Тема 4.2. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ С БЛАНКАМИ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ.
Часов.
Тема 4.2.1.Приобретение, учет и регистрация бланков строгой отчетности.
Часа.
Вопросы к теме:
1.Понятие бланков строгой отчетности.
2.Учет бланков строгой отчетности.
3.Порядок регистрации бланков строгой отчетности.
Вопрос 1.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделок, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Республики Беларусь.
В соответствии с Положением о порядке использования бланков строгой отчетности банки должны определять:
• перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их хранения и изготовления. Этот перечень может уточняться в соответствии с принимаемыми правовыми актами;
• перечень лиц, на которых возложен учет и хранение бланков строгой отчетности. Этот перечень необходим для контроля за выдачей бланков в подотчет ответственным работникам и своевременностью составления отчета об их расходовании.
Национальным банком Республики Беларусь разработана инструкция об использовании и бухгалтерском учете бланков строгой отчетности банками Республики Беларусь, в которых регламентируются особенности, касающиеся работы с бланками строгой отчетности в банках.
В банковской системе используются бланки строгой отчетности типовых или специализированных форм, утвержденных (либо согласованных) Национальным банком, Министерством финансов, другими республиканскими органами государственного управления, а также бланки строгой отчетности, приобретенные у иностранных эмитентов на условиях консигнаций.
Оплата услуг по изготовлению бланков строгой отчетности отражается в учете банка следующей проводкой (операция оформляется платежным поручением):
Дебет 6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)»,
Кредит счет изготовителя.
Вопрос 2.
Приобретенные (заказанные) бланки строгой отчетности учитываются в банках на внебалансовых счетах группы 9984 «Бланки строгой отчетности», из них:
99840 «Бланки акций»;
99841 «Бланки облигаций»;
99842 «Бланки депозитных сертификатов»;
99843 «Бланки сберегательных сертификатов»;
99844 «Бланки векселей»;
99845 «Бланки прочих ценных бумаг» (далее — счета по учету бланков строгой отчетности);
99846 «Прочие бланки строгой отчетности».
99847 «Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет»
99848 «Бланки строгой отчетности для уничтожения».
На счете 99846 учитываются бланки, имеющие типографские номера. В частности, на данном счете учитываются чековые книжки, дорожные чеки, полученные от эмитентов на условиях консигнации, трудовые книжки,вкладыши к ним, формы товарно-транспортных накладных на отпуск и оприходование ТМЦ и др. На данном счете не должны учитываться бланки ценных бумаг, для учета которых используются вышеуказанные счета.
По приходу счетов 9984Х отражаются полученные бланки строгой отчетности, по расходу - выданные (реализованные) бланки, а также испорченные, дефектные и/или аннулированные. Учет бланков ведется в условной оценке 1 белорусский рубль за каждую книжку или отдельный бланк.
При оприходовании бланков строгой отчетности совершаются следующие проводки:
Дебет 6479 «Расходы будущих периодов — операционные расходы»,
Кредит 6530 «Расчеты с поставщиками (подрядчиками)».
Приход счета по учету бланков строгой отчетности (9984Х).
Вопрос 3.
Приобретенные бланки строгой отчетности регистрируются в книге учета бланков строгой отчетности формы 0402380107:
Наименование бланка строгой отчетности Номер внебалансового счета
| Дата | Кому выдано, от кого получено | Основание (наименование документа, номер и дата) | Получено | Израсходовано (списано) | Остаток | Подпись ответственного исполнителя | ||
| Количество бланков (книжек) | Серия, номер | Количество бланков (книжек) | Серия, номер | Количество бланков (книжек) | ||||
| Итого за день |
В графе «Получено» книги формы 0402380107 отражается количество приобретенных (полученных) бланков; в графе «Израсходовано (списано)» — количество использованных (испорченных, дефектных, аннулированных) бланков, а также выданных под отчет ответственным исполнителям. В графе «Остаток» выводится остаток бланков строгой отчетности на конец дня, который должен соответствовать данным книги формы 0402380110 «Книга учета остатков бланков строгой отчетности» (по соответствующему виду бланков).
Каждая запись в книге формы 0402380107 заверяется подписью ответственного исполнителя, осуществляющего ее ведение. Книга учета бланков строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью банка, подписана руководителем и главным бухгалтером банка или лицами, ими уполномоченными.
Ежедневно в конце рабочего дня остатки бланков строгой отчетности по книге формы 0402380107 сверяются с остатками по книге формы 0402380118 «Книга учета денежной наличности и других ценностей в белорусских рублях, находящихся в кладовой».
Ежемесячно остатки бланков строгой отчетности по книге 0402380107 сверяются с данными баланса по соответствующим внебалансовым счетам.
Тема 4.2.2. Выдача, использование и уничтожение бланков строгой отчетности.
Часа.
Вопросы к теме:
1.Порядок выдачи бланков под отчет.
2.Использование бланков строгой отчетности.
3.Порядок работы с испорченными и не подлежащими использованию бланками строгой отчетности.
Вопрос 1.
Бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответственным исполнителям, учитываются в книге учета бланков строгой отчетности, выданных под отчет, формы 0402380108, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью банка и подписана руководителем и главным бухгалтером банка или лицами, ими уполномоченными. В книге формы 0402380108 на каждого ответственного исполнителя заводится отдельная страница (лист):
Наименование бланка строгой отчетности Номер внебалансового счета (см.приложение № 1)
Ежемесячно остатки бланков строгой отчетности по книге формы 0402380108 сверяются с данными баланса по соответствующим внебалансовым счетам.
Бланки строгой отчетности, выданные под отчет ответственным исполнителям, учитываются на внебалансовом счете: 99847 «Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет».
Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям осуществляется в подотчет с разрешения руководителя и главного бухгалтера банка или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков (с соблюдением строгой последовательности их порядковых номеров).
Заведующий операционной кассой (кладовой ценностей) выдает бланки строгой отчетности ответственным исполнителям по их письменным требованиям под расписку в расходных внебалансовых ордерах.
Требования на получение бланков строгой отчетности представляются ответственному исполнителю, ведущему книгу формы 0402380108. Он выписывает расходный внебалансовый ордер на списание бланков строгой отчетности со счетов по учету бланков строгой отчетности в двух экземплярах на каждого ответственного исполнителя. Первый экземпляр расходного внебалансового ордера (вместе с требованием) передается в кассу банка для выдачи ответственному исполнителю бланков строгой отчетности и в последующем помещается в документы дня кассы. Второй экземпляр расходного внебалансового ордера служит основанием для совершения проводки по внебалансовым счетам 9984Х:
Расход 9984Х «Бланки строгой отчетности» — на количество выданных бланков (книжек) в условной оценке.
На основании второго экземпляра расходного внебалансового ордера производится запись в книге формы 0402380107 по графе «Израсходовано».
На все выданные под отчет бланки строгой отчетности ответственный исполнитель, ведущий книгу формы 0402380108, выписывает приходный внебалансовый ордер для отражения операций в учете:
Приход 99847 «Бланки строгой отчетности, отосланные и выданные под отчет».
На основании приходного внебалансового ордера совершается запись в книге формы 0402380108 в графе «Получено» (отдельно по каждому ответственному исполнителю, которому выдаются бланки строгой отчетности).
Вопрос 2.
Ответственный исполнитель, получивший в подотчет бланки строгой отчетности, представляет работнику, ведущему книгу формы 0402380108, отчет об использовании полученных в подотчет бланков строгой отчетности не позднее 3 банковских дней со дня использования каждого из них. К отчету прилагаются документы, подтверждающие использование бланков, а также испорченные бланки строгой отчетности.
На основании полученных документов работник, ведущий книгу формы 0402380108, производит соответствующие записи в графах «Израсходовано» и/или «Испорчено», составляет расходный внебалансовый ордер (в двух экземплярах) по соответствующим счетам по учету бланков строгой отчетности. Отчет с документами, подтверждающими использование бланков строгой отчетности, прилагается к первому экземпляру расходного внебалансового ордера. Второй экземпляр расходного внебалансового ордера служит основанием для отражения операции в учете.
Списание стоимости израсходованных бланков строгой отчетности производится на основании акта на списание бланков строгой отчетности установленной формы не позднее последнего рабочего дня месяца, в котором они использованы по назначению.
При этом определяется часть расходов, относимых банком на прочие операционные расходы, и в частности, на типографские:
Дебет 9396 «Типографские расходы»,
Кредит 6479 «Расходы будущих периодов - операционные расходы».
Одновременно совершается внебалансовая проводка на списание использованных бланков строгой отчетности:
Расход 99840-99847 - счета по учету бланков строгой отчетности.
Вопрос 3.
Испорченные бланки строгой отчетности учитываются в книге учета бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, формы 0402380167:
Наименование бланка строгой отчетности Номер внебалансового счета
| Дата | Основание (наименование документа) | Приход (количество бланков (книжек)) | Расход (количество бланков (книжек)) | Остаток (количество бланков (книжек)) | Подпись ответственного исполнителя |
| Итого за день |
Книги форм 0402380107, 0402380108, 0402380167 ведутся в разрезе видов бланков строгой отчетности. Они могут вестись несколькими ответственными исполнителями раздельно по определенным видам бланков строгой отчетности. При ведении данных книг на ЭВМ должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством, возможность получения копий на бумажных носителях.
В книге учета бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, регистрируются также дефектные бланки, выявленные кассиром при вскрытии отдельных пачек бланков, и книжки, в которых при полистном пересчете недостает необходимого количества листов.
Выявленные дефектные бланки (книжки) строгой отчетности погашаются крестообразным перечеркиванием или клинообразной вырезкой той их части, где указываются фамилия, имя, отчество, сумма цифрами, сумма прописью и т.п. Составляется акт, в котором указываются признаки дефектности и причины аннулирования бланков строгой отчетности. Акт подписывается лицами, ответственными за хранение ценностей.
На полученные испорченные бланки строгой отчетности или дефектные бланки (книжки) работник, осуществляющий ведение книги формы 0402380167, составляет приходный внебалансовый ордер для учета операции по соответствующему' внебалансовому счету и реестр бланков отчетности, подлежащих уничтожению. Реестр с приложенными к нему испорченными бланками передается в хранилище для хранения (до уничтожения испорченных бланков).
Бланки строгой отчетности, не подлежащие использованию по каким-либо причинам, до оформления акта на уничтожение учитываются на внебалансовых счетах:
Приход 99848 «Бланки строгой отчетности для уничтожения»,
Расход 99840-99847 - счета по учету бланков строгой отчетности.
Испорченные и /или аннулированные бланки строгой отчетности должны обязательно храниться с реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения законодательства.
Бланки строгой отчетности, не подлежащие использованию, могут быть уничтожены в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя банка. Для этой цели приказом по банку назначается комиссия. В ее состав входят представители администрации и структурного подразделения банка, осуществляющего учет. В присутствии членов комиссии бланки упаковывают, опечатывают (опломбируют), о чем составляется акт на списание дефектных, испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности установленной формы. К акту на списание прилагаются реестры и копия документа, подтверждающего факт проверки соблюдения налогового законодательства. В течение 3 дней акт на списание представляется на утверждение руководителю. Акт утверждается в течение 5 банковских дней после получения. На его основании комиссия составляет акт на уничтожение, который утверждается руководителем в течение трех банковских дней.
В день уничтожения бланков строгой отчетности в структурное подразделение, осуществляющее учет, представляются утвержденные акты на списание и на уничтожение. Исходя из них ответственный исполнитель выписывает расходный внебалансовый ордер, на основании которого совершается проводка:
Расход 99848 «Бланки строгой отчетности для уничтожения».
В случае утраты или хищения бланков строгой отчетности подотчетное лицо, получившее бланки, обязано немедленно сообщить об этом руководителю банка. По указанию руководителя банка создается комиссия, которая проводит проверку и составляет акт по факту утраты или хищения бланков. В акте указываются обстоятельства утраты бланков, номера и серии утраченных бланков. Акт представляется руководителю банка для рассмотрения и принятия соответствующего решения.
Для контроля за выдачей и использованием бланков строгой отчетности, находящихся у ответственных исполнителей, в банках производится проверка фактического наличия и использования бланков строгой отчетности. Такая проверка осуществляется в сроки, установленные главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. По результатам проверки составляется справка. При обнаружении недостачи (излишка) бланков одновременно составляется акт проверки наличия недостачи (излишка) бланков.