовных дел, необходимый для отслеживания их движения в процессе расследования, осуществляется на основании карточек на выявленное преступление и карточки о движении уголовного дела, заполняемых прокурором, следователем или органом дознания немедленно после принятия по делу процессуального решения.
Сведения для заполнения документов первичного учёта берутся в основном из материалов уголовных и гражданских дел, судебных приговоров и решений. Ведомственными нормативными актами (инструкциями) установлены строгие правила и порядок их заполнения, обязательные для исполнения соответствующими должностными лицами. Их соблюдение очень важно, поскольку документы первичного учёта являются исходным материалом для составления официальной статистической отчётности как первой и основной формы статистического наблюдения, широко используемой в науке и практике борьбы с преступностью.
Приказом министра внутренних дел РФ «Об утверждении форм статистической отчётности» введены следующие отчёты:
- оперативная статистическая информация о состоянии преступности и результатах расследования преступлений;
- отчёт о численности осуждённых, содержащихся в местах лишения свободы;
- отчёт о состоянии преступности среди лиц, содержащихся в местах лишения свободы;
- отчёт о нанесённом материальном ущербе и изъятии материальных ценностей.
Отчёты и главные показатели составляются на основании установленных в органах внутренних дел документов первичного учёта работы следователей.