Основные нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми регулируются базовые составляющие повседневной деятельности секретаря, включают в себя определенную совокупность требований, правил и рекомендаций относительно составления документов и работе с ними. Эти документы обладают приоритетом и значимостью.
Рассмотрим примеры таких документов:
Общие принципы организации документационного обеспечения предприятия регламентирует законодательство Российской Федерации в части законодательных актов: Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
Одним из главных правовых актов является Конституция Российской Федерации, которая регулирует основополагающие сферы деятельности современной России, определяет политику и сущность Российского государства, направляя на создание приемлемых условий, которые бы обеспечивали достойную жизнь и свободное развитие для человека.
Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предназначен для регулирования отношений, которые возникают при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. В законе используются понятия - документированная информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации: распространение информации - предопределяют действия, которые направлены на получение информации[6].
Электронное сообщение - это информация, которую передают или получают пользователем информации.
Федеральный Закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ с изменениями и дополнениями от 28 декабря 2013 года регулирует отношения, которые возникают при разработке, принятии и исполнении обязательных требований к процессам связанным с проектированием производства, строительства. Настоящий Федеральный закон определяет права и обязанности участников [5].
Федеральный Закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011г. №63-ФЗ (с изменениями и дополнениями). Целью является обеспечение правовых условий связанных с использованием цифровой подписи в электронных документах.
Отношения относительно данного закона распространяются при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях, которые предусмотрены настоящим Законом и при соблюдении которых электронная подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе[8].
Федеральный закон от 11 февраля 2013г. N10-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает определенный порядок, направленный на оформление, формирование и хранение дел, и дальнейшую передачу в архив РФ[7].
К нормативно-методической базе относятся государственные стандарты, перечни и классификаторы.
Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности органов местного самоуправления, государственных органов прописаны срок хранения документов.
Все стандарты, которые действуют на территории Российской Федерации, объединены в Единую Государственную систему стандартизации.
-Межгосударственный стандарт ГОСТ 6 10 5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра - образца».
Этот стандарт устанавливает основные требования, направленные на построение формуляров - образцов.
Данный стандарт распространяется на организационно - распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации в которую включены распоряжения, указы, постановления, которые включены в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) - класс 0200000, устанавливающий требования к реквизитам документов и их состав.
ГОСТ 6.30-2003 введен в действие 1 июля 2003 года распространяется на организационно-распорядительные документы, разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России, относящихся к Унифицированной системе Организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, решения, протоколы) включенные в ОК 011-93.
«Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000), который устанавливает состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки с гербом Российской Федерации.
Таким образом, Общероссийские классификаторы представляют перечни наименований и кодов объектов, классификационных группировок, которые в установленном порядке обязательны для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Российским архивом была разработана и предложена для применения в процессе работы государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ). ГСДОУ носит рекомендательный характер и считается более полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения.
ГСДОУ - это совокупность определенных правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, создание более благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации аппарата управления ГСДОУ включает в себя Основные положения, республиканские и отраслевые нормативные документы, связанные с вопросами документационного обеспечения управления.
Общие требования, предъявляемые к документам и службам документационного обеспечения, считаются методической базой для повышения и совершенствования эффективности документооборота с целью повышения их качества на базе научной организации труда и внедрения новейших технологических средств.
УСД предназначены для использования комплекса взаимоувязанных документов, которые созданы по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, которая необходима для управления в определенной сфере деятельности в условиях применения средств вычислительной техники.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов содержит унификацию специалистов, рекомендации для обеспечения единого подхода к подбору персонала и соблюдению принципов тарификации работ, основанных на их сложности являясь нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом.
В качестве нормативной базы на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции, которые предназначены для применения на предприятиях, в организациях разной формы и отрасли экономики, для решения вопросов, которые связаны с обеспечением эффективной системы управления персоналом на предприятии независимо от форм собственности и организационно - правовых форм деятельности.
Справочник квалификационных характеристик, является нормативным документов, и предназначен для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора и расстановки кадров, а также обеспечения единства, при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых требований о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.
Наименования должностей, квалификационные характеристики, которые включены в Справочник, установлены на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей ОК-016-94 (ОКПДР).
Кроме федерального законодательства, которое рассматривается в дипломной работе, предприятие также опирается и на локальные законодательстве акты - это в первую очередь законы.
Нормативно - методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ. Анализ основных вопросом, которые направлены на определение использования компьютерных технологий требует организации и поддержания эффективного документооборота. Пакет таких документов необходимо постоянно пополнять, вносить изменения по мере замены нормативно-методических актов.
В своей работе, секретарь может найти много интересного и полезного, обращаясь в процессе своей деятельности в решении каких-либо вопросов к данным документам.
Таким образом, знание норм времени на выполняемые работы, нормативно-правовой базы делопроизводства позволить более тщательно планировать рабочий день, вовремя успевать выполнять все задания руководителя, так как база делопроизводства способствует регламентированию создания и обращения документов, улучшая функции служб делопроизводства предприятия.
Следовательно, можно подвести итог, что данный термин раскрыт, определены некоторые определения, акцентируя внимание на то, что документационное обеспечение занимает значительное место в организации деятельности персонала, закрепляя их права и обязанности, регулируя деятельность, закрепляя их права и обязанности в организации.