Информационное обеспечение РУР - это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов.
ВАРИАНТ ОТВЕТА № 1.
Информация в вероятностно-статистическом (или энтропийном) подходе = это уменьшение степени неопределенности знания о каком-либо объекте, системе, процессе или явлении, или изменение неопределенности состояния самого объекта, системы, явления, процесса.
Особенности современных условий формирования решений:
усилился динамизм окружающей среды и уменьшился период времени, отведенного на подготовку решений;
увеличилась сложность обработки информации при подготовке решений;
возросла цена возможных отрицательных последствий от решений.
В законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20.02.95 № 24-ФЗ) дается следующее определение термина «информация» — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от способа их представления.
При рассмотрении понятия информационного обеспечения в контексте обработки информации важное значение имеет понятие данных.
От информации данные отличаются конкретной формой, представляют собой определенное состояние некоторой предметной области в конкретной форме представления и содержащую лишь наиболее существенные с точки зрения целей и задач сбора и обработки информации элементы образа отражаемого фрагмента действительности.
Основные требования к качеству информации:
своевременность;
достоверность;
достаточность;
надежность;
адресность;
правовая корректность;
многократность использования;
высокая скорость сбора, обработки и передачи;
возможность кодирования;
актуальность.
Виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:
– на входящую и исходящую;
– обрабатываемую и необрабатываемую;
– текстовую и графическую;
– постоянную и переменную;
– нормативную, аналитическую, статистическую;
– первичную и вторичную;
– директивную, распределительную, отчетную.
Кроме того, информация классифицируется по следующим признакам:
По объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.
По принадлежности к подсистеме системы менеджмента – информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме.
По форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная.
По способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.
По режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки.
По назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.
В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников.
Основными функциями коммуникаций в организации являются:
координация действий;
распространение информации;
выражение чувств и эмоций, нередко сопутствующих процессу разработки решения.
В системе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию
и передающее ее.
Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.
Канал — средство передачи информации.
Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
Информация на стадии данных характеризуется определенной формой представления и дополнительной характеристикой, выражаемой термином структура.
В качестве примера неструктурированной формы можно привести:
связный текст (т. е. документ на естественном языке — на литературном, официально-деловом и т.д.);
графические данные в виде фотографий, картинок и прочих неструктурированных изображений.
Способы сбора, анализа и обработки структурированных и неструктурированных данных существенно различаются. Наиболее развитыми в настоящее время, с точки зрения задач обработки и анализа информации, являются программные средства обработки структурированных данных, т. к. структуризацию можно считать первичной и наиболее трудно формализуемой и алгоритмизируемой обработкой.
Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых — основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие — постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.
Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Информационные системы управления позволяют:
повышать степень обоснованности принимаемых решений;
счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д36.
Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.
Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:
уровень в системе государственного управления;
область функционирования экономического объекта;
виды процессов управления;
степень автоматизации информационных процессов.
В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные информационные системы, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении37.
Информационные системы федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.
Территориальные (региональные) информационные системы предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.
Муниципальные информационные системы функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.
Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Информация решает четыре круга задач.
Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.
Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.
Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.
Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.
Процессы обработки человеком информации имеют свои характерные особенности, и возможности человека в этом весьма ограничены. К основным ограничениям в работе руководителя относят:
проблема определения важности критериев. Руководитель легко определяет важность одного критерия перед другим, но оказывается в затруднении, если эту важность необходимо выразить в количественном виде;
задача количественного определения вероятности событий: при ее решении часто совершаются систематические ошибки, так как игнорируется
предварительная информация, переоцениваются второстепенные детали;
проблема оценки альтернативы по какому-либо критерию. Если единицы измерения привычны (вес или стоимость объекта), то проблем не возникает. Но если необходимо в баллах оценивать такие критерии, как «квалификация», «научный потенциал», то сразу возникает проблема. То есть если только от количественных критериев переходят к качественным, то надежность получаемой информации снижается;
особые и постоянные затруднения вызывает необходимость одновременного учета оценок по многим критериям. Однако отсюда не следует, что люди оказываются беспомощными перед сложными проблемами определения оценок и предпочтений. Преобразования и упрощение задач помогают делу (использование методов индукции, дедукции, анализа и т. д.);
необходимо учитывать, что в деятельности субъекта управления всегда присутствует кроме логики рациональной еще и логика эмоциональная, которая очень серьезно корректирует принимаемые решения, привнося при этом как положительные, так и отрицательные моменты.
ВАРИАНТ ОТВЕТА № 2.
Информационное обеспечение процесса разработки решений
Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация». Поэтому сначала рассмотрим данное понятие.
Коммуникация. Это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятие решения до работников фирмы. Коммуникация это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если допустить небрежность, смысл может быть утрачен. Руководитель тратит на коммуникацию 50-90% всего времени. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию
и передающее ее;
2) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью
символов;
3) канал - средство передачи информации;
4) получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Выделяют следующие взаимосвязанные этапы:
а) зарождение идеи;
б) копирование и выбор канала;
в) передача;
г) декодирование.
Классификация информации. Предлагается следующая классификация информации:
- по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
- по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
- по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
- по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
- по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
- по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
- по стадии жизненного цикла товара - стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовки производства и другим стадиям до списания товара;
- по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании. Основные требования к качеству информации:
- своевременность;
- достоверность (с определенной вероятностью);
- достаточность;
- надежность (с определенной степенью риска);
- комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);
- адресность;
- правовая корректность информации;
- возможность многократного использования;
- высокая скорость сбора, обработки и передачи;
- возможность кодирования;
- актуальность информации.
Организация массива информации. Информационный массив это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления для выработки управляющего воздействия. Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:
- упрямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;
- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов
управления на всех уровнях;
- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
предохранение информации от искажения; защиту от несанкционированного доступа к информации.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать" маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется:
- адресностью (наличием источника и потребителя информации)
- режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя
- объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Организация переработки информации. Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ). Новые информационные технологии включают:
новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
- новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;
- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
- новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т. п.).
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
Вариант №3 на «три - четыре»
Информация нужна в ходе принятия решения:
ПРОБЛЕМА, которая обусловливает необходимость принятия решения (формируется на основании информации от начальника, подчиненных, поставщиков, потребителей, конкурентов и т.д);
Уяснение проблемы (на основании той же информации):
Определение альтернативы (направления разрешения проблемы) – на основании той же информации;
Оценка обстановки (оценка себя, соседей, друзей, врагов, природных условий – всё это информация);
Информация позволяет произвести определение цели и направления деятельности (задачи) по достижению данной цели, кто, где, с помощью каких сил и средств, какими методами и способами, в какие сроки должен добиться реализации поставленных задач и обеспечить достижение конечной цели;
Информация руководителя подчиненным о необходимости выполнения поставленных задач (постановка задач кто, где, с помощью каких сил и средств, какими методами и способами, в какие сроки должен добиться реализации поставленных задач и обеспечить достижение конечной цели),
организации контроля за ходом выполнения принятого решения – это информация о ходе выполнения поставленных задач, кто, где, с помощью каких сил и средств, какими методами и способами, в какие сроки реализует поставленные задачи, какие новые эффективные технологии применяет или кто отстает);
информация подчиненных о новых эффективных технологиях и их внедрение;
информация о достижении поставленной конечной цели, о поощрении передовиков и наказании отстающих;
информация о новых целях и задачах.
Основные требования к качеству информации:
своевременность;
достоверность;
достаточность;
надежность;
адресность;
правовая корректность;
многократность использования;
высокая скорость сбора, обработки и передачи;
возможность кодирования;
актуальность.
Виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:
– на входящую и исходящую;
– обрабатываемую и необрабатываемую;
– текстовую и графическую;
– постоянную и переменную;
– нормативную, аналитическую, статистическую;
– первичную и вторичную;
– директивную, распределительную, отчетную.